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経理書類の保存方法・保管期間は？具体的な書類例と保存のコツ

公開日2025/06/21 更新日2025/06/20 ブックマーク数

社内のお金の流れを管理・記録する経理業務は、どの企業にも欠かすことのできない重要な仕事です。売上や給与の管理、今後の経営判断に必要な資料の作成など、さまざまな業務があります。

経理が作成する書類の多くは、法律により保管期間が定められています。しかし、日々増えていく書類を適切に管理し、保存することは、決して容易ではないかもしれません。

今回は、経理が作成する書類の概要や保存期間、おすすめの保存方法について詳しくご紹介します。経理書類の保管でお困りの方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次本記事の内容

経理が作成する資料
経理書類の保管義務
経理書類の代表的な保存方法
経理書類の種類とおすすめの保存方法
保管期間を把握し、適切に管理と保存を

経理が作成する資料

経理では、他部署や取引先からの要請を受けて請求書や領収書を作成するほか、経営判断に必要な決算資料など、お金にまつわるあらゆる書類を作成し、発行します。まずは、経理で業務を行う上で知っておきたい「証憑書類」と「帳票」、それぞれの用語についてみていきましょう。

証憑書類

証憑（しょうひょう）書類」とは、何らかの取引があったことを立証する書類のことです。あまり聞きなじみがないかもしれませんが、「証憑」は「事実を証明するよりどころ」という意味を持つ言葉です。

社外との取引だけではなく、給与の支払いなど、社内での取引も含まれます。証憑書類があることで、その契約・やり取りが口約束で行われたものではないと証明できます。正確性・真実性の高い重要な記録ですので、法律により保管義務が定められています。

では、どのようなものが証憑書類に当たるのでしょうか。今回は3つのカテゴリに分けて、具体例をご紹介します。

【売上・仕入れに関する書類】

・見積書：商品やサービス提供の概算を記載したもの
・発注書：何を・どれだけ注文したかを記載したもの
・納品書：相手方に対し、商品やサービスを納品したこと証明するもの
・請求書：商品やサービスの対価として金銭を請求するためのもの

【雇用・給与に関する書類】

・雇用契約書：雇用主（企業）から従業員へ渡される、雇用条件などが明示されたもの
・給与明細：給与の総支給額や控除額などが記載されたもの
・賃金台帳：給与の支払いに必要な情報がまとめられたもの
・出勤簿：従業員の勤務状況を記載が記載されたもの

【契約に関する書類・その他証憑】

・取引基本契約書：継続的な取引の契約条件などを記載した書類
・賃貸借契約書：土地・建物などの賃貸契約をする際の書類
・秘密保持契約書：業務で得た秘密や個人情報を第三者に開示・漏洩しないよう取り決めた書類
・預金通帳：口座にある金額や、預け入れ・引き出しによるお金の動きを示したもの