請求漏れの原因と正しい対処法｜お詫びメール文例・再発防止策

請求漏れは、取引先との信頼や入金管理に影響する重大なミスであり、請求書の送付忘れや入力ミスなど、日々の業務の中でも起こりやすいトラブルの一つです。

本記事では、請求漏れの原因と正しいお詫び対応、再発防止のポイントを実務担当者向けに解説します。

請求書には収入印紙は不要

「請求漏れ」とは、本来発行すべき請求書を送付していなかったり、金額や対象期間を誤って請求していなかったりする状態を指します。
請求漏れが発生すると、入金遅延や売上計上のズレが生じ、キャッシュフローや取引先との信頼関係に悪影響を与えかねません。

特に、月末・期末の繁忙期や担当者変更のタイミングは、注意が必要です。

請求書の送付ミス・入力ミスが起こる原因

請求漏れの多くは、「請求書を作成したつもり」「送信ボタンを押し忘れた」といったヒューマンエラーに起因します。
また、Excelなどでの手作業入力では、金額・日付・顧客名の転記ミスや入力忘れが起こりやすく、担当者が複数いる場合は二重・未対応の混在も発生しがちです。

特にメール添付や郵送での送付を並行している場合、どこまで対応したかを可視化できていないケースが多く見られます。

管理部門でありがちなヒューマンエラーとシステム的課題

管理部門では、請求書の作成・承認・送付といった工程が分業化されているため、確認フローの抜けが発生しやすくなります。
また、社内システムや会計ソフトと販売管理システムが連携していないと、受注情報や納品データの反映漏れが請求漏れの原因になるケースも多いです。

一方、担当者ごとに作業方法やチェック基準が異なると、属人化によってミスが再発しやすくなる点も見逃せません。

請求漏れと誤請求の違いとは？

「請求漏れ」は、請求すべき金額を請求していない状態を指すのに対し、「誤請求」は金額や内容を誤って請求してしまうケースをいいます。
いずれも取引先との信頼を損ねるリスクがあり、対応を誤るとトラブルに発展するおそれがあります。

請求漏れが発覚したときに取るべき対応ステップ

請求漏れが発覚した際は、慌てて取引先に連絡する前に、まず社内で状況を正確に把握することが重要です。
一連の流れを整理したうえで、適切な手順で謝罪と再請求を行えば、信頼を維持したまま問題を収束させることができます。

社内確認でやるべきこと

最初に行うべきは「事実確認」と「社内報告」です。
請求書の発行履歴・送付状況・入金データを照合し、漏れの発生原因を特定します。

特に以下の3点を確認しておきましょう。

• どの取引先・案件で請求漏れが発生したか
• 請求対象金額・期間・納品実績の有無
• 社内承認の状態はどうなっているか（上長・経理・営業など）

また、関係部署（営業・経理・経営企画など）への報告を早期に行うことで、社内対応の方針を共有できます。
請求書を再発行する際は、日付・金額が正しいかも再度チェックしましょう。

取引先への連絡タイミングと方法（電話・メール）

社内での確認が終わったら、できるだけ早く取引先に連絡します。
信頼関係を維持するためには、「発覚後すぐの誠実な説明」が何より大切です。
まずは電話で直接お詫びし、事情を簡潔に伝えたうえで、改めてメールで正式な請求書を送付するのが望ましい対応です。

連絡の際は、以下の点を意識しましょう。

• 謝罪とともに原因と再発防止策を簡潔に伝える
• 支払期日や振込方法を明確に伝える
• 相手の都合を尊重し、トーンを柔らかくする

感情的な言い訳や責任転嫁は禁物です。冷静かつ誠実な姿勢が信頼回復につながります。

信頼関係を損ねないお詫び対応のコツ

請求漏れのお詫び対応では、「スピード」「誠実さ」「再発防止」の3点がポイントです。
早期対応で相手の不安を軽減し、謝罪の言葉だけでなく「今後はこのように改善します」という具体策を添えることで、信頼回復の印象が強まります。

請求漏れに対するお詫びメールの書き方と文例

請求漏れが発覚した場合、まず取引先に誠実なお詫びメールを送ることが重要です。
単に「申し訳ありません」と伝えるだけでなく、原因説明・再発防止策・支払い依頼までを明確にすることで、相手の不安や不信感を最小限に抑えられます。

基本構成と記載すべき内容

請求漏れのお詫びメールには、以下の5つの要素を含めると伝わりやすくなります。

• 謝罪の表明：「弊社の不手際により請求が漏れておりました」など明確に謝罪
• 原因・再発防止策の簡潔な説明
• 今後の対応・支払い依頼：請求書添付や支払期日の提示

文面全体は丁寧・簡潔・前向きなトーンを意識すると良いでしょう。

ケース別：請求遅延・未請求・金額ミスの文例3選

① 請求遅延の場合
「弊社の確認不足により、〇月分のご請求書の送付が遅れておりました。誠に申し訳ございません。
別添の請求書をご確認のうえ、ご対応を賜りますようお願い申し上げます。
今後は社内確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。」

