新規会員登録
  1. TOP
  2. ニュース
  3. 散らかったファイルを整理したい…共有フォルダの混乱をなくす一元管理と文書管理の基本

散らかったファイルを整理したい…共有フォルダの混乱をなくす一元管理と文書管理の基本

公開日2025/06/26 更新日2025/06/25 ブックマーク数
1

契約書

「あのファイル、どこにあったっけ？」「似たようなフォルダがいくつもあって分からない」─共有フォルダの混乱は、日々の業務効率を大きく低下させる原因のひとつです。ファイルがあちこちに散在していたり、保存ルールが曖昧だったりすると、必要な情報にすぐにアクセスできないだけでなく、重複・誤使用のリスクも生じます。本記事では、ファイル散在を防ぎ、バラバラな保存状況を整理して、すっきりと使いやすい文書管理を実現するための考え方と具体的な改善策をご紹介します。

目次本記事の内容

  1. 1 なぜファイルは散在してしまうのか？
  2. 2 共有フォルダの混乱がもたらす業務リスク
  3. 3 文書管理の基本は“整理・分類・ルール化”
  4. 4 一元管理で「どこに何があるか分かる」環境へ
  5. 5 運用ルールと文化づくりが“整理の定着”を支える
  6. 6 まとめ：ファイル散在をなくして、情報資産を“活かせる状態”へ

なぜファイルは散在してしまうのか？

ファイルの散在にはさまざまな要因がありますが、主な原因は以下のとおりです。

  • 部署や個人ごとに保存場所がバラバラ
  • 管理者が不在でルールが整備されていない
  • 一時的な対応（とりあえずデスクトップなど）が常態化している
  • 古いファイルがそのまま放置されている

こうした状態が積み重なることで、検索に時間がかかる・同じファイルが複数存在する・誤って古いファイルを使ってしまうといった非効率やミスの原因となります。

共有フォルダの混乱がもたらす業務リスク

続きはこちら


記事提供元



Fleekdriveは、契約書や請求書などの重要書類を安全かつ効率的に管理できる法人向けオンラインストレージです。
アクセス権限や操作ログ、ウイルスチェック、IPアドレス制限など多層的なセキュリティで、社内外のファイル共有と業務効率化を両立します。


総務のお役立ち資料をまとめて紹介

総務のお役立ち資料をまとめて紹介

総務の「業務のノウハウ」「課題解決のヒント」など業務に役立つ資料を集めました！
すべて無料でダウンロードできます。

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。

ニュースを読んでポイントGET！（公開日の翌日19時前限定で取得可能）
ログイン 新規会員登録

おすすめコンテンツ

人気記事ランキング

キャリア記事ランキング

キャリア記事一覧へ

新着動画

関連情報

マネジーポイントを貯めると各種ポイントと交換できたりカタログギフトとも交換可能です。また今なら初回特典として1,600ポイントをプレゼント！

マネジーの会員登録はこちら
人気のおすすめコンテンツ