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電子契約システムの選び方・比較ポイントとは?費用相場やメリットデメリットも紹介

公開日2025/01/15 更新日2025/01/14 ブックマーク数
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電子契約システムの選び方・比較ポイントとは?

ビジネス環境が急速にデジタル化する中、契約業務にも効率化の波が押し寄せています。これまで紙と印鑑が主流だった契約のプロセスは、電子契約を活用することで大幅に簡素化されるだけでなく、法的効力やセキュリティの観点でも信頼性が高まっています。しかし、電子契約と一口に言っても、サービスの種類や特徴はさまざまです。

この記事では、電子契約の基本的な仕組みやメリット・デメリットを解説するとともに、選び方や比較のポイントを詳しく掘り下げます。初めて導入を検討している方から、すでに利用している方まで、最適な電子契約システムを選ぶためのヒントをお届けします。

電子契約とは

電子契約とは、契約書を紙ではなくデジタルデータとして作成し、締結や保管をオンラインで行う契約方式です。従来の紙ベースの契約と異なり、インターネットを通じて契約書の送受信や署名が完結するため、時間やコストを大幅に削減できます。また、電子契約は電子署名やタイムスタンプといった技術を活用し、契約内容の改ざん防止や法的効力を担保する仕組みが整っています。

さらに、契約締結後の文書管理もデジタル化されるため、保管スペースの削減や検索性の向上といったメリットも得られます。企業規模や業種を問わず、業務効率化やコンプライアンスの強化を目指す企業にとって、電子契約は欠かせないツールとなりつつあります。

「当事者型」と「立会人型」の違い

電子契約には、大きく分けて「当事者型」と「立会人型」の2つの方式があります。それぞれの仕組みと特徴を理解することで、自社に適した電子契約の導入をスムーズに進めることができます。

当事者型
「当事者型」は、契約を交わす双方の当事者がそれぞれ電子署名を行い、契約を成立させる方式です。この方式では、契約当事者以外の第三者は介在せず、電子署名により本人性や改ざん防止を担保します。

特徴
・各当事者が自分の電子署名を用いるため、導入コストを比較的抑えられる。
・双方が電子署名を用意する必要があり、契約の相手側が電子契約に対応していることが前提。
・主に法的効力が国内に限定されるケースが多い。

立会人型
「立会人型」は、契約当事者以外に「信頼できる第三者(立会人)」が契約プロセスに関与する方式です。この立会人が契約内容や当事者の署名を確認し、その記録を証明する役割を果たします。

特徴
・第三者が立ち会うことで、信頼性や契約の証明性が高まる。
・海外との契約にも対応できる場合が多く、国際的な取引で重宝される。
・信頼性が高い分、システム導入や利用にかかる費用が比較的高額になることがある。

選ぶ際のポイント
・国内取引がメインの場合は「当事者型」が適していることが多い。
・海外との契約や高度な証明性が求められる場合は「立会人型」が安心。

どちらの方式を選ぶべきかは、自社の業務内容や契約先のニーズに応じて判断することが重要です。比較表もまとめましたので、以下もご参考ください。

ポイント 当事者型 立会人型
契約方式 当事者同士で直接契約を締結 第三者(立会人)が契約を証明
信頼性 契約当事者間での信頼関係が必要 第三者の立会いによる信頼性が高い
適用範囲 主に国内取引で利用 国際取引にも対応可能
導入コスト 比較的低コスト 比較的高コスト
署名方式 各当事者が自分の電子署名を利用 立会人が署名を証明
証明性 当事者間での証明性を担保 立会人の記録による高い証明性
利用の簡便さ 当事者の電子署名が必要 導入の手続きがやや複雑

電子契約と電子署名の違い

電子契約と電子署名の違い

電子契約と電子署名の主な違いは、その役割と範囲にあります。電子契約は契約全体のプロセスを指し、契約書の作成、締結、保管までをデジタル化して業務の効率化やコスト削減を実現します。一方、電子署名はその中の一要素であり、契約書が改ざんされていないことや署名者の本人性を証明する技術を指します。つまり、電子契約が契約業務の全体像をカバーする包括的な仕組みであるのに対し、電子署名はその中で信頼性や安全性を担保する技術的な基盤と言えます。

