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ドキュメント管理の基本と導入メリット｜失敗しないためのポイントを解説

公開日2025/07/03 更新日2025/07/02 ブックマーク数
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ドキュメント管理の基本と導入メリット｜失敗しないためのポイントを解説

「作成した書類が見つからないことが多い。実際のところ、ドキュメント管理はきちんとした方が良いの？」
「そもそもドキュメント管理とは何をすることなの？」

いざ必要な書類を取り出そうとしたとき、お目当ての書類が見つからなくて焦った思いをしたことがある方も多いのではないでしょうか。

日々の業務に追われていると、差し迫った時間制限がないドキュメント管理は、つい後回しにしてしまいがちです。
そもそもドキュメント管理と一言でいっても、一連の流れを正しく理解している方は少ないようにも感じます。

ドキュメント管理とは、以下4つの流れを適切に管理することを指します。

ドキュメント管理4つの流れ

そして、ドキュメント管理がずさんになると、以下のようなリスクが考えられるのです。

【ずさんなドキュメント管理によって引き起こされる3つのリスク】

  • ドキュメントを探すだけで時間がかかる
  • 盗難・紛失の原因を特定できない
  • 電子帳簿保存法を違反する可能性がある

業務がスムーズに進まないだけではなく、法律違反の恐れもあると聞けば、ドキュメント管理の重要性が分かってきたのではないでしょうか。

一方、ドキュメント管理を適切に行えば、業務効率を上げることはもちろん、コンプライアンス強化にもつながります。

ドキュメント管理は、地味な業務だと思われがちですが、かように重要な役割を担っているのです。

そこで本記事では、ドキュメント管理の基本から重要性まで正しく把握できるようになるため、以下について解説していきます。

この記事で分かること
◎ドキュメント管理の基本
◎ドキュメント管理が重要とされる理由
◎ドキュメント管理を適切に行うメリット
◎ずさんなドキュメント管理が招く3つのリスク
◎ドキュメント管理を行うポイント

この記事を読むことで、ドキュメント管理の重要性はもちろん、何から始めればよいのかまで詳しく理解できるようになるはずです。

ドキュメント管理について今一度、基本から知りたい方はぜひ最後まで読んでみてください。

目次本記事の内容

  1. 1. ドキュメント管理は「発生」「活用・閲覧」「保管・保存」「廃棄」の一連の流れを管理すること
  2. 2. ドキュメント管理が重要である理由3つ
  3. 3. ドキュメント管理を適切に行う2つのメリット
  4. 4. ドキュメント管理はすぐに取り組まないと危険！ずさんな管理が引き起こす3つのリスク
  5. 5. ドキュメント管理の基本的なやり方
  6. 6. ドキュメント管理を適切に行うための4つのポイント
  7. 7. ドキュメント管理をすぐに実践するのが難しい場合はツールの利用がおすすめ

1. ドキュメント管理は「発生」「活用・閲覧」「保管・保存」「廃棄」の一連の流れを管理すること

ドキュメント管理を一言でいうと「企業が事業活動を行う際に作成・発生する文書の管理」を指します。

事業活動を行う際には、さまざまな文書（ドキュメント）が必要になります。
業務上で身近な例でいえば、以下のようなものが挙げられるでしょう。

  • 発注書
  • 見積書
  • 請求書
  • 契約書
  • 履歴書
  • 帳簿関係の書類など

これらのドキュメントを、自社で作成、または取引先から送付された段階を「発生」とし、「活用・閲覧」「保管・保存」「廃棄」までの一連の流れを総合的に管理する業務がドキュメント管理です。

以下、流れごとの適切な状態を見てみましょう。

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