【総務必見】社内規程の作り方｜種類・手順・サンプルでわかる実務ポイント

社内規程は、単なるルール作りではなく、会社の秩序と信頼を守るための“土台”です。
明確な基準があれば、トラブル防止や業務効率化、法令遵守の徹底につながります。

本記事では、実務で役立つ「社内規程の作り方」を5ステップで解説し、すぐ使えるサンプルも紹介します。
まずは自社のルール整備の第一歩を踏み出しましょう。

そもそも社内規程とは？その役割と、ないと困る理由

社内規程とは、企業内での行動や業務の進め方を定めた公式なルール集です。
就業規則のような必須規程だけでなく、経費精算やテレワーク、ハラスメント防止など、多様な分野に及びます。
もし社内規程がなければ、判断が人によってバラついたり、トラブル発生時の対応が後手に回ったりと、業務や人間関係に深刻な影響を及ぼしかねません。
規程は「面倒な書類」ではなく、組織の秩序と信頼を守るためのインフラといえます。

社内規程の3つの重要な役割

1. トラブル防止につながる（判断基準の明確化）
   規程によって、判断基準や対応方法をあらかじめ明確にすることで、社員間や部署間での認識のズレを防ぎます。例えば、経費精算の範囲や上限額を明文化すれば、「これは経費になるのか？」という無用な議論を減らせます。
2. 業務効率化が図れる（ルールの統一）
   誰が見ても同じ手順で業務を進められるようになれば、教育コストや確認作業が減少します。属人化を防ぎ、担当者の交代や業務引き継ぎもスムーズになるでしょう。
3. 法令遵守を徹底できる（コンプライアンスの担保）
   労働基準法や個人情報保護法など、関連法令に沿った規程は、企業の法的リスクを低減します。定められたルールを守ることで、社員だけでなく取引先や社会からの信頼も得られます。

規程がないことで発生する具体的な問題例

• 経費精算で毎回判断がブレる
  部署や上司によって承認基準が異なり、不公平感や不満が蓄積される可能性があります。
• リモートワークでの勤怠管理が曖昧になる
  出退勤の記録方法が統一されず、労働時間の把握や残業代計算に支障が出ることも。
• ハラスメント対応が不明確になる
  被害申告があっても対応手順や処分基準がなく、二次被害や訴訟リスクが高まる可能性があります。

このような事態は、規程を整備していれば未然に防げたケースが多いので、社内規程はしっかり定めておきましょう。

対象者別に見る主な社内規程の種類一覧

自社の業務形態や規模に合わせ、必要な規程を取捨選択して整備していきましょう。

【5ステップで進める】社内規程の具体的な作り方

社内規程は、作成して終わりではなく、組織全体に浸透し、実際に運用されることが重要です。
ここでは、実務担当者が迷わず進められるよう、5つのステップに分けて具体的な作成プロセスを解説します。

ステップ①：現状のルール・課題の棚卸し

まずは、すでに存在する規程や「暗黙の了解」となっているルールをすべて洗い出します。
現場担当者や管理職へのヒアリングでは、以下の質問が有効です。

• 現状、ルール化されているが守られていないことは？
• 判断に迷ったり、人によって対応が異なる事例は？
• 近年発生したトラブルやクレームの原因は？

このように、業務棚卸しシートを使って、規程化が必要なテーマを網羅的に洗い出していきましょう。

ステップ②：関連法令とガイドラインの確認

規程は、必ず関連法令や行政ガイドラインに適合させる必要があります。
例えば、労働基準法、個人情報保護法、男女雇用機会均等法などが代表例です。

• 労働基準法：就業時間、休憩、休日、割増賃金など
• 個人情報保護法：従業員データの管理・利用ルール
• 厚生労働省モデル規程：ハラスメント防止指針、テレワークガイドラインなど

行政機関が公開しているモデル規程やひな形は、法令対応の参考になります。

ステップ③：規程案の作成

規程は、基本構成を押さえて作成すると抜け漏れを防げます。

一般的な構成

1. 総則（目的・適用範囲）
2. 用語の定義
3. 具体的なルール（対象、条件、手続き）
4. 違反時の措置
5. 改廃手続き
6. 附則（施行日、経過措置など）

サンプル：テレワーク規程（抜粋）

このように実際の条文を提示すると、作成のハードルが下がります。

ステップ④：関係部署との調整とフィードバック反映

規程案ができたら、人事、総務、法務などの関係部署や、現場の管理職へ回覧し、実務上の課題や改善点を洗い出します。
特に、運用負荷や現場の実情を反映させることが重要です。

ポイント：修正依頼や意見は書面で残し、改定履歴を明確にしましょう。

ステップ⑤：取締役会等での承認と、効果的な社内周知

最終案は、必要に応じ取締役会や経営会議で承認を得ます。
承認後は以下の方法で周知を徹底します。

• 社内ポータルやイントラへの掲載
• 説明会や研修の実施
• ポイントをまとめた「簡易版資料」の配布

作ったけれど誰も読んでいない状態を避けるため、理解促進の仕組みづくりが欠かせません。

規程を“絵に描いた餅”にしないための「運用・定着」のコツ

どんなに完成度の高い社内規程でも、現場に浸透せず、運用されなければ意味がありません。
規程を生かすためには、制定後の周知・相談体制・改定管理の3つを確実に実行することが重要です。

