社員旅行は「経費計上」できる？福利厚生費とするための条件や仕訳時の注意点を解説

社員旅行はチームビルディングやモチベーション向上に効果的なイベントです。
しかし「経費になるのか？」という疑問は、多くの部長・課長クラスの管理職が抱える問題でもあります。

本記事では、社員旅行が経費として処理できる条件や、勘定科目、福利厚生費との関係について解説します。

社員旅行は「経費計上」できる？

結論からいえば、社員旅行は「福利厚生費」として経費に計上できます。

しかしここで注意したいのは「すべての社員旅行が自動的に経費になるわけではない」という点です。
税務上は、福利厚生費として非課税で処理するための明確な条件が定められており、これを満たさない場合には「課税対象（給与課税）」となります。
会計処理の観点だけでなく、税務上どのように取り扱われるかを正しく理解するのが重要です。

経理や財務部門の管理職である部長・課長の立場としては、「ただ支出したから経費になる」という認識だと、今後の取り組みに支障が出ます。
福利厚生としての意図が明確であり、なおかつ公平性があるか（従業員にとって公平か）といった視点が欠かせません。

社員旅行を福利厚生費として経費計上するための条件

社員旅行を福利厚生費として経費計上し、かつ非課税で処理するためには、以下の要件を満たす必要があります。

①旅行の期間が4泊5日以内であること（国内・海外共通）
旅行の期間は、連続して「4泊5日以内」が条件です。
海外旅行の場合は、現地での滞在期間が4泊5日以内となります。

②実際の参加者が全従業員の50%以上であること
実際に旅行へ参加した人数が、全社員の過半数（50%以上）である必要があります。
なお、工場や支店単位で実施する場合は、それぞれの職場ごとの従業員の50%以上の参加が必要です。

③全社員に対して平等に案内されていること
旅行の案内は、原則としてすべての従業員を対象に行われる必要があります。
特定の部署や役職者に限定したものは福利厚生費と見なされず、課税対象です。

ここで、福利厚生費として認められないケースをいくつか紹介します。
たとえば役員のみが参加する旅行は、福利厚生ではなく、役員報酬と見なされる可能性が高くなります。
取引先との旅行や接待を含むものも同様で、福利厚生費ではなく、交際費として処理するのが一般的です。

観光が主目的だったり自由時間が多すぎたりと「実質的に私的な旅行と見なされるもの」や、金銭との選択が可能な旅行（旅行に行くか代わりに現金を受け取るか選べるもの）も、非課税での処理は難しいでしょう。

なお「研修旅行」と称しても、内容によっては給与として課税されるケースがあります。
判断基準は、その旅行が業務上「直接必要かどうか」です。
以下のようなケースは、原則として業務とは関係ないと判断され、全額または一部が給与課税となります。

• 同業者団体が主催するが、実質は観光目的の旅行
• 旅行代理店などが企画した観光中心の団体旅行
• 観光渡航目的で海外へ行く形式の「名ばかり研修旅行」

研修と称していても、内容が観光中心であれば、福利厚生費ではなく課税対象となる給与扱いになる点にご注意ください。

社員旅行の仕訳・勘定科目

社員旅行にかかる費用は、要件を満たしていれば「福利厚生費」として処理するのが一般的です。

【仕訳例：社員旅行の代金を支払った場合】

費用に含まれるのは、宿泊費・交通費・食事代・レクリエーション費用などです。
外部の旅行会社を利用する場合は、請求書を保管し、内訳を明確にしましょう。
なお、家族分の費用など福利厚生に該当しない支出が含まれている場合は、その部分を給与や立替金として別途処理する必要があります。

社員旅行を経費処理する際の注意点

社員旅行を経費処理する際、強制的な参加を求めると給与とされ、課税対象になる場合があるため注意が必要です。
理想的なのは、旅行が自由参加であることを明確にしつつ、自然と多くの社員が参加したくなるような企画内容や雰囲気づくりです。
参加率が高く、かつ自主性が尊重されていれば、税務上の要件もクリアしやすくなります。

また、このような福利厚生制度を運用する場合、社員旅行の目的・実施方法・会社負担の範囲などを「就業規則」に明記するとよいでしょう。
パスポートの取得費用をどうするかなど、細かい部分を定めておけば、トラブルの防止にもつながります。
制度としての位置付けを明確にし、従業員への説明責任も果たせるよう準備するのが重要です。

▶ 就業規則を変更する際に知っておきたい注意点

まとめ

社員旅行は、従業員同士の親睦を深め、職場のコミュニケーションの活性化を図るうえで重要な施策です。
しかし経費として処理し、かつ非課税で福利厚生費に計上するためには、旅行の内容や実施方法が税務上の要件を満たしている必要があります。
観光が主目的の旅行や、金銭との選択制がある場合などは、福利厚生とは見なされません。

経費処理にあたっては、就業規則に制度内容を明記し、参加の自由を尊重しながらも自然と多くの社員が参加できるような工夫を施すのが重要です。
適切な会計処理と税務対応を行い、社員旅行の効果を最大限に引き出しつつ、企業としての法令遵守を実現しましょう。

参考サイト）
HIS｜社員旅行の費用を経費で落とす条件とは？計上できないパターンや具体例もご紹介
国税庁｜No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行
MoneyForward｜社員旅行を経費にする時の仕訳に使う勘定科目まとめ
弥生｜社員旅行の費用は経費にできる？経費にする条件や仕訳方法などを解説

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