ポイント 電子契約 電子署名
定義 契約全体のプロセスを指す 契約書の真正性と署名者の本人性を保証する技術
範囲 契約書の作成、締結、管理までを含む 契約書への署名や認証のみ
役割 契約の効率化と管理 契約書が正当であることを証明
技術的要素 電子署名やタイムスタンプを含む 公開鍵暗号方式や署名アルゴリズムを基盤とする

電子契約システムのタイプ

電子契約システムにはさまざまなタイプがあり、それぞれの特徴や用途が異なります。自社の業務内容や契約先のニーズに応じて適切なシステムを選ぶことが、効果的な運用の鍵となります。ここでは、主に利用される電子契約システムのタイプについて解説します。

電子契約システムのタイプ比較表

タイプ 特徴 適用シーン
当事者型 - 契約当事者間で直接署名を行う
- 導入コストが低い
- 国内取引に適した法的効力
- 国内取引がメインの企業
- 簡易な契約業務が中心の場合
立会人型 - 第三者(立会人)が契約内容を確認
- 信頼性が高い
- 国際取引に対応可能
- 国際取引を行う企業
- 重要度の高い契約が多い業務
クラウド型 - クラウド環境で運用、手軽に利用可能
- 初期費用が低い
- セキュリティは提供者に依存
- 拠点が複数ある企業
- リモートワークを導入している企業
オンプレミス型 - 自社サーバーに構築、セキュリティに優れる
- 高度なカスタマイズが可能
- 導入コストが高い
- セキュリティが特に重要視される企業
- 大企業や業務要件が複雑な企業

使い分けポイント

・簡易な契約業務や国内中心の取引は「当事者型」が適切。
・信頼性や国際的な証明が求められる場合は「立会人型」が安心。
・手軽さや柔軟性を重視する場合は「クラウド型」を選択。
・高度なセキュリティとカスタマイズが必要な場合は「オンプレミス型」が最適です。

電子契約システムの選び方・比較ポイント

電子契約システムを選ぶ際には、自社の業務内容や目的に合ったものを見極めることが重要です。導入後の活用を最大化するために、以下のポイントを押さえて比較検討しましょう。

1. 法的要件を満たしているか

電子契約システムが自社の契約に必要な法的要件を満たしているかを確認することが大切です。特に以下の点をチェックしましょう。

・国内外の法律に対応しているか
・電子署名やタイムスタンプの採用状況
・契約書が改ざんされていないことを証明できる仕組み

2. システムは使いやすいか

導入後、社内でスムーズに運用できるかどうかは、選定時の重要なポイントです。特に以下を確認します。

・ユーザーインターフェースが直感的か
・専門知識がなくても簡単に操作できるか
・導入時や運用中のサポート体制が充実しているか

3. コストは見合っているか

電子契約システムの費用対効果を考えることも欠かせません。以下の要素を比較しましょう。

・初期費用や月額費用
・契約件数や利用ユーザー数による料金変動
・長期利用におけるコストメリット

4. 業務に必要な機能が揃っているか

業務に必要な機能が揃っているかを確認します。特に以下の機能があるかをチェックすると良いでしょう。

・契約書のテンプレート作成機能
・契約書の進捗管理やリマインダー機能
・多言語対応や多国籍企業向けの機能

5. セキュリティ対策が十分か

契約情報は非常に重要なデータのため、システムのセキュリティ対策が強固であることは必須です。

・データの暗号化やアクセス制限
・ISOやSOCなどの認証取得状況
・システム障害時のリカバリー体制

6. 自社の業務環境に合っているか

システムの導入に際して、自社環境や既存の業務システムとの連携がスムーズに行えるかも考慮しましょう。

・他の業務システム(ERP、CRMなど)との連携性
・カスタマイズの柔軟性
・クラウド型かオンプレミス型かの選択肢

【比較時のチェックリスト】
✓法的要件を満たしているか
✓システムは使いやすいか
✓コストは見合っているか
✓業務に必要な機能が揃っているか
✓セキュリティ対策が十分か
✓自社の業務環境に合っているか

電子契約システムの機能

電子契約システムは、契約業務を効率化し、安全に管理するためのさまざまな機能を提供しています。以下に、主な機能を一覧にまとめ、それぞれの特徴とメリットを解説します。

