経費精算システム |比較前に知っておきたい基礎情報とおすすめサービス13選

経費精算は企業の財務管理においてとても重要です。正確で効率的な経費精算システムを選択することは、企業の費用管理を改善し、経営の透明性を高める上で欠かせません。
この記事では、経費精算の重要性、手動からクラウド型まで、さまざまな経費精算システムの特徴を比較しながら、各企業のニーズに合った最適なシステム選びのポイントを解説します。

経理業務における経費精算の役割

経費精算は、社員が仕事のために使ったお金（交通費や接待費、出張費など）を、会社が正確に把握して払い戻すための方法です。社員が業務に必要な費用を立て替えた際、その使い道を報告し、領収書などの証拠を添えて申請します。その申請内容が会社のルールに沿っているかを確認し、問題がなければ、会社がその金額を社員に返金します。

経費精算の役割はまた、予算管理にも直接関連しています。経理部門は経費報告を基に、実際の支出が予算計画に沿っているかを確認します。これにより、予算の超過を未然に防ぎ、財務計画の調整が必要な場合に迅速に対応することができます。また、経費精算を分析することで、将来の予算策定においてより精度の高い予測が可能となり、コスト削減の機会を見出すこともできます。

適切な経費精算システムを導入することで、経理部門の作業負担を軽減し、エラーのリスクを最小限に抑えることが可能です。システムには、自動でデータを取り込み、分類し、必要な承認を経て最終的な支払いに至るまでの方法が備わっています。これにより、経理部門はより戦略的な業務に注力することができ、全体の企業運営の効率化に貢献します。

このように、経理業務における経費精算の役割は多岐にわたり、企業の財務健全性を支えるだけでなく、経営の効率性と透明性の向上に寄与する重要な機能です。そのため、経費精算システムの導入は、企業にとって非常に価値のある投資となります。

適切な経費精算が企業にもたらすメリット

適切な経費精算システムの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。まず、効率化が挙げられます。自動化された経費精算システムを利用することで、経理部門の手作業を大幅に削減し、ヒューマンエラーの可能性を減らすことができます。これにより、従業員は経費の報告と精算が速やかに行われるため、業務に集中できる環境が整います。

次に、コスト管理と予算管理の強化が挙げられます。適切な経費精算システムは、支出の透明性を高め、管理者が予算超過を即座に識別し対処できるようになります。また、不正防止の観点からも、経費の使用が企業方針に則って行われているかをリアルタイムで確認することも可能です。経費精算システムによって正確なデータが得られることで、企業はより効果的な予算計画と支出管理を行うことができます。

最後に、税務申告とコンプライアンスの強化も見逃せません。正確な経費記録は税務申告を容易にし、税務上の問題や監査リスクを軽減します。システムによって整理されたデータは、税法規制の遵守し、必要に応じて詳細な報告書を作ることができます。

これらのメリットは、適切な経費精算システムがただのコストセンターではなく、企業の効率性、透明性、および従業員の満足度を向上させる戦略的投資であることを示しています。そのため、企業は経費精算システムの選定と導入に際して、これらのポイントを慎重に考慮する必要があります。

経費精算システムの種類と特徴

手動経費精算

手動経費精算は、領収書や報告書を社員から直接集め、手書きで経費を計算する方法です。完全にアナログであり、従業員が全ての領収書を保存し、紙のフォームに情報を記入してから経理部門に提出します。経理部門はそれらの書類を一つひとつ手作業で確認し、計算を行います。この方法の主な欠点は、時間がかかりすぎることと、ヒューマンエラーによる計算ミスが発生しやすいことです。また、紙の書類は紛失や破損のリスクも伴います。

ExcelやGoogleスプレッドシートを使った経費精算

ExcelやGoogleスプレッドシートを使用した経費精算は、手動精算に比べて一部自動化が図れる方法です。これらのシステムには表計算機能があり、数値を入力すると自動で合計や部分合計を計算してくれます。データの入力や更新が簡単で、複数の人が同時にアクセスして作業することも可能です。

