支払依頼書の書き方完全ガイド｜経理への依頼〜承認・処理までミスなくスムーズに

「この支払依頼書、不備だらけです！」──経理から差し戻された経験はありませんか。

支払依頼書は一見シンプルな書類ですが、記載漏れや添付ミスがあると、支払処理の遅延や二重払いといった重大なリスクにつながります。依頼部門にとっては「早く処理してほしい」のに、経理部門からは「内容が不十分で確認できない」と指摘される…そんなすれ違いは、多くの会社で起きています。

この記事では支払依頼書の正しい書き方から経理によるチェックポイント、業務を効率化する仕組みまでを徹底解説します。依頼する側・受ける側の両方に役立つ実務ガイドとして、ぜひ明日からの業務改善に役立ててください。

[ 目次 ]

なぜ「たかが支払依頼書」では済まされないのか？

一枚の支払依頼書は、単なる事務処理の書類に見えるかもしれません。

しかし、その一枚が正しく作られていなければ、取引先との関係悪化や不正のリスク、さらには会社の信用低下につながる可能性があります。

ここでは、支払依頼書が果たす役割と、不備が引き起こす経営上のリスクを整理し、内部統制や監査の観点からも重要性を確認していきましょう。

支払依頼書の役割（すべての支払業務の起点）

支払依頼書は、経理が支払処理を行う際のスタート地点となる書類です。ここに記載された情報をもとに、経理は証憑との突合や仕訳処理、承認確認を行います。
もし依頼書が不備のまま処理されれば、その後の会計記録や資金繰りに誤りが生じかねません。
つまり、支払依頼書は単なる申請書ではなく、「会社のお金が動く最初の指示書」であり、全ての支払業務の土台となる存在なのです。

不備が引き起こす3つの経営リスク

信用リスク

支払依頼書の記載漏れや添付ミスにより、支払処理が遅れると、取引先からの信用を損なう恐れがあります。
特に月末や繁忙期に支払遅延が発生すると、取引継続に影響する可能性もあります。

財務リスク

二重払い、金額誤り、支払先情報の間違いなどは、直接的な金銭的損失につながります。
修正や返金対応には大きな手間がかかり、経理部門・依頼部門の双方に負担を生じます。

内部統制リスク

承認経路の不備や証憑の欠落は、不正な支払いの温床となります。
監査でも必ずチェックされるポイントであり、内部統制の不備として指摘を受けるリスクがあります。

内部統制・監査における支払依頼書の重要性

支払依頼書は、内部統制の観点からも極めて重要です。適切に作成・保存されていれば、監査の際に「この支払は正当なプロセスを経て承認され、証憑に基づいて処理された」ことを証明できます。
逆に言えば、依頼書が不備だらけの会社は「統制が効いていない」と評価され、改善勧告を受けるリスクが高まります。

正しい支払依頼書の運用は、単に経理担当者の作業効率を高めるだけでなく、会社全体のガバナンスと信頼性を守るために欠かせないのです。

【依頼する側向け】不備なく・スピーディーに承認される支払依頼書の書き方

ここでは、依頼部門の担当者が押さえるべき「正しい書き方」のポイントを整理します。
必須項目の抜け漏れを防ぎ、証憑との突合もスムーズに行えるようになれば、承認から支払までの流れは一気にスピードアップします。

支払依頼書に必ず記載すべき8つの必須項目

支払依頼書に記載漏れがあると、経理側で差し戻しとなり、支払が遅れる原因になります。以下の8項目は必ず押さえておきましょう。

• 宛先（会社名）：自社名を正式名称で記載します。略称や旧社名はNGです。
• 発行日：依頼書を提出した日付を明記します。後の監査や照合の基準になります。
• 依頼部署・担当者名：どの部署が依頼したのかを明確にし、責任を持たせます。
• 支払先情報：支払先の正式名称・銀行名・支店名・口座番号を正確に記入します。
• 支払金額：税込・税抜を区別して記載。端数処理にも注意が必要です。
• 支払希望日：取引先との約束日や社内規定に基づき、実際の支払予定日を記載します。
• 支払内容（勘定科目・摘要）：どの費用に該当するかを示し、摘要欄で内容を補足します。
• 承認印欄：上長や決裁権限者の承認を得るための欄。電子承認の場合はシステム上で代替できます。