周知徹底のための研修・説明会の開き方

規程を文書で配るだけでは、理解や遵守につながりにくいものです。
説明会や研修を通じて、「なぜ必要か」「どう適用されるか」を具体的に伝えましょう。

実施タイミング

• 新規制定・改定直後
• 新入社員研修
• 年度初めや法改正対応時

内容構成例

• 規程制定の背景と目的
• 実務に直結するポイント（例：申請期限、手順）
• 違反時の影響や対応例

工夫の例

• クイズや事例紹介で理解を深める
• Q&A形式で疑問を解消する

説明後は資料をイントラネット等に掲載し、いつでも参照できる状態にしておきましょう。

規程に関する質問を受け付ける「相談窓口」の設置

新しい規程や改定内容は、現場で疑問や解釈のズレが発生しやすいものです。
早期に解消するため、相談窓口を明確にしておきましょう。

設置方法の例

• 総務・人事部の専用メールアドレス
• 社内チャットの質問専用チャンネル
• 月1回のオープン相談日

対応のポイント

• 回答は必ず文書化して残す
• 繰り返し出る質問はFAQ化して全社共有

こうした仕組みづくりによって、誤解によるトラブルや自己流運用を防ぐことができます。

法改正や実態に合わせて定期的に見直す「改定管理」の仕組み

規程は、一度作って終わりではなく、常に最新の法令や業務実態に沿うよう更新が必要です。

見直しサイクル

• 年1回の定期点検
• 関連法令改正や組織改編時の随時改定

改定フロー例

• 見直し対象の特定
• 改定案の作成
• 関係部署との調整
• 承認・周知

管理の工夫

• 改定履歴を末尾に明記
• 最新版と旧版を区別して保管

継続的な改定管理は、規程の信頼性と実効性を保つための必須プロセスです。

【付録】社内規程の作成・見直しで使えるチェックリスト

社内規程の整備は一度きりではなく、作成前・作成中・作成後の各段階で確認すべきポイントがあります。
以下のチェックリストを活用すれば、抜け漏れを防ぎ、実務の品質とスピードを向上させられます。

【作成前】のチェックリスト（目的設定、担当者選定など）

【作成中】のチェックリスト（必須記載事項、表現の明確さなど）

【作成後】のチェックリスト（承認プロセス、周知方法、保管場所など）

このチェックリストは、規程の新規作成だけでなく改定時にもそのまま使えます。
ブックマークして、必要なタイミングで活用してみてください。

社内規程の作成に関するよくある質問（FAQ）

社内規程を整備・改定する際、多くの担当者が抱く疑問をまとめました。
ここで解決できれば、スムーズに作成プロセスを進められるでしょう。

Q. 規程の作成は、どの部署が担当するのが一般的ですか？

A. 多くの企業では総務部や人事部が中心となって作成します。
ただし、規程の内容によっては担当部署が異なることもあります。
例えば、情報セキュリティ規程は情報システム部、経費精算規程は経理部が主導する場合があります。
ポイントは、最終的には関係部署が連携して内容を確認し、承認プロセスを経ることです。

Q. 弁護士や社労士にリーガルチェックを依頼すべきですか？

A. 法律に関わる規程（就業規則、ハラスメント防止規程、労働時間管理に関する規程など）は、専門家へのリーガルチェックを推奨します。

• 弁護士：労働契約や会社法に関わる内容の確認に適しています。
• 社会保険労務士（社労士）：労働基準法や社会保険関連の規程に強みがあります。
  社内で作成後、専門家に確認してもらうことで、法令違反や曖昧表現によるトラブルを未然に防げます。

Q. 就業規則と他の規程の関係はどうなりますか？

A. 就業規則は、労働条件や服務規律など、全従業員に共通する基本的なルールを定めた「上位規程」です。
その他の社内規程（経費精算規程、テレワーク規程など）は、就業規則の内容を補足・具体化する下位規程にあたります。
下位規程の内容が就業規則と矛盾すると無効になる可能性があるため、作成時は必ず就業規則との整合性を確認しましょう。

まとめ

社内規程は、一度作って終わりの書類ではなく、会社の成長や社会環境の変化に合わせて進化させていく「生きたルールブック」です。
作成・承認・周知といった整備プロセスだけでなく、運用や定期的な見直しまでを含めて一連のサイクルとして回すことで、組織の秩序と信頼性を長期的に保つことができます。

明確なルールがあれば、トラブル防止や業務効率化、法令遵守の実現が容易になり、社員が安心して働ける環境づくりにもつながります。
本記事で紹介した手順やチェックリストを参考に、まずは自社の規程を棚卸しし、必要なルールを整備してみましょう。

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