しかし、依然としてデータ入力には時間がかかり、入力ミスが発生する可能性があります。また、より複雑な計算や報告を設定するには、高度なExcelスキルが必要となることもあります。

クラウド型経費精算システム

クラウド型経費精算システムは、インターネットを通じてアクセスされ、データはオンライン上で管理されます。ユーザーはどこからでもリアルタイムでデータを入力、確認、更新することができ、システムは自動で経費を計算し、報告書を生成します。多くのクラウド型システムには領収書のスキャンやデータ抽出の自動化機能が備わっており、入力作業が大幅に削減され、エラーのリスクも低減されます。さらに、経費計算システムは通常、承認方法やポリシー遵守のための機能も備えており、企業の経費管理ポリシーに沿った運用が可能となります。

経費計算システムを選択する際には、企業の規模、業務の複雑さ、予算、および従業員のテクノロジースキルなど、多くの要因を考慮する必要があります。適切なシステムを選ぶことで、経費管理の効率性と透明性が大幅に向上し、企業運営の質が改善されます。

おすすめの経費精算システム

TOKIUM経費精算(株式会社TOKIUM)

出典：TOKIUM経費精算公式サイト

「TOKIUM経費精算」は、たった2ステップで精算が完了する経費精算システムです。領収書をスマホで撮って、あとはポストに投函するだけ。申請者・経理担当者の作業時間を約90.1%削減することができます。電子帳簿保存法にも対応しており、法対応と同時に経費精算のペーパーレス化を実現します。

料金：基本利用料1万円～＋請求書の件数に基づく従量課金制

Spendia(TIS株式会社)

出典：Spendia公式サイト

申請・手配、支払・精算、分析・連携まで経費精算業務をワンストップ支援！ 交通費、出張旅費、交際費など、経費精算に関わるすべての処理をオンライン上で完結できるクラウド型の経費精算システム。 経費精算業務の一連の流れをデジタル化することで、ペーパーレス化やモバイルワーク化などの推進を実現。企業全体のDXへの取り組みを、加速させることも期待できます。

料金：お問い合わせください

マネーフォワードクラウド経費(株式会社マネーフォワード)

出典：マネーフォワードクラウド経費公式サイト

「現場・経理・経営の三方よし」を実現する 経費精算プラットフォーム「マネーフォワード クラウド経費」 生産性向上だけではなく、リモートワーク対応したクラウドサービス。 1.交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応 2.購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能 3.請求書（受領）の電子処理機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応

料金：月額1ユーザー500円

Bill One経費(Sansan株式会社)

出典：Bill One経費公式サイト

専用のビジネスカードで立替払いをなくし、 これまでにない経費精算を実現する クラウド経費管理サービスです。

料金：お問い合わせください

WiMS/SaaS経費精算システム(株式会社ソリューション・アンド・テクノロジー)

出典：WiMS/SaaS経費精算システム公式サイト

「WiMS/SaaS経費精算システム」は、交通費・出張旅費の精算や、物品購入、仮払いなどの経費精算業務を効率化する経費精算クラウドサービスです。お客様のご要望に沿った柔軟な設定や、多段階承認・条件分岐など複雑なルートに対応できるワークフローエンジンにより、エンタープライズにも最適なサービスをSaaSで提供します。規程の自動チェックや仕訳データの自動作成など、申請者、承認者、経理担当者それぞれの作業負担を軽減し、業務のデジタル化による内部統制強化と業務効率化に大きく貢献します。スマートフォンからも手軽に申請、承認を行うことができます。

料金：お問い合わせください

invox経費精算(株式会社invox)

出典：invox経費精算公式サイト

invox経費精算は、経費精算の申請や承認、原本提出など紙のやりとりを電子化して、領収書や近場交通費の入力・確認作業を自動化する、業界最安水準のクラウド経費精算システムです。

料金：月額1,980円 (税込2,178円)からはじめられる業界最安水準の料金プラン

Concur Expense(株式会社コンカー)

