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総務こそDXを加速すべき理由とは？そのメリットとDXの進め方について

公開日2025/03/29 更新日2025/03/28 ブックマーク数

企業業務の中でも総務部門は守備範囲が広く、今後は人材不足の影響が深刻化することも考えられます。それを予想する企業では、早めに総務のDXを図る動きが広がっています。ただし、総務のDXには課題が多いことも事実です。それを解消しながら、DXを進めるポイントについて解説します。

目次本記事の内容

総務DXの現状と課題
総務DXを進めるメリットとは？
具体的な総務DXの進め方
まとめ
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総務DXの現状と課題

リモートワークの浸透や勤務形態の多様化により、総務の業務負担は増大しました。それに加えて、人材不足は部門を問わず頭の痛い問題です。総合的な観点から、この現状で総務は以前にも増して忙しくなり、業務改革などの変化を受け入れにくい状況になっています。

総務では担当者ごとに異なる業務を任されることも多く、業務が多岐にわたるためDXに踏み切れないという事情もあるでしょう。業務フローからDXするべき事項を洗い出し、効率的なシステムを構築することは、それ自体が大仕事になってしまうため、なかなかDXのきっかけがつかめないのかもしれません。

総務DXを進めるメリットとは？

前述した総務DXの課題を裏返すと、それがDXのメリットになります。幅広い業務を効率的にこなすためには、システムによる定型業務の自動化が欠かせません。それは、ミスのない正確な業務の遂行にもつながります。

またシステムの一元化が進めば、担当者ごとの業務の属人化を解消し、部門全体での業務効率化が可能になるでしょう。人材不足をカバーする効果も期待できます。そう考えると、総務こそDXを急ぐべきではないでしょうか。

具体的な総務DXの進め方

総務のDXでは、これまでのハードウェアをソフトウェアに融合させることが重要なポイントです。まず業務システムを一元化するためには、クラウドサービスを中心にしたシステム構築が有効です。

具体的にはクラウドシステム上で定型業務を自動化し、ワークフローの管理も完結できるようにします。これで電子承認、電子契約、電話・メ－ルの問い合わせ対応、備品管理などを効率的に実行できます。しかも社内だけでなく、社外でもすべての業務に対応可能です。

ほかにも業務の自動化は、RPA（Robotic Process Automation）により、一段と高度な作業を可能にします。チャットボットを導入すれば、社内外からの問い合わせへの自動対応も可能です。社内のコミュニケーション向上には、チャットツールを導入するという方法もあります。またWeb会議システムなら、打ち合わせや会議なども時間や場所を問わず、効率的に進められるでしょう。

まとめ

DXにはさまざまなハード・ソフトウェアが必要ですが、部門全体で大規模なシステムを構築する方法もあれば、現時点で必要な部分から徐々に置き換えるという方法もあります。まずは業務フロー全体を見直して、どのポイントでDXが必要なのかをリストアップするとよいでしょう。そこで見えてきた課題を解消する目的で、DXを推進することも1つの選択肢です。

参考サイト）
「総務DXがもたらす効果とは？先進企業が行っているDXソリューションをご紹介」アイリスオーヤマ
 「総務のDXを進めるポイント9選！施策例や便利なツールもご紹介」楽楽販売
 「総務部門のDX推進！メリットと具体的な取り組みを解説」DX GO