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発注書は電子化できる！電子帳簿保存法の要件やメリットを解説

公開日2025/07/17 更新日2025/07/31 ブックマーク数

この記事を読んでわかること

発注書の電子化は「電子帳簿保存法」に則って行う必要がある
印刷した紙での保存はできない
電子化の方法は「電子データ保存」「スキャン保存」「電子契約システム」の3つ
電子化するとコスト削減や業務効率化、テレワークでの対応が可能に
電子化では、セキュリティ対策や取引先との事前調整の整備が重要

発注書は電子化して管理できます。
ただし法的に有効な発注書として扱うには、電子帳簿保存法の要件に則った、適切な保管が必要です。

発注書を電子化できれば、業務効率化やコスト削減にもつながります。
テレワーク環境でも円滑な業務遂行ができるので、多様な働き方にも対応可能です。

今回は発注書電子化の基本知識から方法、メリットとデメリットをまとめました。
導入時に注意してほしいポイントも、あわせて解説します。

目次本記事の内容

発注書を電子化するには
発注書を電子化する3つの方法
発注書を電子化するメリット
発注書を電子化する際の注意点
まとめ

発注書を電子化するには

発注書の電子化には、関連法令の理解が重要です。
要件を満たし、適切に管理することで、電子化された発注書は、法的に有効な書類となります。

まずは発注書の電子化の、法的な扱いを見ていきましょう。

電子化した発注書に法的効力を持たせるポイント

電子化した発注書も、紙の発注書と同様に法的効力を持たせることができます。
そのためには、電子文書の作成者や内容の非改ざん性を証明することが特に重要となります。

例えば電子署名法3条では、「（電子文書に）本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と定められており、適法な電子署名が文書の作成者を証明する証拠となることを示しています。

さらに、発注書の電子化においては、税法上の要請として電子帳簿保存法の定める要件を満たした保存を行う必要があります。
同法は保存したデータの真実性（改ざん防止など）および可視性（検索性の確保など）を確保するための措置を求めており、具体的には、「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」「見読可能装置の備付け等」「検索機能の確保」の3つに加え、以下のいずれかを行うことが定められています。

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記事提供元

株式会社LegalOnTechnologiesは、「法とテクノロジーの力で、安心して前進できる社会を創る。」をパーパスに掲げ、2017年に森・濱田松本法律事務所出身の弁護士2名によって創業されました。
法務知見と生成AIなどの最新のテクノロジーを組み合わせた企業法務の質の向上と効率化を実現するソフトウェアを開発・提供するグローバルカンパニーです。法務業務を全方位でカバーするAI法務プラットフォーム「LegalOn」を展開しています。

また米国にも拠点を置きグローバル向けのAI契約レビューサービス「LegalOnGlobal」を提供しています。
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