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上申書はどう書く？目的別の構成・文章例・注意点をわかりやすく解説

公開日2025/12/26 更新日2025/12/25 ブックマーク数

「上申書」とは、上司や行政機関に対して意見や事実を伝える公的な文書です。
社内稟議や行政申請の補足として使われることも多く、正確な書き方を理解しておくことはビジネス上の信頼を守るうえで重要です。

本記事では、上申書の基本構成からケース別の書き方、注意点までを体系的に解説します。

[ 目次 ]

上申書とは？稟議書との違い

上申書とは、下位者が上位者に対して意見や状況、要望を伝えるための文書です。
企業内では上司や人事部、法務部門などに提出し、行政では官公庁や裁判所などに提出されます。

上申書が使用されるケース

稟議書は社内意思決定の承認を目的とするのに対し、上申書は意思決定の材料となる情報や意見を伝えることが主目的です。

上申書は、事故発生の経緯報告やトラブルの経過説明など、判断に必要な背景事情を整理して伝える場面で用いられます。

企業内では上司や人事部、法務部門などに提出し、行政では官公庁や裁判所などへ提出します。

上申書は証拠性・記録性のある文書として扱われ、後日の確認資料になることも多いです。典型的なケースとしては、以下のような場面があります。

社内：人事に関する意見具申、経営判断の補足報告
法務：契約トラブルや紛争に関する状況説明
登記・行政：法務局や官公庁への事情説明や事実申告

他文書との違い

上申書は、意見や事情を報告・説明する性質が中心であり、事実と論理に基づいて構成する文書です。
それに対して、意見書は特定の事案に対する見解を述べる文書、嘆願書は処分の軽減など寛大な対応を求める文書、伺い書は承認を求める文書であり、それぞれ目的が異なります。

上申書の基本構成と書き方のポイント

上申書には決まったフォーマットがあります。一般的な要素は次の通りです。

宛名（提出先）
件名（「～に関する上申書」など）
本文
日付
署名（所属・氏名・押印）

本文の構成は「結論→理由→背景説明→添付資料」の順が分かりやすく、読み手の理解を支援します。
最初に上申の趣旨を述べ、その根拠や背景を補足する形で展開します。

書く際は、事実と意見を混同しないことが重要です。
行政機関や裁判所に提出する場合は、主観的表現を避け、客観的な事実を淡々と記載します。
日付・人物・経過を正確に示すことで、信頼性が高まります。

一方、社内向けの上申書では、事実に加えて「課題とその解決策」「期待される効果」を示すことで、前向きな提案文書として機能します。
「なぜ必要か」「どんな効果が見込めるか」を簡潔に整理しましょう。

また、誤解を招かない表現にも注意が必要です。
文章は敬体（です・ます調）で統一し、冗長な修飾を避け、一文一意を意識します。
感情的、批判的な語調は避けるのが鉄則です。

【ケース別】上申書の書き方と例文

ケース別の上申書作成では、提出先と目的で構成と表現が変わります。
法務局・特許庁は事実の時系列と根拠資料を明示、社内は課題と提案・効果を端的に、行政機関は改善計画と実施状況を具体化してまとめましょう。

法務局・登記関連の上申書の書き方（商標・特許・登記）

法務局に提出する上申書は、登記情報の誤りや特別な事情を説明する目的で作成します。
たとえば登記申請書の添付資料に不備があった場合や、建物滅失登記・地目変更登記の理由説明が必要な際に用います。

特許庁に提出する上申書は、出願や補正に関する事情を説明するものです。
分割出願や自発補正を行う際、出願経緯や技術的背景を明確に記すことが求められます。

商標審査では、登録拒絶理由に対する補足説明として上申書を提出するケースもあります。
その際は商標の利用実態や識別性、類似性の判断根拠などを客観的に示すのがポイントです。

例文：登記関係の上申書（要約）

○○法務局御中
登記申請に関する上申書
令和○年○月○日
申請人：株式会社□□

表題登記申請に関し、添付書類に記載誤りがありましたため、正しい内容を以下の通り上申いたします。
（中略）
今後は同様の誤りが生じぬよう、書類確認体制を強化いたします。

以上

社内・会社向けの上申書（人事・昇格・昇進・ハラスメント改善）

社内の上申書は、組織運営の改善や人事案件などに使われます。管理部門で扱う典型的な内容は次の通りです。

昇格・昇進の推薦・自己申請
異動や配置転換の希望
備品購入や設備導入の提案
部署の新設・再編に関する意見
ハラスメントや職場改善に関する申告

構成の基本は「目的→現状→課題→影響→提案→期待効果」。
状況を客観的に整理し、改善提案で締めることで、前向きな内容に仕上がります。

例文（ハラスメント改善に関する上申書・要約）

人事部長殿
職場環境改善に関する上申書
令和○年○月○日
総務課　□□

当課において、一部上司の言動により職場の士気低下が見られる状況です。
現状を改善し、健全な組織文化を再構築するため、第三者を交えたヒアリングの実施を提案いたします。

行政機関に提出する上申書（役所・労働基準監督署・学校）

行政機関への上申書は、法的判断や行政処理の補足資料として使われます。
労働基準監督署に提出する上申書では、是正勧告や報告書に対し、改善策や実施状況を明示します。
学校関係では、保護者や学生による処分再考や事情説明のために提出するケースもあります。
文体はいずれも丁寧で、具体的な事実と日時を明確にするのが基本です。

上申書作成時の注意点と提出フロー

上申書を作る際は、誤解を招く表現や主観的判断を避けましょう。NG表現の例として、

「〜と思われます」などあいまいな推測
「〜のはずです」と断定的な憶測
感情的な表現（不当だ・納得できないなど）

が挙げられます。

添付資料は、メール記録・議事録・事故報告書など、客観的に裏づけとなるものを添えると信頼性が高まります。

企業内では通常、課長→部長→役員→社長→法務部といった承認フローを通じて提出されます。
外部機関に出す場合は、押印や署名位置など提出先の指定形式を確認しましょう。
裁判所や警察、官公庁への提出では、様式の規定や提出経路が異なるため、事前確認が重要です。