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経理部門の働き方改革につながる小口現金廃止の動き

公開日2020/02/15 更新日2020/02/16 ブックマーク数
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経理部門の働き方改革につながる小口現金廃止の動き

消費増税に伴う軽減税率の導入で、キャッシュレス決済が普及しつつありますが、経理担当者は、相変わらず小口現金を出し入れし、入出金を出納帳に記載するといった業務に追われています。こうした業務が経理担当者に重くのしかかり、経理部門の働き方改革が遅れているとされています。そしていま、この小口現金をなくそうという動きも出てきました。

経理担当者の負担を増大させている小口現金管理

急に備品を補充しなければならない場合や、社員が外出するための交通費、あるいは突然の出張のために、会社にはそれなりの現金が必要です。そのため、経理には常に少額な現金を用意している企業が、ほとんどではないでしょうか。

その少額の現金が“小口現金”ですが、実は、この小口現金の管理が、経理担当者の負担を増大させているのです。小口とはいえ、現金残高と出納帳の数字には、1円の狂いも許されません。

現金を扱うわけですから、不正などを防止するためにも扱いそのものにも慎重さが求められ、複数の経理担当者でチェックする必要もあります。

そのために費やされる時間と投入される人的パワーを考えれば、果たして、急な出費に現金で対応することが、キャッシュレス時代にふさわしいのかどうか、経理担当者ならずとも首を傾げたくなるのではないでしょうか。

小口現金対応によるデメリット

では、小口現金で対応しなければならない経理担当者には、どのような負担があるのかを見ていきましょう。

まず、毎日小銭を数える必要があります。さらに、現金出納帳への記帳、そして、現金残高と現金出納帳の残高が合っているかどうかの確認作業があります。

この作業が、なかなか大変です。現金残高と出納帳の金額が合わなければ、数え直しや伝票、領収書のチェックと、手間と時間もかかるので、残業をしなければならない場合もあります。

また、現金を扱うわけですから、紛失や不正、あるいは盗難などのリスクや、出納帳への記入ミスなども避けられません。そうしたリスクを排除するために、小口現金を廃止しようという動きが出てきているのです。

現金対応に変わる方法は？

現金での対応を取りやめると、経理担当者の業務は、大幅に軽減されることになりますが、どのような具体的な方法があるのかを見ていきましょう。

まず、交通費などは、とりあえず本人が立て替えておき、あとで精算することで対応が可能です。むしろ、その都度申請するよりも、手軽かもしれません。ただ、交通費だけでなく、それなりの額の経費が発生する場合もありますし、宿泊を伴うような出張など立て替え額が高額になる場合の精算ルールは、別に定めておけば問題はないでしょう。

あるいは、プリペイドカードや、クレジットカードを利用するという方法もあります。プリペイドカードなら、記録された出費履歴と実際の利用目的を照合できますし、クレジットカードは領収書やクレジット会社の記録から、支出内容を把握することができます。

経理部門にも求められる業務の効率化と省力化

小口現金での対応を廃止することは、経理部の負担軽減にはなりますが、経理以外の部署からは、これまで慣れ親しんできたルールを変えることに反発も予想されます。しかし、日常の業務の効率化、省力化は、これからますます求められることになるでしょう。

各企業が取り組んでいる働き方改革の一つに、ペーパーレス化もありますが、現金による経費処理は、申請書類や伝票類、領収書等が必要になり、ペーパーレス化に逆行するものです。

しかも、働き方改革が遅れているとされる経理部門の省力化につながりますから、経理部門だけでなく、他の部門も意見も十分に聞きながら、小口現金廃止を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

業務の効率化・省力化は、長時間労働の是正につながる、働き方改革の“1丁目1番地”です。経費などの精算を、その都度現金で精算するのではなく、経費精算システムの導入やIT化によって経理業務の負担が軽くなるのであれば、検討する価値は大いにあるといえるでしょう。

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