支払依頼書にはどのような項目を記載する必要がありますか？

支払依頼書には、宛先（会社名）、発行日、依頼部署・担当者名、支払先情報、支払金額、支払希望日、支払内容（勘定科目・摘要）、承認印欄の8項目を必ず記載します。これらを正確に記入することで、経理による確認や承認がスムーズになり、差し戻しを防ぐことができます。

支払依頼書と請求書の内容が一致していないとどうなりますか？

支払依頼書と請求書の内容（日付・金額・支払先情報など）が一致していない場合、経理処理が止まり支払遅延の原因になります。不一致は監査でも指摘対象となるため、提出前に必ず日付・金額・支払先を突合し、完全一致を確認することが重要です。

支払依頼書に承認印が必要なのはなぜですか？

承認印は、社内の決裁規程に基づいて正当な承認を得たことを証明するために必要です。電子承認や電子印鑑でも問題ありませんが、「誰がいつ承認したか」の記録を残すことが重要です。これにより不正支払防止や監査対応が適正に行えます。

支払依頼書はどのくらいの期間保存する必要がありますか？

支払依頼書は会計帳簿の根拠資料に該当するため、原則として7年間の保存が義務付けられています。電子化している場合も、タイムスタンプや改ざん防止措置を講じたうえで同等期間保存が必要です。監査対応や税務調査の際に備え、証憑と紐づけて保管しましょう。

支払依頼書を電子化するとどんなメリットがありますか？

ワークフローシステムで電子化すれば、申請・承認の可視化、ペーパーレス化、リモート承認、会計システムとの連携による自動仕訳などが可能になります。属人化を防ぎ、承認スピードや内部統制の強化につながるため、長期的には大幅な業務効率化を実現できます。

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支払依頼書の書き方完全ガイド｜経理への依頼〜承認・処理までミスなくスムーズに

公開日2025/11/04 更新日2025/10/31 ブックマーク数

「この支払依頼書、不備だらけです！」──経理から差し戻された経験はありませんか。

支払依頼書は一見シンプルな書類ですが、記載漏れや添付ミスがあると、支払処理の遅延や二重払いといった重大なリスクにつながります。依頼部門にとっては「早く処理してほしい」のに、経理部門からは「内容が不十分で確認できない」と指摘される…そんなすれ違いは、多くの会社で起きています。

この記事では支払依頼書の正しい書き方から経理によるチェックポイント、業務を効率化する仕組みまでを徹底解説します。依頼する側・受ける側の両方に役立つ実務ガイドとして、ぜひ明日からの業務改善に役立ててください。

[ 目次 ]

なぜ「たかが支払依頼書」では済まされないのか？

一枚の支払依頼書は、単なる事務処理の書類に見えるかもしれません。

しかし、その一枚が正しく作られていなければ、取引先との関係悪化や不正のリスク、さらには会社の信用低下につながる可能性があります。

ここでは、支払依頼書が果たす役割と、不備が引き起こす経営上のリスクを整理し、内部統制や監査の観点からも重要性を確認していきましょう。

支払依頼書の役割（すべての支払業務の起点）

支払依頼書は、経理が支払処理を行う際のスタート地点となる書類です。ここに記載された情報をもとに、経理は証憑との突合や仕訳処理、承認確認を行います。
もし依頼書が不備のまま処理されれば、その後の会計記録や資金繰りに誤りが生じかねません。
つまり、支払依頼書は単なる申請書ではなく、「会社のお金が動く最初の指示書」であり、全ての支払業務の土台となる存在なのです。

不備が引き起こす3つの経営リスク

信用リスク

支払依頼書の記載漏れや添付ミスにより、支払処理が遅れると、取引先からの信用を損なう恐れがあります。
特に月末や繁忙期に支払遅延が発生すると、取引継続に影響する可能性もあります。

財務リスク

二重払い、金額誤り、支払先情報の間違いなどは、直接的な金銭的損失につながります。
修正や返金対応には大きな手間がかかり、経理部門・依頼部門の双方に負担を生じます。

