【無料DL可】解雇予告通知書テンプレート｜正しい書き方と法的リスクを抑えるポイントを解説

解雇予告通知書は、労働基準法第20条に基づき、解雇予告を「書面」で行う際に交付される文書です。
労働基準法では、使用者は労働者を解雇する場合、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金（解雇予告手当）を支払うことが義務付けられています。
法律上、予告は口頭でも可能ですが、証拠を残し労使トラブルを防ぐため、実務では書面による通知（解雇予告通知書）の交付が推奨されます。

本記事では、従業員の解雇に関する基本知識から解雇予告通知書の正しい書き方、交付方法、さらに実務で利用できる無料テンプレートの紹介まで、人事労務担当者が知っておくべき重要な情報を解説します。

[ 目次 ]

【無料DL可】用途別注意書テンプレート一覧

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テンプレート概要

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• 作成者：湯瀬 晶子（社会保険労務士）

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• 作成者：西方 克巳（社会保険労務士）

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解雇予告通知書とは？基本知識と法的根拠

この章では、解雇予告通知書の定義や他の解雇関連書類との違い、予告が必要なケース・不要なケースについて整理します。

解雇予告通知書と解雇通知書の違い

解雇予告通知書とは、労働基準法第20条に基づき、従業員を解雇する際に30日前に予告するために交付する書面です。
労働基準法第20条第1項では、「使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少なくとも30日前にその予告をしなければならない」と規定されています。
この予告義務を果たすための書面が解雇予告通知書です。

これに対して、解雇通知書は予告せずに当日以降に解雇する場合の通知書を指します。
具体的な予告不要のケースについては、次の章で詳しく解説します。

解雇予告が必要な場合・不要な場合

原則として、すべての労働者の解雇には30日前の予告が必要です。
正社員だけでなく、パート・アルバイトも含まれます。

ただし、以下の場合は解雇予告が不要となります。

解雇予告通知書の正しい書き方

解雇予告通知書を作成する際は、法的要件を満たすとともに、後のトラブルを防ぐための記載内容に注意する必要があります。

必須記載項目チェックリスト

解雇予告通知書には法定の書式はありませんが、有効な解雇予告とするために必要な項目があります。

基本情報

解雇に関する事項

解雇理由の適切な記載方法

解雇理由の記載は法的義務ではありませんが、トラブル防止の観点から記載することが推奨されます。
記載する場合は、客観的事実に基づき、具体的かつ正確に記載してください。

普通解雇の場合：就業規則の該当条項を明示し、具体的な事実関係を記載
懲戒解雇の場合：懲戒事由に該当する具体的な行為と就業規則の該当条項を記載
整理解雇の場合：経営上の理由による人員削減であることを明記

記載時の注意点とNG例

法的に有効な通知とするためには、表現や記載方法にも注意が必要です。

一方で、以下のような記載は無効と判断される可能性があります。

解雇予告通知書の正しい交付・送付方法

解雇予告通知書は、適切な方法で従業員に交付・送付することで法的効力が確実となり、後のトラブル防止にもつながります。

手渡しの場合の手続き

手渡しの場合はあらかじめ解雇予告通知書のコピーを準備し、従業員から受領証に署名または押印をもらいます。

交付の際には、人事担当者だけでなく直属の上司など複数名が立ち会うと、より信頼性の高い記録となります。
さらに、交付の場で面談を行った場合は、実施日時・場所・出席者・従業員の反応などを詳細に記録し、面談記録として残しておくことが望ましいでしょう。

郵送（内容証明郵便）の場合

従業員が出勤していない場合は、内容証明郵便による送付が有効です。
この場合は、配達証明も併せて申し込むことで、発送日と到達日を正確に証明できます。
送付先の住所は、従業員の現住所を正確に確認したうえで指定し、確実に本人に届くよう配慮する必要があります。
なお、解雇予告日は通知が到達した日となるため、実際に郵便が届いた日を確認し、解雇日まで30日以上の期間が確保されているかを慎重に計算しなければなりません。

雇用形態別の解雇手続きの注意点

解雇手続きは、従業員の雇用形態によって異なる配慮が必要です。

正社員の解雇

正社員の解雇は慎重な対応が求められます。
解雇権濫用法理により厳格な制限があり、客観的に合理的な理由、社会通念上の相当性、就業規則への明記、適正な手続きが必要です。
また、段階的な指導と改善機会の提供も重要で、特に能力不足や勤務態度を理由とする場合は、事前の注意指導と改善計画の実施が求められます。

パート・アルバイトの解雇

パート・アルバイトにも労働基準法の解雇予告義務は正社員と同様に適用されます。
期間の定めがある場合は原則として契約期間中の解雇はできませんが、期間の定めがない場合は正社員と同様の手続きが必要です。

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FAQ｜解雇予告通知書についてのよくある質問

解雇予告通知書に関して寄せられる主な質問にお答えします。

Q: 解雇予告手当はどのように計算しますか？

解雇予告手当は、以下の計算方法で算出します。

また、平均賃金は解雇予告を行った日以前3か月間に支払われた賃金の総額を、その期間の総日数で除して算出します。

※ただし、パートやアルバイトで労働日数が少ない場合は、最低保証額（過去３か月間の賃金の合計÷過去３か月間の労働日数 ×0.6）と比較して、高い額を適用します。

Q: 解雇予告期間を短縮することは可能ですか？

労働基準法第20条第2項により、解雇予告手当を支払うことで予告期間を短縮することが可能です。
平均賃金1日分を支払うごとに、予告期間を1日短縮できます。

Q: 解雇理由を記載しなくても法的に問題ありませんか？

解雇予告通知書への解雇理由の記載は法律上の義務ではありません。
ただし、実務上は理由を記載することが推奨されます。
理由を記載しない場合、従業員から解雇理由証明書の請求が行われる可能性が高くなります。

Q: 電子メールによる解雇予告は有効ですか？

電子メールによる解雇予告も法的には有効と考えられますが、到達の確実性や証拠保全の面で課題があります。
実務的には、書面による交付または内容証明郵便の使用が推奨されます。

まとめ

解雇予告通知書の作成と交付は、企業が法的リスクを回避し、円滑な労使関係を維持するために欠かせない重要なプロセスです。
特に、労働基準法第20条に定められた「30日前の解雇予告義務」は強行規定であり、これを怠れば企業は罰則の対象となるおそれがあります。
そのため、まずは法的義務を確実に履行する姿勢が求められます。
また、解雇をめぐる対応には法的な判断を伴うことが多く、複雑なケースでは社会保険労務士や弁護士などの専門家と連携しながら進めることが望ましいでしょう。
こうした適切な手続きを積み重ねることで、不必要なトラブルを防ぎ、企業の健全な発展につなげていくことができます。

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