給与計算方法を経理初心者向けにわかりやすく解説│やり方、ポイント、注意点

正確かつ素早く給与計算を行うために、手順とポイントを理解しておく必要があります。特に経理初心者にとって、複雑に感じられる給与計算の業務を身につけることは、職場で評価されるためには必須条件です。
この記事では、給与計算の基本手順から始め、給与計算を行う前に押さえておくべきポイント、さらには作業の効率化する方法までを段階的に解説していきます。

【経理初心者向け】給与計算方法の手順

給与計算とは、従業員に支払うべき給与の額を算出する過程のことをいいます。

給与計算の計算式
総支給額 - 控除額 ＝ 差引総支給額（手取り額）

給与計算は大きく分けた以下の3ステップで進めます。

手順1: 総支給額の計算
総支給額を算出するには、以下の式を使用します。

総支給額 = 基本給 + 時間外労働手当 + 休日手当 + その他の手当

基本給: 従業員の固定給です。
時間外労働手当: 通常、基本給の1.25倍の率で計算されます。例えば、基本給が300,000円で、20時間の残業があった場合、残業手当は以下のようになります。

残業手当=基本給×(1.25/160)×残業時間数
残業手当=300,000円×(1.25/160)×20=46,875円

休日手当: この計算も残業手当に似ており、基本給に基づく割増率で計算されます。
その他の手当: 通勤手当、住宅手当など、それぞれの金額を加算します。

手順2: 控除額の計算
控除額を算出するには、各種控除を合計します。

控除額 = 所得税 + 住民税 + 社会保険料 + 雇用保険料

所得税: 税率は所得によって異なります。
住民税: これも所得に応じた税率で計算されます。
社会保険料: 健康保険と厚生年金保険料は、基本給の一定割合を基に計算されます。
社会保険料=基本給×保険料率
雇用保険料: これも給与の一定割合で計算されます。

手順3: 差引総支給額の計算
最後に、差引総支給額を求めます。

差引総支給額 = 総支給額 - 控除額

この計算により、実際に従業員に支払われる手取り給与が決定されます。正確な計算を行うことで、給与の透明性を保ちながら、従業員と企業間の信頼関係を構築することができます。

以上が給与計算の具体的な手順と計算式です。効率的かつ正確な給与管理には、各手順での計算を正確に行うことが重要です。

給与計算を始める前におさえておくべきポイント

給与計算を行う前に、正確な計算とスムーズな給与支払いのために確認しておくべき重要なポイントがいくつかあります。ここでは、そのポイントを具体的に解説します。

従業員情報の確認と更新

従業員の基本情報（氏名、住所、社会保険番号など）が最新のものであることを確認してください。
契約形態（正社員、パートタイマー、契約社員など）や勤務形態（フルタイム、パートタイム）が正確に記録されていることを確認します。
従業員が新しく入社したり、会社を退職したりした場合の情報が正確に更新されているかを確認します。

勤務時間と休暇の正確な記録

すべての従業員の出勤状況、勤務時間、残業時間、休日労働が正確に記録されていることを確認します。
有給休暇やその他の休暇（病気休暇、育児休暇など）の使用状況を正確に把握し、これらが給与計算に正しく反映されるようにします。

給与の構成要素の把握

基本給、時間外手当、その他の手当（通勤手当、住宅手当など）の計算基準を正しく理解し、それぞれがどのように給与に影響するかを把握します。
各種控除（所得税、社会保険料など）の計算方法を理解し、最新の税率や保険料率が適用されているかを確認します。

法令遵守

労働法や税法など、給与計算に関わる法律を遵守しているか常に確認し、法的な変更があった場合は速やかに対応します。
労働時間の規制、最低賃金、残業手当の割増率など、法的な要件を満たしているかを確認します。

給与システム更新

給与計算を効率化し、エラーを減少させるために、適切な給与計算システムを使用することがおすすめです。
給与計算システムが最新の状態に更新されているかを確認し、必要に応じてカスタマイズや設定の見直しを行います。

これらのポイントを事前に確認し、準備しておくことで、給与計算の正確性を高め、将来的な問題や誤りを防ぐことができます。給与計算は従業員のモチベーションや法的リスクに直接影響を及ぼすため、慎重に行う必要があります。

給与計算の効率化方法とは？

給与計算の効率化は、企業の人事・経理部門の負担を軽減し、エラーのリスクを最小限に抑えるために非常に重要です。以下に、給与計算プロセスを効率化するためのいくつかの方法を紹介します。

給与計算システムの導入

給与計算システムを導入することで、計算の自動化が可能となり、時間と労力を大幅に節約できます。これにより、手動での計算ミスを防ぎながら、効率的に給与処理を行うことができます。
ソフトウェアは勤務時間の追跡、控除の計算、税務申告の準備を自動化し、給与計算の全体的な流れをスムーズにします。

