社外とファイル共有する際の注意点とは？安全な共有方法について

公開日2025/07/26 更新日2025/07/25 ブックマーク数

社外とファイル共有

社外とのファイル共有はビジネスにおいて頻繁に行う作業の一つです。ファイル共有の方法は複数あり、それぞれの方法にメリット・デメリットがあります。共有方法によっては情報漏洩やハッキングなどのリスクがあるため、正しい方法を理解しておくことが大切です。ここでは、社外とファイル共有する方法や注意点、安全な共有方法などについて解説します。

目次本記事の内容

1 社外とファイル共有する方法
2 グループウェアで共有する
3 社外とファイル共有する際の注意点
4 安全なファイル共有方法とは
5 社外とのファイル共有は適切な方法を選ぼう！

社外とファイル共有する方法

まずは、社外とファイル共有する主な方法と、それぞれの特徴を紹介します。

メールに添付する

ファイルを添付したメールを送信すると社外との共有が可能です。日常業務で使い慣れているメールソフトを使えば、ファイルを簡単に共有できます。ただし、送信先のメールアドレスや添付するファイルを誤ると情報漏洩になるため、送信時には内容の確認が必須です。また、添付できるデータ容量に制限があり、大容量のファイル共有には向いていません。

ファイル転送サービスを使う

ファイル転送サービスとは、サービス提供会社が管理するサーバー上にファイルをアップロードして共有できるサービスです。ファイルのアップロード時に発行されるURLを伝えることで、社外にファイルを共有できます。比較的大容量のファイルに対応している点がファイル転送サービスのメリットです。ただし、セキュリティリスクや、ダウンロード期間が限られるなどのデメリットがあります。

USBメモリなどを渡す

USBメモリや外付けハードディスクなど、物理的な記録媒体にデータを保存して渡すことも、社外にファイルを共有する方法の一つです。操作方法の簡単さやコストの低さがUSBメモリなどを渡す方法のメリットとして挙げられます。一方、郵送などで送るための手間と時間がかかることや、紛失してしまった場合に情報漏洩につながることなどがデメリットです。また、USBメモリなどを通じてコンピュータウイルスに感染するリスクもあります。