在宅勤務に必要！チャットツール紹介

在宅勤務の必要性が年々高まりつつありますが、どんなチャットツールを導入すればよいのかお悩みではないでしょうか。働き方改革や東京オリンピックに向けてすでに導入している企業も多い中、新型コロナウィルスの拡大により急遽チャットツールを要するケースも見られます。今回は、在宅勤務に欠かせないチャットツールを導入するメリットや製品を紹介します。

在宅勤務にはチャットツールが便利

「在宅勤務」とは、企業に雇用されている人が会社に出勤することなく、自宅を就業場所として働くことを指します。言い換えるなら、在宅勤務は総務省がいうところの「テレワーク」や、遠隔地で働く「リモートワーク」という大枠中のひとつの働き方です。

在宅勤務では社員同士が顔を合わせない分、なんらかの形でコミュニケーションが必要ですが、メールでのやりとりでは深くまで論議できませんよね。メールよりもはるかに多くのことができるのがチャットツールです。

チャットツールを導入するメリット

チャットツールとはなにかを簡単に説明すると、パソコンやスマートフォンなどを利用して、文字や画像、音声、映像などによりコミュニケーションが取れるツールのことをいいます。

「チャット」の意味は「雑談、おしゃべり」のことで、メールほど堅苦しくない印象を持つツールです。

チャットツールを導入するメリットは主に4つ挙げられます。

１．肩の力を抜いて使える気軽さがある

ビジネスメールにおいては、形式的な部分で神経を使うことが多いのではないでしょうか。

チャットツールの場合、基本的にいきなり用件を伝えても失礼にあたることはない、という利用者間のルールができあがっています。

頻繁にチャットでやりとりする場合は「いつもお世話になっております」といった挨拶を毎回行う必要はありません。

また、絵文字を使えるチャットツールがほとんどで、社員同士または上司と部下との関係であっても、話しやすい雰囲気が生まれます。

２．複数人で同時にコミュニケーションできる

メールでのやりとりは基本的に1対1のことが多く、複数人とやりとりを行う場合は相応の手順や労力が必要ですよね。また、BCC設定をうっかりCC設定してしまい、全員のメールアドレスが公開されてしまうリスクもあります。

ところが、チャットツールを導入することにより、そうしたリスクもなく複数人とのやりとりを同時に行えるようになるのです。チャット内容はチャットツールに「招待」された人のみが閲覧可能で、部署ごとや会社全体、1対1など必要に応じて、それぞれのコミュニティを設置できます。

タスク管理など便利な機能があるチャットツールも多いので、滞りなく業務が遂行できるのもポイントです。

３．情報の共有が簡単・迅速にできる

チャットツールを導入することにより、全員での情報共有が簡単かつ迅速にできます。

例えば、上司が部下全員に資料画像やファイルなどを共有したい場合は、「TO ALL」を宛先にするだけ、と操作も簡単で時間もかかりません。

また、AさんとBさんだけなど、特定の人を宛先に選んで共有することもできます。

４．迷惑メールなどの処理が不要

在宅勤務も含め、始業後すぐにメールの確認をしますよね。

しかし、迷惑メールがたくさん来ていれば、その中に取引先のメールが誤って混在していないか確認する必要もあるため、時間のロスは計り知れません。

チャットツールの性質上、迷惑メールが来ることはないので、大幅に時間が短縮できるばかりか、わずらわしい作業からも解放されます。

在宅勤務で使えるチャットツール5選

数あるチャットツールの中で、在宅勤務で使える編集部のおすすめツールをご紹介します。

有料プランで紹介する価格は、年間契約における月額料金、税別です。

・Slack

「Slack（スラック）」は海外企業が提供しているチャットツールで、全世界的に利用されています。

日本ではパナソニックなどの大企業から中小企業までと、多くの会社が導入する人気のチャットツールです。

料金プランは、無料プランと企業向けの有料プランがあります。（850円～/月/人）

また、どの有料プランも最大で15人が参加できるビデオ通話が可能です。

・ChatWork

「ChatWork（チャットワーク）」は、国内企業の「ChatWork株式会社」が提供するチャットツールです。

海外企業のチャットツールに比べて日本人が直感的にわかりやすいツールなので、迷ったらChatWorkを導入してみましょう。

料金プランは、グループチャット作成数が累計14個に限定された無料プランや、個人でもOKで上限数の限定がない有料プランがあります。（400円/月/人）

企業の有料プランも安価で利用できるので、ぜひ検討してみてください。（500円～/月/人）

・TEんWA

「TEんWA（テンワ）」は、「株式会社テンダ」が提供する、強固なセキュリティ環境を構築するチャットツールです。（TENWAと表記することもあり）

「既読」機能が付いていないチャットツールが多い中、TENWAではビジネスチャットには必要と考えた「見ました」機能を付けているため、スムーズなコミュニケーションが図れます。

料金プランは、無料プランはなく、30日間の無料トライアル期間が用意されています。

有料プランは10GB のディスク容量（248円/月/人）からありますが、動画など大容量のファイルを扱うようであれば、100GB追加オプション（980円）を検討してください。

・ Stock

「Stock（ストック）」は、「株式会社リンクライブ」が提供するチャットツールです。

チャットツールで多くの人が活発に論議すればするほど、スレッド（主に文字情報）がどんどん流れてしまい、探しにくくなるのがネックでもあります。

大人数でのやりとりにより、「スレッドを見ていない」という社員が発生するのを防ぎたい場合はStockを導入しましょう。

チーム情報を簡単に残せるのはもちろん、扱いがシンプルなので、チャットツールを使ったことがない社員が多い企業にもおすすめです。

料金プランは、無料プランと有料プランが用意されているので、企業規模に応じて検討してください。（500円～/月/人）

・ Zoom

「Zoom（ズーム）」は、米国企業が提供するビデオチャットツールです。

企画の内容や進行状況によっては、文字や画像だけのやりとりでは難しいこともあるでしょう。

そんなときは、複数人でテレビ電話のように顔を見ながらWEB会議ができるZoomを検討してみてください。

料金プランは、無料プランの参加人数は最大100人で40分までの時間制限があります。（1対1は時間無制限）

有料プランの参加人数は最大500人で時間制限はありません。（2,000円～/月/ホスト）

使用にあたっては、会議主催者（ホスト）が専用アプリをインストールするだけで、参加者はインストールすることなくブラウザ上で映像による会議ができます。

大規模会議を要する企業に便利なビデオチャットツールです。

在宅勤務用にチャットツールを導入する際の注意点

チャットツールには、ブラウザ上で完結するタイプ、パソコンやスマホなどにアプリをインストールして使うタイプがあり、多くの提供会社は無料プランと有料プランを用意しています。

無料プラン利用時は、「グループチャット」作成数の上限が設けられていることがあるため、できれば有料プランを申し込むほうがよいでしょう。

また、多くのチャットツールはセキュリティ対策もしっかりしているので、秘匿性の高いファイルのやりとりも可能です。

ただし、セキュリティ面はチャットツール提供会社に任せるしかないため、情報漏洩した場合にリスクが高すぎるものは扱わないほうがよいでしょう。

まとめ

在宅勤務は、企業に雇用されている社員が自宅で仕事をする働き方です。チャットツールとは、パソコンなどを利用してコミュニケーションが取れるツールのことをいいます。利用範囲は文字や画像、音声、映像などがあるため、簡単便利なメール代わりに使うこともできますし、大規模なWEB会議も可能です。御社の利用目的に応じたチャットツールを導入し、在宅勤務を効率的に進めましょう。

※本記事の内容について参考にする際は、念のため各サービス提供企業にご確認ください。