クラウドベースのシステムの利用

クラウドベースの給与管理システムを使用することで、どこからでもアクセスが可能となり、データの入力、確認、更新が容易になります。
クラウドシステムはリアルタイムでのデータ更新が可能であり、複数の担当者が同時に作業する場合にもデータの整合性を保つことができます。

定期的な研修

給与計算担当者に対する定期的な研修を実施し、最新の給与計算規則、税法改正、ソフトウェアの使用方法についての知識を蓄積させましょう。
法令や規定の変更に迅速に対応できるよう、常に最新の情報を共有し、適切な研修を提供することが重要です。

プロセスの標準化

給与計算プロセスを標準化し、チェックリストや手順書を作成することで、毎回一貫した方法で給与計算が行えるようにします。
作業の標準化は新しいスタッフへの教育を容易にし、経験の浅いスタッフでも正確に作業を進められるようになります。

データの一元管理

従業員の基本情報、勤務時間、給与データなどを一元管理することで、情報の整合性を高め、必要なデータの検索と利用が迅速に行えるようにします。
一元管理されたデータは、給与計算だけでなく、人事管理や労務分析にも利用することができ、組織全体の運営効率を向上させます。

これらの効率化させる方法を実施することで、給与計算の精度を高めるとともに、業務スピードを向上させることが可能となります。効率的な給与システムは、経理および人事部門の負担を軽減し、従業員の満足度を向上させる効果も期待できます。

おすすめの給与計算システム

オフィスステーションWeb給与明細

出所：オフィスステーションWeb給与明細公式サイト

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クラウド給与が貴社の給与計算業務をもっと便利にかんたんにします。

【主な機能】
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・web給与明細の発行でいつでもどこでも確認可能に
・専門家も満足できる給与計算ソフト

給与奉行クラウド

出所：給与奉行クラウド公式サイト

給与奉行の多様な業務メニューときめ細やかな手当項目をクラウドで手軽に利用できます。
さらに、明細配付や年末調整申告、人事労務手続きなどの業務をデジタル化することで
担当者と従業員双方の業務時間を削減。
社外にいる専門家とつながることができるため、リスク対策を強化することも出来ます。

【こんな方にオススメのサービスです】
・自社の運用やルールを変えることなく正しく効率的な給与計算がしたい
・テレワークや在宅勤務で給与業務を行える体制を整えたい
・給与明細書や源泉徴収票などのペーパーレス化を図りたい
・従業員の業務時間を削減して働き方改革を実現したい
・社会保険労務士や税理士との情報共有のやりとりをなくしたい

ジョブカン給与計算

出所：ジョブカン給与計算公式サイト

ジョブカン給与計算は、給与計算担当者の負担を減らすための豊富な機能を持ったクラウド給与計算システムです。かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減します。給与賞与明細・源泉徴収票はWEBで自動交付可能。年末調整もジョブカン給与計算で完結！計算後の法定調書の作成まで完備しています。

Payslip pro

出所：Payslip pro公式サイト

「ペイスリッププロ」は、お手持ちの給与計算ソフトからカンタンに給与明細・賞与明細を電子化（Webで閲覧）出来るサービスです。PCは勿論、スマホやタブレットでも閲覧可能で便利です。セキュリティ対策も万全なので、安心して利用できます。

COMPANY

出所：COMPANY公式サイト

継続利用率98％。日本の大手企業の約3社に1社が採用。10年超利用ユーザーは600法人グループ。「COMPANY」は、リーディングカンパニーが選んでいる統合人事システムです。

奉行 給与明細電子化クラウド

出所：奉行 給与明細電子化クラウド公式サイト

給与明細書だけでなく、賞与明細書や源泉徴収票、通知が義務付けられている標準報酬改定（決定）通知書を電子化できるため、給与業務で発生するすべての配付作業とコストを削減できます。給与奉行クラウドと完全連携しているため、データ連携の手間は一切必要ありません。

【こんな方にオススメのサービスです】
・テレワークや在宅勤務で業務を行える体制を整えたい
・給与明細書や源泉徴収票などのペーパーレス化を図りたい
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まとめ

給与計算は経理業務の中核をなす重要な業務です。
本記事では、給与計算の基本手順、計算前に確認すべきポイント、および効率化する方法について詳しく解説しました。

給与計算の正確性を保ちながら効率を向上させるためには、最新の給与計算システムの導入、クラウドシステムの活用、業務の標準化、定期的な研修と情報の更新が不可欠です。これらの実践を通じて、経理担当者はよりスムーズに、かつ誤りのない給与管理を行うことができるでしょう。

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