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総務担当者の2人に1人が「危ない経験アリ！」と回答していることが、総合オフィスサービスの株式会社プラストが実施した「OA機器やオフィスのネット環境」調査で明らかになった。
この調査は、従業員30名以下の企業の総務担当者を対象に行ったものだが、OA機器やネット環境の契約がバラバラな企業は3割も存在し、そのうちの6割が何らかのトラブルに遭遇しているという。
さて、そのトラブルの内容だが、「バックアップがなくなった」「動かなくなった」「メールの受信ができない」「ウィルス攻撃を受けた」「サーバーにアクセスできない」など、総務担当者なら“あるある”といいたくなるようなトラブルが多く寄せられている。
オフィスにはPC端末もあれば複合機リースなど、さまざまなOA機器があるが、不具合や障害が発生すると、担当者は契約先や工事業者に連絡をする。しかし、これがバラバラに個別で契約していると、それぞれの契約先に連絡しなければならなくなる。原因が特定できない場合、各業者間をたらいまわしにされることもありうる。
トラブルの解決は、スピードが要求される。解決が遅れれば、生産性がダウンするだけでなく、大切な顧客にも迷惑をかけ、信用を失ってしまう可能性だってあるのだ。
総務担当者の6割が、「二度と味わいたくない」トラブルを経験しているようだが、安心して業務を遂行するためにも、トラブル発生から回復までの時間と費用が削減できる体制を整えておく必要がありそうだ。
その一つといえそうなのが、オフィス内の通信環境やOA機器までをワンストップで一括契約することである。「危ない経験アリ！」という総務担当者は、セキュリティ対策の面からも、一度、契約内容を見直してみてはどうだろうか。
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