デジタルインボイスとは？電子インボイスの違いやメリット・デメリットを解説

デジタルインボイスの意味をご存じでしょうか。インボイス制度のスタートに合わせてデジタル庁が普及を進め、多くの企業でも導入・活用を始めています。
デジタルインボイスの採用により経理・会計部門の業務効率化を実現できるため、企業規模を問わずぜひ活用したいところです。

そこで今回は、デジタルインボイスとは何か、電子インボイスとの違いやメリット、デメリットについて詳しく解説します。

デジタルインボイスとは・・・電子インボイスとの違い

デジタルインボイスとは、標準化された電子インボイスのことです。電子インボイスは適格請求書（インボイス）をデジタルデータ化したもので、それ自体はとくに統一された規格、標準化された仕様であることを意味しません。所定の規格・仕様に沿ってデータ化された電子インボイスが、デジタルインボイスです。

インボイス制度は2023年10月1日からスタートしていますが、適格請求書（インボイス）については紙で作成し送付する必要はありません。電子メール、インターネット上のサイトを通じての交付、光ディスク・磁気テープ等の記録用媒体による交付、EDI取引による交付も可能です。ペーパーレス化がスタンダードになりつつある現在、日本のビジネスシーンでは電子インボイスによる交付方法が一般的になっているともいえます。

デジタルインボイスの必要性

しかし電子インボイスの交付者は、「必要な情報が盛り込まれていればよいだろう」と考え、書式やフォーマットにこだわりなく作成していることも多いです。そうなると受け取る側としては、取引相手から送られるさまざまな形式の電子インボイスを、自社仕様の情報データにまとめるため、インボイス内の情報を手作業により入力し直す必要が出てきます。取引相手が多い場合、この作業にかなりの時間と手間がかかってしまい、しかも手入力なので人為的ミスの発生リスクも高まります。

そこで活用すると便利なのが、規格化された電子インボイスであるデジタルインボイスを、日本の経済全体で普及させることです。交付する側も受け取る側もデジタルインボイスに対応していれば、受け取る側は再入力の作業が不要となり、自動的に自社で活用できる形でのデータ化が可能です。手作業に付きまとう人為的ミスも防止できます。

現在日本ではデジタル庁が音頭を取って、請求書をはじめとする各種電子文書をネット上でやり取りするための世界標準規格である「Peppol」の導入を進めています。Pan European Public Procurement Onlineの頭文字を取った言葉で、カタカナ読みでは「ペポル」と呼ばれています。

このペポルを標準仕様することで、多くの企業が手間と時間がかからない形で電子インボイスの導入・利用が可能です。また世界レベルの標準規格なので、海外企業との取引にも活用できます。現在では一般社団法人ソフトウェア協会が主催する形で、有志企業が幹部法人となって「デジタルインボイス推進協議会」も作られ、デジタルインボイスの普及に貢献しています。

デジタルインボイスのメリット、デメリット

デジタルインボイスを活用することには、先に挙げた人為的ミスを減らせること以外に、以下のようなメリットがあります。

電子インボイスの入力・計算業務の効率化

標準化された電子インボイスであるデジタルインボイスを導入することで、受け取る側はインボイスに記載された情報の入力や計算業務をすべて自動的に行えます。個別の電子インボイスを手作業で処理するよりも大幅に業務を効率化でき、人的資源を別の業務に回すこともできます。

企業間で同じ経理・会計システムを導入する必要がない

各企業が導入している経理・会計システムをデジタルインボイスに対応すればよいだけなので、デジタルインボイスのために専用のシステムを別途導入する必要はありません。これまでの方法だと、電子データ化された文書のやり取りをする場合、情報を送る側と受け取る側の双方の企業が、同じ経理・会計システムを採用していないと、自動処理などは困難でした。しかしペポルは日本標準・世界標準として存在しているので、各企業がそれに合わせればよいだけです。

ペポルは日本の商慣行に適合しやすい

日本のデジタル庁はインボイス制度を導入するにあたって、世界標準のペポルを基体とした日本用のペポルである「JP PINT」を採用しました。これは日本企業における独特の慣行、たとえば月極請求書（多数の取引内容が統一して記載された請求書）などに対応していて、日本企業が採用しやすいです。

一方でデメリットとしては、以下の点が考えられます。

デジタルインボイスに適用した経理・会計システムを導入する必要性

先述の通り、デジタルインボイスを活用すれば、取引相手との二社間で通用する経理・会計システムをわざわざ導入する必要はありません。しかしその前提として、両社ともデジタルインボイスに対応した経理・会計システムを導入していることが不可欠です。対応していない経理・会計システムを使用している企業は別途導入する必要があり、そのためのコストが発生します。もし取引相手がペポルに対応していない経理・会計システムを採用していたら、デジタルインボイスによる恩恵は受けられません。

従業員が適応できるようにするためのコストが必要

デジタルインボイスの導入により、取引相手から送られてくる請求書処理の業務フローが変わります。その変化に対応した社内規則やマニュアルを作る必要があり、さらに従業員への教育・研修も必要になってきます。そのための費用・時間がかかるのは難点といえます。

デジタルインボイスに対応した見積・請求書発行システムを活用

デジタルインボイスに手っ取り早く対応したいなら、外部サービスである見積・請求書発行システムを活用するのが便利です。見積・請求書発行システムは、月額定額にてインボイス制度に対応した請求書の発行、受取時の自動処理が可能で、さらに請求書だけでなく見積書や納品書、支払通知書などの書類もスムーズに発行できます。

またシステムによっては、発行先の対応力に合わせてWeb上、メール、郵送、FAXなどを選択できるサービスも提供しています。見積・請求書発行システムを選択する場合は、自社に必要な機能を備えているのか、自社・取引先が使用しているシステムとの連携可能かなどを十分に検討しましょう。

まとめ

標準化された電子インボイスであるデジタルインボイスは、導入により人為的ミスの減少や経理業務の自動化など、多くのメリットがあります。一方で、取引先がデジタルインボイスに対応した経理・会計システムを導入していなければ活用できない、社内で適応するためのルール作りや教育・研修が必要になるなどのデメリットもあります。もし自社でデジタルインボイスに対応したいなら、外部サービスである見積・請求書発行システムの活用が便利です。

おすすめ見積・請求書発行のサービス一覧

参考サイト）
デジタルインボイス（Peppol e-invoice）について
電子インボイス（デジタルインボイス）とは？基礎知識やメリットについてわかりやすく解説
デジタルインボイスと電子インボイスの違いは？Peppolの仕組みを解説
今知っておくべきデジタルインボイス
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