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紙の契約書で災害リスクに対処できる？　BCPの観点から見た「契約管理」の実態と対策

公開日2024/10/26 更新日2024/10/28 ブックマーク数
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紙の契約書で災害リスクに対処できる？

近年、自然災害が多発していることなどを受け、企業の防災意識は高まりを見せています。事業継続計画（BCP）の策定に取り組む企業も増えている一方で、盲点となっているのが契約書の管理。中小企業庁もBCP上の重要書類と位置付ける契約書を、災害から守る意義とその方法について解説します。

目次本記事の内容

  1. 有事の際こそ契約書の迅速な参照が求められる
  2. 電子契約の導入が進む一方、いまだに多くの企業が紙の契約書を使用
  3. 課題の根本解決には「情報のデータベース化」が欠かせない
  4. 契約のデータ化で、BCP強化と業務効率化を同時に実現
  5. おすすめ契約書管理のサービス一覧
尾花 政篤様

▼この記事を書いた人

尾花 政篤

Sansan株式会社
Contract One Unit ゼネラルマネジャー

コンサルティングファームのマネジャーを経て、保険業界特化型のVertical SaaSを創業。
その後、2023年にSansan株式会社に入社。契約データベース「Contract One」のプロダクトマネジャーとしてサービス開発を統括するとともに、言語理解研究所のAIコンサルタントを兼務し、社内の生成AIを含めた自然言語処理技術の活用を推進する。
2024年7月よりゼネラルマネジャーとしてContract One事業全体を統括する。

有事の際こそ契約書の迅速な参照が求められる

BCPの策定に取り組む企業が年々増加しています。在庫や代替施設の確保、物流ルートの多様化、テレワークの導入など、BCP対策にも様々なものがありますが、契約書の管理についてはその重要性に反して目を向けている企業はいまだ多くありません。

実際にBCPが発動するのは、どのような状況か想像してみましょう。 例えば、災害の発生により、自社が出展予定の展示会が予定通りに開催されるかどうか、不透明になってしまったとします。その場合、主催者への出展料の支払いはどうなるのか、あるいはブースの設営を依頼していた業者にはどう対応すべきなのか。それを確認するには契約書、特に災害のような不可抗力が生じた際、誰が責任を負うのかを定める「不可抗力条項」を確認するなどして、「出展者に返金を求められるか」、「会場の設営を委託した業者に対して支払うべき金銭はあるか、仕掛品の取扱はどうなるか」などを把握する必要があります。

また、自社がオフィスを構えているビルが損傷し、利用に一部支障が生じてしまった場合はどうでしょう。ダメージの度合いに応じて、支払うべき賃料が変動することが考えられますが、その基準や算出方法が書かれているのも契約書です。

そのほか、契約書を確認できないことによってサプライチェーンの機能不全に対して責任の所在、または代替措置が判然とせず顧客へのアナウンスが後手にまわることや、顧客との契約において対応期日や非常時の履行義務を認識できなかったため契約違反になるといった可能性もあります。

しかし、契約書が社屋内のキャビネットに紙で保管されていたとしたら、従業員が出社しない限りその中身を確認することができません。出社できる状態であればよいですが、大規模災害の発生によって、社屋ともども契約書ががれきの中に埋もれてしまうことも、決してないとは言い切れません。

つまり、有事の際こそ契約書を参照して対応する必要があるにもかかわらず、適切な対策をしなければ契約書を活用できず、迅速な復旧が困難になるといえます。

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