バックオフィスのクラウド化とは？　解決できる課題は？

近年、ITの進化はめざましく、さまざまなサービスのクラウド化が進んでいます。とくにビジネスにおいて、クラウドサービスの需要は高く、それはバックオフィス業務でも例外ではありません。

一方で、「クラウド化って結局、なに？」「クラウド化することでどんな効果があるの？」という疑問をおもちの方もいることでしょう。

そこでこの記事では、バックオフィス業務のクラウド化の概要やメリット、サービスを選ぶポイントなどについて解説します。

バックオフィスのクラウド化とは？

クラウドとはデータをインターネット上で保管・管理する仕組みのことです。 バックオフィス業務において使用しているソフトウェアや自社の既存サーバー、各種の情報などをクラウド管理に移行することを、バックオフィスのクラウド化といいます。

つまり、バックオフィス業務に関するソフトウェアや情報、データなどをインターネット上のサービスを活用して運用していくことがバックオフィスのクラウド化です。 なお、クラウドを利用せず、ソフトウェアなどを自社のパソコンにインストールして使用するサービスは「インストール型」とよばれています。

バックオフィスのクラウド化で解決できる課題

バックオフィスをクラウド化することで解決できる主な課題は、以下のとおりです。

• 人手不足
• 在宅勤務・リモートワークによる業務効率の低下
• 業務の属人化
• 情報の共有漏れ
• 各種手続きの複雑化

ここからは、それぞれの項目を解説します。

人手不足

バックオフィスの業務の中には、給与振込や請求書の作成、年末調整に関わるタスク、精算処理など、ある時期に作業が集中してしまうものも少なくありません。 そのようなタスクは短期間で完了しなければならない場合も多く、主業務と重なる繁忙期は、人手不足に陥りがちです。

クラウド化によってデータの整理や、書類の自動作成などが実現すれば工数が削減できるため、人手不足の解消につながります。

在宅勤務・リモートワークによる業務効率の低下

近年は在宅勤務やリモートワークが普及しており、それぞれが違う作業環境で仕事をしているというケースも多くみられます。 それぞれが異なるソフトやアプリケーションなどを使用していると、ソフト間の齟齬を修正するための余計な作業を行わなければならず、作業効率も落ちてしまいます。

クラウドサービスを利用することで、インターネット環境さえあれば場所を問わずに全員が同じ作業環境を実現できるため、業務効率の低下が起こりにくいのです。

業務の属人化

バックオフィス業務の中には、チームで分担するのではなく、個人で完結させるものも多くあります。また、各業務をマニュアル化する余裕がない企業も少なくないでしょう。 その結果、知識やノウハウが属人化してしまい、会社内に知見が蓄積しないという問題が起きます。

クラウドサービスの中には直感的な作業ができるものの多く、社歴や経験などを問わず、誰でも一定以上のアウトプットが可能です。また、使用マニュアルが充実しているサービスもあるため、業務の属人化を防ぐことにつながります。

情報の共有漏れ

クラウドサービスの特徴は、「いつでも・どこでも」それぞれが同じ情報を見られることです。 そのため「メールの確認漏れ」「伝達事項の漏れ」「資料への記載漏れ」などによる、必要な情報の共有漏れが起こりにくくなります。

また「言った・言っていない」「連絡した・連絡をもらっていない」などの齟齬が起こらないため、余計なトラブルや人間関係の悪化などを間接的に防ぐ効果もあります。

各種手続きの複雑化

書類を必要とする手続きの中には、項目が多かったり、工程が複雑だったりするものもあります。ただでさえ人手不足に陥りがちなバックオフィスにとって、複雑な手続きは大きなストレスの原因にもなります。

クラウドサービスの中には、必要な情報を入力するだけで手続きを簡略化できるものもあり、課題の解決に効果的です。 近年は行政も種々の手続きの電子化を進めており、クラウド化による作業の効率化はますます進んでいくと考えられています。

クラウドサービスを選ぶ際のポイント

クラウドサービスは多種多様で、いざ導入しようとしても「どれを選んでいいのかわからない」ことも多いでしょう。
クラウドサービスを選ぶ際に重要な観点は、下記の4つです。

• セキュリティ
• 拡張性・カスタマイズ性
• 操作の簡易性
• 費用

セキュリティ

クラウドサービスを利用するには、「会社の大切な情報をインターネット上にアップロードする」ことになります。 そのため、サービスのセキュリティがしっかりしていないと、機密事項や個人情報などが漏洩してしまうおそれがあります。
データの取り扱い方法や保護方法、法令準拠の姿勢などを事前に確認しましょう。

拡張性・カスタマイズ性

クラウドサービスに求める機能は事業特性や会社の今のステージ、規模、社員数などによって大きく変わります。 今は十分と思っているサービス・機能でも、将来的には物足りなくなってしまう可能性もあるでしょう。

どこまでサービスを拡張できるのか、自社のニーズに合わせてカスタマイズが可能なのかという点を確認しておくことも重要なポイントです。

操作の簡易性

クラウドサービスの操作が複雑であったり、UIが悪かったりすれば、業務効率が落ちたり、作業できる人が限られて業務が属人化したりする可能性が高くなります。 そうなれば、クラウド化する意味がありません。

多くのサービスでは無料お試し版やデモ版などを使用できるため、実際に使ってみて、操作性などを確認するとよいでしょう。

費用

クラウドサービスの料金体系はさまざまで、活用できる機能や登録できるIDの数、データ容量などによって、多数のプランが用意されています。 「高いプランを申し込んだが、そこまでの機能は必要なかった」という声もよく耳にします。
必要な機能と予算を考慮し、納得できる費用で契約しましょう。

まとめ

クラウドとは、各種データや情報などをインターネット上で保管・管理する仕組みです。バックオフィス業務にクラウドサービスを取り入れることで、「人手不足の解消」や「業務の効率化」「情報の共有漏れの防止」など、さまざまなメリットがあります。

セキュリティ面や操作性、費用などを考慮し、適切なクラウドサービスを活用することで、今後のバックオフィス業務が円滑に進むでしょう。

参考サイト）
OBC360°｜中小企業にバックオフィス業務のクラウド化をオススメするたった1つの理由
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