1. 契約書作成機能

・契約書のテンプレートを利用して迅速に作成可能
・フォーマットの統一により、人的ミスを防止
・簡単な入力操作で複雑な契約書も作成可能

2. 電子署名機能

・契約当事者の署名をデジタル化
・公開鍵暗号方式やタイムスタンプで真正性を保証
・押印や郵送が不要になり、締結スピードを向上

3. タイムスタンプ機能

・契約書が作成・署名された日時を記録
・改ざん防止や証拠能力の向上に役立つ
・契約履歴を確実に保持

4. 契約管理機能

・契約の進捗状況をリアルタイムで確認可能
・締結後の契約書を一元管理
・更新や期限切れのリマインダー機能付き

5. 検索・フィルタリング機能

・保存した契約書を簡単に検索可能
・契約の種類やステータスでフィルタリング
・必要な情報を迅速に引き出せる

6. アクセス制限と権限管理

・ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定可能
・不要な情報共有を防ぎ、情報漏洩リスクを軽減
・内部統制を強化

7. 多言語対応機能

・複数言語の契約書を作成・管理可能
・海外取引や多国籍企業にも対応
・言語ごとのテンプレートも用意

8. API連携機能

・ERPやCRMなど他の業務システムと連携可能
・契約データを他システムに取り込んで活用
・業務全体の効率化を推進

9. セキュリティ機能

・データの暗号化や二段階認証を搭載
・ISOやSOCなどの国際基準に準拠
・不正アクセスやデータ改ざんを防止

10. モバイル対応

・スマートフォンやタブレットで操作可能。
・外出先からでも契約の確認や締結が可能。
・リモートワークに対応。

電子契約システムの料金・価格・費用相場

電子契約システムの料金・価格・費用相場

電子契約システムの導入を検討する際、費用面の理解は非常に重要です。システムの料金体系や相場を把握し、自社のニーズに合った選択をするためのポイントを解説します。

1. 料金体系の種類

電子契約システムの料金体系は、主に以下の3つに分類されます。

・月額基本料金制: 毎月一定の基本料金を支払う方式で、ユーザー数や契約件数に応じて料金が変動する場合があります。
・従量課金制: 契約1件ごとに料金が発生する方式で、契約件数が少ない企業に適しています。
・混合型: 月額基本料金と従量課金を組み合わせた方式で、柔軟な料金設定が可能です。

2. 費用相場

各料金体系の一般的な費用相場は以下の通りです。

・月額基本料金: 数千円から数万円程度。
・従量課金: 契約1件あたり数百円から数千円程度。
・具体的な料金は、提供する機能やサービス内容によって大きく異なります。

3. その他の費用

導入時には、以下の追加費用が発生する可能性があります。

・初期導入費用: システム設定やカスタマイズにかかる費用
・オプション機能の利用料: 特定の追加機能を利用する際の費用
・サポート費用: 導入後のサポートやトレーニングにかかる費用

4. 費用対効果の検討

電子契約システムの導入により、以下のコスト削減が期待できます。

・印紙税の削減: 電子契約では印紙税が不要となります。
・印刷・郵送費の削減: 紙の契約書に伴う印刷代や郵送費が不要になります。
・保管コストの削減: 契約書のデジタル保管により、物理的な保管スペースや管理コストが削減されます。

これらの削減効果を考慮し、導入費用とのバランスを検討することが重要です。

5. 選定時のポイント

・契約件数やユーザー数があっているか: 自社の利用規模に適した料金プランを選ぶ。
・必要な機能が備わっているか: 業務に必要な機能が含まれているか確認する。
・サポート体制はあるか: 導入後のサポートが充実しているか確認する。

これらのポイントを踏まえ、複数のサービスを比較検討することが望ましいでしょう。

電子契約システムのメリット

電子契約システムを導入することで、従来の紙ベースの契約方法では実現しにくい多くの利点を得ることができます。以下に、電子契約システムの主なメリットを解説します。

1. 契約プロセスの効率化

・郵送や対面での押印が不要となり、契約の締結スピードが飛躍的に向上
・契約書の送信、署名、保管までをオンラインで完結
・業務効率の向上により、他の業務にリソースを割ける

2. コスト削減につながる

・印刷費用や郵送費が不要になり、運用コストを削減
・契約書をデジタル保存することで、物理的な保管スペースの確保が不要
・紙契約に伴う印紙税が不要になるため、直接的なコスト削減に繋がる

3. セキュリティが強化される

・電子署名やタイムスタンプにより、契約書の改ざんを防止
・アクセス制限やデータの暗号化などの高度なセキュリティ対策を標準装備
・契約履歴がシステム上に記録され、監査対応も容易

