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領収書もデータで管理が基本、電子帳簿保存法とインボイス制度での扱い方

公開日2025/04/29 更新日2025/04/28 ブックマーク数

業種によっては、日々多くの領収書管理に追われている方もいるかもしれません。
基本的にはデータで管理することになりますが、紙の領収書はどうすればよいのか、データを印刷して保管してはだめなのか。
そのような疑問を解決するために、ここであらためて新しい制度に対応した領収書の管理方法を確認しましょう。

電子帳簿保存法における領収書の扱い方

改正された電子帳簿保存法（電帳法）は2022年1月1日に施行され、2024年1月1日からは電子データ保存が完全に義務化されました。
現在、データで発行・受領した領収書は、電子データで保存することになっています。データを印刷して紙で保存することは認められません。

一方、紙で発行・受領した領収書は、任意でスキャナ保存が認められています。
要件を満たしたスキャナでデータ化して保存するか、紙のまま保存するかは企業とその担当者が決めることですが、ペーパーレス化や業務効率化の観点からすると、スキャナ保存のほうがメリットは大きいでしょう。

インボイス制度における領収書の扱い方

2023年10月1日からスタートしたインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、証憑類全体に制度が適用されるため、請求書だけではなく領収書もインボイス制度に対応していなければなりません。
領収書でも消費税率の区分と明記が必要だからです。

領収書を発行する場合には従来の記載内容に加えて、「登録番号」と「適用税率」、そして「税率ごとに区分した消費税額」を記載しなければなりません。
ただし、小売業や飲食店など頻繁に領収書を発行する業種では、簡易的なインボイスの領収書でも認められます。
また従来とは異なり、3万円未満の取引についても、インボイスの領収書がなければ仕入税額控除が受けられないため注意が必要です。

領収書はデータで管理する

インボイスとは適格請求書とも呼ばれ、仕入税額控除が認められる請求書のことです。
支払通知書は条件を満たせば適格請求書にもなりますが、そのために以下の内容を記載する必要があります。

経理の効率化とDX化を進めるにあたって、領収書は原則としてデータにより管理し、必要なときには紙の原本ではなくデータで確認するとよいでしょう。
結果的に無駄な手間がかからなくなり、ペーパーレス化でコスト削減にもつながるはずです。

その仕組みを徹底するためには、その日の取引で生じた領収書は、その日のうちにデータ化して、原本は決められたルールで保存することが重要です。
一定期間でまとめて処理すると、逆に効率の悪化を招く恐れがあります。
地道に毎日管理しておけば、データを会計システム上で扱えるため、経理業務のミスを減らすことも可能です。
この機会に、会計システムを見直すこともおすすめします。

クラウド会計・会計システムについては、以下のページで詳しく紹介しています。

まとめ

経理に関わる新しい制度が導入され、今後も業務全般での電子化が進むと考えられます。
領収書は枚数が多くなると、確認と保存にかなり手間がかかります。
新制度に移行したこの機会に、領収書などの証憑類はデータ化を基本にして、各種処理を会計システムに組み込む必要があるかもしれません。
将来的にも多くのメリットが生じるはずです。