証憑（請求書・契約書）の正しい添付方法

支払依頼書には、必ず請求書や契約書といった証憑を添付する必要があります。重要なのは「依頼書と証憑の内容が完全に一致していること」です。

• 日付：請求書の日付と支払依頼書の発行日が矛盾していないか。
• 金額：税込・税抜、端数処理の有無などが一致しているか。
• 支払先：会社名・口座情報が一致しているか。

証憑の不一致は、支払処理のストップや監査指摘の原因となります。
経理に提出する前に、必ず内容を突合しましょう。

【記入例】これを見れば完璧！支払依頼書の書き方サンプル

以下は、支払依頼書のサンプルフォーマットです。各項目にどのように記載すればよいか、一目で分かるように整理しました。

宛先

記入例：株式会社〇〇
注意点：自社の正式名称を記載する。

発行日

記入例：2025年4月10日
注意点：提出日を明記する。

依頼部署・担当者

記入例：営業部／山田太郎
注意点：部署と担当者をフルネームで記載する。

支払先情報

記入例：株式会社△△ 銀行〇〇支店 普通1234567
注意点：口座番号の記載ミスに注意。

支払金額

記入例：550,000円（税込）
注意点：税込／税抜を明確に区別する。

支払希望日

記入例：2025年4月30日
注意点：取引条件・社内規定に準拠する。

支払内容

記入例：広告宣伝費（4月キャンペーン広告費用）
注意点：勘定科目＋摘要をセットで記載する。

承認印欄

記入例：課長／部長／経理課長
注意点：電子承認なら承認履歴を残す。

このように具体的なフォーマットを参照することで、依頼部門内で経理部門との認識齟齬を最小限に抑えることができます。

【経理側向け】ミスと手戻りをなくす！支払依頼書のチェックと処理フロー

経理部門にとって支払依頼書は、会社のお金を正しく動かすための重要なゲートです。
ここでの確認を徹底すれば、二重払い・金額誤り・不正支払といった重大リスクを未然に防ぐことができます。
さらに、依頼部門とのやり取りを円滑に進めることで、社内の信頼感も高まります。以下では、経理担当者が押さえておくべきチェックポイントと処理フローを解説します。

経理担当者が確認すべき5つのチェックポイント

① 記載事項に不足がないか

宛先・発行日・依頼部署・金額・支払希望日など、必須項目が漏れなく記載されているかを確認します。

② 証憑と一致しているか

請求書や契約書に記載された日付・金額・支払先情報が、依頼書と完全に一致しているかを突合します。

③ 承認権限は正しいか

決裁規程に基づいた承認フローを通っているかを確認し、承認者の権限超過がないかをチェックします。

④ 過去の支払いと重複していないか

同一の請求書で複数回依頼されていないかを確認します。金額や支払先が似ている場合も注意が必要です。

⑤ 勘定科目があっているか

支払内容が正しい勘定科目に仕訳されるかを確認します。誤った科目を使うと、管理会計や税務申告に影響します。

不備があった場合の、丁寧な「差し戻し」の作法

依頼書に不備が見つかった場合、経理側が一方的に突き返すと「経理は厳しいだけ」と不満を買いがちです。
差し戻す際は、必ず「なぜ修正が必要なのか」「どの部分を直すのか」を明確に伝えましょう。

• 悪い例：「不備がありますので直してください」
• 良い例：「支払先の口座番号が請求書と一致していないため、修正をお願いします。誤入金のリスクを防ぐための対応です」

このように、理由と背景を添えるだけで依頼部門の理解が得やすくなり、社内の協力体制が強まります。

承認後の会計処理（仕訳）と、支払実行

承認が完了した支払依頼書は、会計処理へと進みます。基本的な仕訳は以下の通りです。

その後、FB（ファームバンキング）データを作成し、銀行システムを通じて振込を実行します。
支払実行後は、仕訳・残高・証憑の三点突合を行い、完全性を担保することが重要です。

