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日本におけるビジネスシーンで、初対面の交渉相手との第一歩は、名刺交換から始まります。
たかが名刺交換ですが、マナーを心得ていないと、恥をかくこともあります。
ビジネスパーソンにとっては、名刺交換のイロハは当然身につけているでしょうが、注意したいのが外国人との名刺交換です。日本流とは異なることもあり、されど名刺交換なのです。
あいさつは、笑顔+アイコンタクト+スモールトーク
日本では、まず最初に名刺交換を行います。
しかし、海外では、名刺交換よりも、あいさつやスモールトークの方が大切です。
まずは、自分の名前、企業名、所属部署などを含めて名乗り、握手をします。それからスモールトークを始めましょう。
あいさつは、笑顔+アイコンタクト+スモールトークを心がけましょう。
微笑みを絶やさず、相手の目を見ながら、しっかりと握手します。名刺交換は、その次です。
たとえば・・・
「もしよろしければ、名刺交換をさせていただけますか?」
Could I exchange business cards, if you don’t mind?
こちらから名刺差し出す場合は・・・
「私の名刺をお渡しします」 Let me give you my business card.
「こちらは私の名刺です」 Here is my business card.
相手の名刺を求める場合は・・・
「名刺は、お持ちですか?」 Do you have a business card?
「お名刺を頂戴できますか?」 Could I have your business card?
このようなフレーズを覚えておけば、名刺交換にもスムーズに入ることができます。
相手の名前を復唱し、スモールトークのきっかけをつくる
第一印象が決まる、大切な瞬間が名刺交換です。名刺は訪問者から先に出すのがマナーで、相手より自分の立場が低いときも先に名刺を出しましょう。また、複数で訪問したときは、役職が上の者から名刺を差し出すが礼儀とされています。
このときに大切なのが、相手の名前を復唱し、アクセントや発音を確認することです。これがスモールトークのきっかけになります。
たとえば・・・
「失礼ですが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいですか?」
Excuse me but, could I have your name again, please?
「何とお呼びすればよいですか?」
What should I call you?
名刺を雑に扱われても、それは文化の違い
日本では、名刺を交換すると、テーブルの上に並べて商談を進めますが、海外では、名刺をメモ代わりに使うこともあります。「なんと失礼な」などと、腹を立てないでください。相手に悪気があるわけではなく、これは文化の違いなのです。
訪問する前に、名刺が切れていないことを確認しておくことは当たり前ですが、万が一切らしているときは、名刺を切らしていることを謝り、会社に戻ってから、すぐに送るようにしましょう。折り目もなく、きれいな名刺を用意しておくことも忘れないでください。
具体的な商談に入っていくための導入として、以下のようなフレーズを覚えておくと便利です。
「どのような種類のお仕事をなさっているのですか?」
What kind of business are you engaged in?
「御社は何をしている会社ですか?」
What does your company do?
「弊社をご存知ですか?」
Do you know about our company
「弊社についてお聞きになったことは?」
Have you heard of our company?
ビジネスマナーやルールは、状況や地域によって違います。日本国内でも、関東や関西では風習が違うように、世界となると人種や宗教の違いなど、まさに千差万別です。グローバル社会にふさわしい、スタンダードなビジネスマナーを身につけておくことで、周囲の評価だけでなく、自分にも自信がつくことでしょう。
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