内部統制リスク

承認経路の不備や証憑の欠落は、不正な支払いの温床となります。
監査でも必ずチェックされるポイントであり、内部統制の不備として指摘を受けるリスクがあります。

内部統制・監査における支払依頼書の重要性

支払依頼書は、内部統制の観点からも極めて重要です。適切に作成・保存されていれば、監査の際に「この支払は正当なプロセスを経て承認され、証憑に基づいて処理された」ことを証明できます。
逆に言えば、依頼書が不備だらけの会社は「統制が効いていない」と評価され、改善勧告を受けるリスクが高まります。

正しい支払依頼書の運用は、単に経理担当者の作業効率を高めるだけでなく、会社全体のガバナンスと信頼性を守るために欠かせないのです。

【依頼する側向け】不備なく・スピーディーに承認される支払依頼書の書き方

ここでは、依頼部門の担当者が押さえるべき「正しい書き方」のポイントを整理します。
必須項目の抜け漏れを防ぎ、証憑との突合もスムーズに行えるようになれば、承認から支払までの流れは一気にスピードアップします。

支払依頼書に必ず記載すべき8つの必須項目

支払依頼書に記載漏れがあると、経理側で差し戻しとなり、支払が遅れる原因になります。以下の8項目は必ず押さえておきましょう。

宛先（会社名）：自社名を正式名称で記載します。略称や旧社名はNGです。
発行日：依頼書を提出した日付を明記します。後の監査や照合の基準になります。
依頼部署・担当者名：どの部署が依頼したのかを明確にし、責任を持たせます。
支払先情報：支払先の正式名称・銀行名・支店名・口座番号を正確に記入します。
支払金額：税込・税抜を区別して記載。端数処理にも注意が必要です。
支払希望日：取引先との約束日や社内規定に基づき、実際の支払予定日を記載します。
支払内容（勘定科目・摘要）：どの費用に該当するかを示し、摘要欄で内容を補足します。
承認印欄：上長や決裁権限者の承認を得るための欄。電子承認の場合はシステム上で代替できます。

証憑（請求書・契約書）の正しい添付方法

支払依頼書には、必ず請求書や契約書といった証憑を添付する必要があります。重要なのは「依頼書と証憑の内容が完全に一致していること」です。

日付：請求書の日付と支払依頼書の発行日が矛盾していないか。
金額：税込・税抜、端数処理の有無などが一致しているか。
支払先：会社名・口座情報が一致しているか。

証憑の不一致は、支払処理のストップや監査指摘の原因となります。
経理に提出する前に、必ず内容を突合しましょう。

【記入例】これを見れば完璧！支払依頼書の書き方サンプル

以下は、支払依頼書のサンプルフォーマットです。各項目にどのように記載すればよいか、一目で分かるように整理しました。

宛先

記入例：株式会社〇〇
注意点：自社の正式名称を記載する。

発行日

記入例：2025年4月10日
注意点：提出日を明記する。

依頼部署・担当者

記入例：営業部／山田太郎
注意点：部署と担当者をフルネームで記載する。

支払先情報

記入例：株式会社△△ 銀行〇〇支店普通1234567
注意点：口座番号の記載ミスに注意。

支払金額

記入例：550,000円（税込）
注意点：税込／税抜を明確に区別する。

支払希望日

記入例：2025年4月30日
注意点：取引条件・社内規定に準拠する。

支払内容

記入例：広告宣伝費（4月キャンペーン広告費用）
注意点：勘定科目＋摘要をセットで記載する。

承認印欄

記入例：課長／部長／経理課長
注意点：電子承認なら承認履歴を残す。

このように具体的なフォーマットを参照することで、依頼部門内で経理部門との認識齟齬を最小限に抑えることができます。

【経理側向け】ミスと手戻りをなくす！支払依頼書のチェックと処理フロー

経理部門にとって支払依頼書は、会社のお金を正しく動かすための重要なゲートです。
ここでの確認を徹底すれば、二重払い・金額誤り・不正支払といった重大リスクを未然に防ぐことができます。
さらに、依頼部門とのやり取りを円滑に進めることで、社内の信頼感も高まります。以下では、経理担当者が押さえておくべきチェックポイントと処理フローを解説します。