4. 契約管理が簡単になる

・契約書の検索や進捗確認がシステム上で簡単に行える
・更新時期のリマインダー機能により、重要な契約期限を見逃さない
・契約状況のリアルタイム管理が可能

5. 法的要件の対応リスクが減る

・日本国内はもちろん、国際的な法的要件を満たした契約が締結可能。
・コンプライアンスの向上により、内部統制や法的リスクを軽減

6. 環境にも貢献できる

・ペーパーレス化により、紙やインクの消費を削減
・郵送や印刷に伴うエネルギー消費を抑えることで、環境負荷を軽減
・サステナビリティを重視する企業としてのイメージ向上

7. リモートでも対応できる

・どこからでも利用可能なクラウド型システムにより、リモートワークでも契約業務をスムーズに進行
・多言語対応やグローバル規模での運用が可能なシステムも多い
・契約数や利用頻度に応じた柔軟な料金プランが選択可能

電子契約システムのデメリット

電子契約システムは多くのメリットを持つ一方で、導入や運用においていくつかのデメリットも存在します。以下に、考慮すべき主な課題とその解決策を解説します。

1. 初期導入コストがかかる

電子契約システムの導入には、初期費用やシステム構築費が必要になる場合があります。
特にオンプレミス型では、サーバー構築や専用ソフトの導入費用が高額になることがある。
小規模企業や契約件数が少ない企業にとっては負担に感じる場合も。

解決策
コストを抑えるために、低価格のクラウド型サービスを検討すると良いでしょう。

2. 慣れるまでに時間がかかる

新しいシステムに慣れるまで、社員が操作方法を学ぶ必要があり、一時的に業務効率が低下することがあります。
慣れるまで時間がかかる場合や、複雑な操作がストレスになる場合も。

解決策
導入前に研修やマニュアルを整備し、サポート体制が充実したサービスを選びましょう。

3. 取引先がシステムに対応していない場合がある

取引先が電子契約システムに対応していない場合、契約を結ぶ際に従来の紙契約を併用する必要があることがあります。
特に中小企業や海外の取引先では、電子契約の普及率が低い場合も。

解決策
取引先に合わせて柔軟に対応できるハイブリッドな運用体制を構築することが重要です。

4. セキュリティリスクがある

電子契約システムはセキュリティ対策が施されていますが、インターネットを利用するため、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクはゼロではありません。
万が一のデータ漏洩が企業の信用を損なう可能性がある。

解決策
セキュリティ認証を取得しているサービスを選び、社内でセキュリティポリシーを徹底しましょう。

5. 法的規制や要件の対応が難しい

国や地域ごとに異なる法規制や電子署名の要件に対応する必要があります。
海外取引において、現地の法律に精通していないとトラブルの原因となることも。

解決策
国際的な法規制に対応した電子契約システムを選びましょう。

6. システム障害の影響を受ける可能性がある

クラウド型システムでは、サービス提供者のシステム障害が原因で契約業務が停止する可能性があります。
サーバーのダウンやメンテナンス時に影響を受ける場合がある。

解決策
安定したサービス提供実績を持つベンダーを選ぶとともに、システム障害時の対応プランを確認しておきましょう。

7. 社内で浸透するまでに時間を要する場合がある

従来の紙契約や印鑑文化に慣れている企業では、電子契約に対して信頼感や安心感が低い場合があります。
「実物がない」という点で、不安を感じる取引先がいる場合も。

解決策
電子契約の法的効力や安全性を丁寧に説明し、取引先の理解を得る努力が必要です。

おすすめの電子契約システム6選

電子印鑑GMOサイン(GMOクラウド株式会社)

GMOサイン公式Webサイト

出所:GMOサイン公式Webサイト

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DocuSign(ドキュサイン)

DocuSign公式Webサイト

出所:DocuSign公式Webサイト

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出所:クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス

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ContractS CLM公式Webサイト

出所:ContractS CLM公式Webサイト

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料金:要問合せ

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みんなの電子署名公式Webサイト

出所:みんなの電子署名公式Webサイト

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料金:110円/件~

まとめ

電子契約システムは、契約業務を効率化し、コスト削減やセキュリティ強化を実現する優れたツールです。一方で、初期導入コストやセキュリティリスクなどの課題も存在します。
メリットとデメリットを十分に理解し、自社のニーズに合ったシステムを選定することが重要ですが、特に法的要件やセキュリティ対策が整った信頼性の高いサービスを選び、社員への教育や取引先への説明を徹底することで、円滑な運用が実現するでしょう。


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