【全社向け】支払依頼業務を“仕組み”で効率化する

支払依頼書は、依頼部門と経理部門が必ず関わる業務です。そのため、属人化や「担当者のクセ」に依存した運用になりがちです。
全社的に効率化するには、テンプレート化とシステム化によって“仕組み”として標準化することが効果的です。

【テンプレート】Excel・Wordで使える支払依頼書フォーマット

まずは「紙やExcelでのやり取りが中心」という企業でも、すぐに取り入れられる改善策がテンプレート化です。
必須項目があらかじめ整備されたフォーマットを使えば、依頼部門の記入ミスや抜け漏れを減らせます。

テンプレートの特徴例

• Excel版：金額や税率の自動計算機能付き
• Word版：シンプルで印刷・押印にも対応

フォーマットを全社で統一するだけでも、差し戻しや二重入力が大幅に減り、経理部門の処理スピードが向上します。

【DXのヒント】支払依頼書を「ワークフローシステム」で電子化するメリット

さらに一歩進んだ効率化として、ワークフローシステムを利用した電子化があります。
紙やExcelでのやり取りを脱却し、システムに一本化することで次のような効果が得られます。

• 申請・承認プロセスを可視化する：誰がどこで止まっているのかが一目で分かる
• ペーパーレス化を進める：紙の保管・印鑑の押印が不要に
• リモートワーク対応を可能にする：社外からでも承認・差し戻しが可能
• 会計システムと連携する：仕訳や支払データを自動反映でき、手入力を削減

電子化は導入コストこそかかりますが、長期的には人件費や内部統制コストを大幅に削減できます。
「テンプレート → ワークフローシステム」と段階的に取り入れるのがおすすめです。

支払依頼書に関するよくある質問（FAQ）

支払依頼書の運用は会社ごとにルールが異なることも多く、「これでいいのか？」と迷いやすい分野です。
ここでは、よくある疑問にQ&A形式で答えます。日常の実務で迷ったときに参考にしてください。

Q. 請求書があれば、支払依頼書はなくてもいいですか？

A. 請求書だけでは不十分で、支払依頼書が必要です。
請求書は取引先が発行する書類であり、社内の承認プロセスや勘定科目の指定は含まれていません。
支払依頼書は「社内でこの支払を承認した」というエビデンスとなり、内部統制上も欠かせない役割を持ちます。

Q. 支払依頼書に、上司の印鑑は必ず必要ですか？電子印鑑でもいいですか？

A. 社内の承認規程に基づき、必ず承認の証跡が必要です。
従来は押印が一般的でしたが、現在は電子印鑑やワークフローシステムによる承認でも問題ありません。
大切なのは「承認権限を持つ人が確かに確認した」という記録を残すことです。

Q. 概算で支払いを依頼し、後から精算することはできますか？（仮払金との違い）

A. 原則としては可能ですが、正確には「仮払金精算」として処理されます。
概算での支払依頼は、実際の金額確定前に資金を立て替える仕組みです。
この場合、後日確定した金額で精算仕訳を行う必要があります。仮払金勘定を用いるルールを明確にし、証憑を必ず添付して処理することが重要です。

Q. 支払依頼書の保存期間はどのくらいですか？

A. 原則として7年間の保存が必要です。
支払依頼書は会計帳簿の根拠資料にあたり、会社法・税法上の保存義務が生じます。
電子化している場合も、タイムスタンプや改ざん防止措置を講じた上で、同等期間の保存が求められます。
監査対応のためにも、依頼書と証憑を紐づけて管理しておくと安心です。

まとめ｜支払依頼書一枚が、会社の信頼を創る

支払依頼書は、日々の業務の中で当たり前に使われる書類です。
しかし、その一枚一枚の正確性こそが、部署間のスムーズな連携を生み、取引先との信頼関係を守り、会社全体の内部統制を支える土台となります。

逆に、不備や遅延が続けば、経理の負担が増すだけでなく、支払遅延や不正リスクを招き、企業の信用に直結する問題へと発展しかねません。

この記事で紹介したポイントを参考に、依頼部門と経理部門が互いの役割を理解し、協力して“ミスのない支払フロー”を築いていきましょう。
まずはテンプレートやチェックリストの活用から始めれば、すぐに改善効果を実感できるはずです。