出典：Concur Expense公式サイト

Concur Expense（コンカーエクスペンス）は、8年連続国内売上No.1※、顧客満足度No1※の経費精算システムです。大企業から中堅・中小、スタートアップ企業まで、全世界のあらゆる企業で使われています。

料金：0円～(導入トレーニング無料)

HRMOS経費(イージーソフト株式会社)

出典：HRMOS経費公式サイト

販売開始から20年以上の実績を持つ経費精算システムのパイオニア 「HRMOS（ハーモス）経費」は、社内の経費旅費交通費精算や立替経費精算、請求書処理を効率化するクラウド経費精算システムです。 申請のみならず、経理担当者の振込データ作成や会計ソフトへの転記、振替伝票作成の煩雑さも解消します。 電子帳簿保存法に完全対応し、インボイス制度にも対応予定。 経理実務や法改正に精通した担当者が、お客様の運用に合った導入をサポートします。

料金：初期費用0円 月額利用料29,000円～

経費の獅子(エス・エー・エス株式会社)

出典：経費の獅子公式サイト

経費の獅子は、交通費や出張費・旅費、接待交際費精算など、経費業務にまつわる処理をまとめて効率化する、クラウド型の経費精算システムです。毎月の経費精算業務を電子化することで、これまで煩雑となっていた紙・Excelなどのわずらわしい管理から解放されペーパーレスに。面倒な仕訳作業も申請時の選択項目に応じスマートに自動化し、ご利用の会計ソフトにそのままデータ連携が可能です。

料金：無料（設定代行ご要望の場合は要お問合せ）

ジンジャー経費(jinjer株式会社)

出典：ジンジャー 経費公式サイト

使いやすくて低コスト！『ジンジャー 経費』は、面倒な経費精算業務を自動化して楽にするクラウド型の経費精算システムです。 交通費や交際費、経費・出張等の申請・承認作業は、PCはもちろんスマホからも対応できるため、 外出先からでもお使いいただけます。 経理処理では自動で仕訳が作成され、複雑な仕訳や面倒な入力作業を削減することができます。 その他、スマホ写真での領収書添付申請処理や申請に関するアラート機能等、経理担当者の業務効率を向上できる便利な機能を多数備えております。

料金：月額1ユーザー600円

ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)

出典：ジョブカン経費精算公式サイト

経費精算の申請・承認・経理業務をクラウド管理できる経費精算システムです。業務負担を軽減する他、組織の意思決定の高速化に貢献します。

料金：月額1ユーザー400円

Staple(クラウドキャスト株式会社)

出典：Staple公式サイト

経費立替や精算作業を限りなくゼロへ。サービス利用継続率99%以上！キャッシュレスとペーパーレスで、経費精算をもっとスマートに。

料金：月額1ユーザー600円

楽楽精算(株式会社ラクス)

出典：Staple公式サイト

★累計導入社数No.1＆電子帳簿保存法対応No.1（※１）で実績も豊富★ 「楽楽精算」は経費精算に関わる全ての業務を社内の誰もが「楽」になるクラウド型の経費精算システム。 電子帳簿保存法対応／ペーパーレス化／領収書のOCR読取／会計ソフト連携など、豊富な機能を搭載。サポート満足度94％（※２）を獲得した充実した運用支援で、経費精算業務の効率化を実現します。 ※１：デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より ※２：自社調べ

料金：月額1ユーザー600円

経費精算システムの選び方

企業のニーズに合わせた選定

経費精算システムを選ぶ際、まず最も重要なのは企業の規模や業種、そして特有のニーズに合わせたシステムを選定することです。大企業では複数部門や国際的な操作が必要になることもあるため、それに対応できる機能が備わっているかが重要です。一方、中小企業では使いやすさやコストがより大きなポイントとなります。

また、業種によっては特定の規制に準拠する必要があるため、それをサポートするシステムを選ぶことが求められます。従業員の数やシステムに求める機能も重要な選定基準です。これらを考慮することで、無駄な機能による過剰なコストを避け、企業に最適なシステムを選ぶことができます。

