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請求書を電子化するメリット・デメリット6選！種類別の特徴や導入時の注意点も解説

公開日2025/04/24 更新日2025/04/23 ブックマーク数

請求書を電子化するメリット・デメリット6選

目次本記事の内容

電子請求書とは？3つの種類別に特徴を解説
請求書の電子化が注目される背景
請求書を電子化する4つのメリット
請求書を電子化する2つのデメリット
電子請求書を導入するときの注意点
請求書の電子化で業務効率化を実現しよう

近年、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入などにより、請求書を電子化する企業が増えています。自社でも請求書の電子化を実現したいと考えていても「本当にメリットがあるのか」「セキュリティ上の問題はないか」など不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回の記事では、請求書を電子化するメリット・デメリットについて詳しく解説します。電子化の種類別の特徴や導入時の注意点も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

電子請求書とは？3つの種類別に特徴を解説

電子請求書とは、データ化されたメールやクラウド経由で送受信可能な請求書です。PDF形式も電子請求書に該当します。ここでは、電子請求書の種類と特徴を詳しく見ていきましょう。

メール型の電子請求書

メール型の電子請求書は紙やオフィスツールで作成した請求書をPDF形式に変換し、メールに添付して送る方法です。スキャナを使えば請求書をデータ化できるため、紙の請求書を扱っていた場合でも簡単に電子化することが可能です。

ただしメール型の電子請求書は、誤送信による情報漏えいのリスクがあります。別の取引先に請求書を送信すると誤送信の対応に人的・時間的コストがかかるだけでなく、企業としての信頼が失われてしまうため注意が必要です。

またデータの管理方法も、あらかじめ明確にしておかなければなりません。請求書の内容を修正したときに、どれが最新なのか分からなくなったり、必要なデータを削除してしまったりすることがあります。

システム型の電子請求書

システム型の電子請求書は、発行や送付など請求関連の業務を一貫して行えるタイプです。一般的に取引先を選択してから請求書を作成するため、誤送信のリスクを最小限に抑えられます。また請求書を送付すると自動で取引先に通知が行くので、連絡する手間がかからず業務効率化につながるでしょう。

請求書の再発行や修正が発生した場合でも、容易に対応できます。検索性も高く、過去の請求データを簡単に確認することが可能です。

ダウンロード型の電子請求書

ダウンロード型の電子請求書はPDF化したデータをクラウド上にアップロードし、取引先にダウンロードしてもらうタイプです。請求書の共有方法は、クラウドストレージやファイル転送サービスなどがあります。クラウドストレージは、インターネット上にデータを保管するサービスです。権限を持っていれば請求書以外の書類もアクセスできるため、共有範囲をしっかり設定する必要があります。

ファイル転送サービスはパスワードを入力することで、特定のURLからダウンロードが可能です。ダウンロードされたか確認できるものの、一定期間が過ぎるとデータが自動的に削除されるため注意しましょう。取引先が期限直前になってもデータをダウンロードしていない場合は、リマインドを行う必要があります。