② 未請求（完全な漏れ）の場合
「弊社の手続き上の不備により、〇月分のご請求が漏れておりました。心よりお詫び申し上げます。
別添の請求書をご確認いただき、〇月〇日までにご入金をお願いできましたら幸いです。
今後は請求管理体制の見直しを行い、再発防止に努めます。」

③ 金額ミス・誤請求の場合
「このたびのご請求書に金額の誤りがございました。大変申し訳ございません。
正しい金額を記載した請求書を再送いたしますので、ご確認をお願いいたします。」

謝罪とあわせて「支払い依頼」を丁寧に伝えるには

お詫びの文面のなかで「支払いをお願いする」ことにためらいを感じる担当者も多いですが、依頼を曖昧にすると入金遅延につながるため注意が必要です。
「お手数をおかけいたしますが」「ご確認のうえご対応をお願いいたします」といった柔らかい表現を使うことで、角の立たない伝え方ができます。
また、入金期日や支払方法を明記しておくと、相手もスムーズに対応しやすくなります。
メール送信後は電話でフォローを入れると、より誠意が伝わるでしょう。

請求漏れを電話や口頭でお詫びする場合のポイントとNG例

請求漏れが発覚した際、メールだけでなく電話や対面で直接お詫びを伝えることが望ましいケースもあります。
ここでは、電話・対面での謝罪時に押さえておくべきポイントと、避けるべき対応例を整理します。

対面・電話での謝罪時に伝えるべき内容

電話や口頭での謝罪では、結論から伝えることが基本です。
まずは「請求漏れが発生した事実」と「お詫びの気持ち」を明確に伝え、加えて原因と今後の対応策を簡潔に説明します。
次の流れを意識すると、誠意が伝わりやすくなります。

【謝罪】
「このたびは弊社の不手際により、〇月分の請求が漏れておりました。誠に申し訳ございません。」

【事実説明】
「社内で確認したところ、請求データの反映漏れが原因でした。」

【今後の対応】
「すでに再発防止のためのチェック体制を強化しております。」

【支払い案内】
「改めて請求書をお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。」

謝罪の場では、言い訳や原因追及よりも「相手にどう対応するか」を重視しましょう。
また、声のトーンや話す速度にも注意が必要です。焦りや弁解が伝わると、誠実さが損なわれてしまいます。

請求漏れ・誤請求の再発防止に向けた対策とは？

請求漏れや誤請求は、一度発生すると信頼回復に時間がかかります。
そのため「お詫び」で終わらせず、再発防止の仕組みづくりを行うことが重要です。
ここでは、管理部門で実践できる3つの改善アプローチを紹介します。

チェック体制を見直し、ダブルチェックを徹底する

まずは、請求書作成から送付までの流れを洗い出し、「どの段階でミスが起きやすいか」を可視化しましょう。
作業が属人化している場合、担当者が確認を怠ることで請求漏れが発生しやすくなります。
これを防ぐには、ダブルチェック体制を導入し、請求データの整合性を複数人で確認することが効果的です。

たとえば、以下のような仕組み化が有効です。

• 請求書作成者 → 承認者 → 送付者 の3段階フローを明確化する
• チェックリスト形式で確認項目を共有する
• 期末前に「未請求リスト」を自動出力して確認する

責任の所在を明確にし、記録を残すことでミスの再発を防げます。

請求業務をマニュアル化する

担当者によって作業手順が異なると、ミスの温床になります。
請求処理のルール（請求締日・承認フロー・送付方法など）を文書化・マニュアル化して共有することで、誰が担当しても一定品質で対応できるようになります。

マニュアルには、以下のような項目を盛り込むとよいでしょう。

• 請求書発行から送付までの具体的手順
• チェック項目一覧（取引先名・金額・期日・振込先など）
• 請求漏れ・誤請求が起きた際の対応フロー

新人教育にも活用でき、部門全体の業務効率化にもつながります。

請求ミスを減らすツール・システムの活用例

近年は、請求漏れ防止を支援するクラウドサービスや会計ソフトが多数登場しています。
これらを活用することで、手作業によるミスを大幅に減らすことができます。

代表的な機能例としては、以下のようなものがあります。

• 自動請求スケジュール管理（請求漏れ防止の自動リマインド）
• 取引データとの連携チェック（販売・契約情報と照合）
• 送付履歴の可視化（メール送付やステータス管理）

請求管理システムを導入すれば、請求処理の進捗をリアルタイムで確認でき、担当者間の引き継ぎもスムーズになります。
中小企業でも導入しやすい低コストのクラウド型ツールも多く、費用対効果は高いといえます。

まとめ

請求漏れは、どの企業・担当者にも起こりうるミスですが、対応の仕方次第で信頼を守ることができます。
発覚時には、まず社内で事実確認を行い、取引先へは誠実かつ迅速にお詫びを伝えることが大切です。

また、謝罪の際には原因や再発防止策も併せて伝えることで、信頼関係を維持しやすくなります。
再発を防ぐためには、チェック体制やマニュアルの整備、請求管理ツールの活用など、仕組み面での改善が不可欠です。

まずは、自社の請求フローを見直し、「ミスを防ぐ仕組みづくり」から始めてみましょう。

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