コストパフォーマンスを考慮する

経費精算システムの選定においてコストパフォーマンスは非常に重要です。初期導入コストだけでなく、運用コストも含めて考慮し、長期的な投資対効果を評価する必要があります。高価でも多機能なシステムが必ずしも全ての企業にとって最適とは限らず、必要十分な機能を持つコスト効率の高いシステムが最良の選択となることもあります。

サポート体制の確認

システム導入後も、継続的なサポートが重要です。技術的な問題や操作上の疑問が発生した際に、迅速かつ的確に対応してもらえるかどうかは、日々の業務に影響します。サポート体制が充実しているシステムは、使用中に発生する様々な問題から企業を守る安全網となります。

経費精算の効率化のポイント

適切なシステムの導入は、経費精算の効率化の第一歩です。システムが正しく機能しているかを定期的にチェックし、必要に応じて更新やカスタマイズを行うことが重要です。また、従業員がシステムを正しく理解し、効果的に使用するための定期的な研修が不可欠です。さらに、経費精算方法とシステムの定期的な見直しと改善を行うことで、常に最適な状態を維持し、業務の効率化を図ることができます。

これらのポイントを踏まえることで、企業は経費精算の方法を効率化し、コスト削減と業務のスムーズ化を実現することができます。適切な経費精算システムの選定は、単なるシステム選びではなく、企業戦略の一環として非常に重要な意思決定です。

経費精算の効率化のポイント

適切なシステム導入

経費精算の効率化は、最初に適切なシステムを選ぶことから始まります。この選定過程では、企業の具体的なニーズに合わせて経費計算システムを選ぶことが重要です。導入後は、企業の業務フローに合致しているか、そして効率的に機能しているかを定期的に評価し、必要に応じて調整を行います。経費計算システムの選定と維持には、技術的なサポートが必要となる場合が多いため、サプライヤーが提供するサポートの質も考慮に入れるべきです。

従業員教育の重要性

経費精算システムの効果を最大限に引き出すためには、従業員がシステムを適切に理解し、正しく使用できることも重要です。従業員への教育は、新しいシステムの導入時だけでなく、定期的に行う必要があります。研修やワークショップを通じて、従業員にシステムの機能や操作方法を理解させ、業務の効率化を図ります。また、従業員からのフィードバックを受け入れ、教育プログラムの改善につなげることも重要です。

定期的な見直しと改善

経費精算方法とシステムは、時間とともに変化する企業のニーズに適応する必要があります。市場の変動、法規制の更新、企業の成長など、多くの要因が影響を与えるため、定期的な見直しは業務の効率を維持する上で欠かせません。業務方法の見直しを行い、問題点や非効率な部分を特定した後、システムのカスタマイズなどの再設計を通じて、継続的な改善を図ります。その際には、従業員の意見を積極的に取り入れることが望ましいです。

まとめ

経費精算は、企業の財務管理を強化し、業務効率を向上させる重要な方法です。適切な経費精算システムを選択することで、企業は費用の透明性を保ちながら、効率的な予算管理とコスト削減を実現できます。本記事で解説した経費精算の各方法とその特徴から、企業のニーズに合ったシステム選びのポイント、従業員教育の重要性、そして定期的な見直しの必要性まで、経費精算の効率化を達成するための要素を網羅しました。

システムの選定では、コストパフォーマンス、使いやすさ、サポート体制を重視し、企業の規模や業種に最適なものを選ぶことが重要です。また、導入後の運用では、従業員がシステムを正しく理解し、効率的に活用できるように定期的な教育とサポートが不可欠です。これに加え、業務の効率化を持続させるためには、システムの定期的な評価と更新、方法の継続的な見直しが求められます。

経費精算システムの効果的な選定と運用は、単に経理業務の効率化だけでなく、従業員の満足度向上や経営の戦略的意思決定にも寄与します。これらを通じて、企業は持続可能な成長と競争力の強化を図ることができるのです。このように、経費精算方法の最適化は企業にとって重要な投資であり、その価値は高く評価されるべきです。

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