テレワークにおけるスムーズなコミュニケーションのポイント

新型コロナウイルスの拡大を受けて、政府は出勤せずとも働けるテレワークなどを強く要請しています。「新しい生活様式」も公表され、今後もテレワークが推進されていくものと思われます。既にテレワークを取り入れていた企業はまだしも、初めて導入する企業は戸惑いも多いのではないでしょうか。今回は、テレワーク導入にあたり、スムーズなコミュニケーションの取り方のポイントや注意点を解説します。

スムーズなコミュニケーションを取るための2つのポイント

テレワークにおけるコミュニケーションをスムーズにするポイントは、以下の2つです。

1. WEB会議可能なITツールを選び、コミュニケーション不足を予防する
2. ツール導入後に起こりやすいデメリットを知り、対策を講じる

それぞれ詳しく解説していきますが、まずは基礎知識として、テレワークの形態は働く場所が大きく3つあり、それぞれ呼び方が異なることを知っておきましょう。

　● 「在宅勤務」：自宅で働く

　● 「サテライトオフィス」：自社もしくは共同利用型のテレワークセンター施設で働く

　● 「モバイルワーク」：出張先の宿泊施設や移動中に働く

WEB会議可能なツールでコミュニケーション不足を予防

オフィスであれば、会話などを通じて自然とコミュニケーションを取っているものです。進捗状況や体調、気分などを考慮し、声をかけるタイミングを配慮することもできます。

しかし、直接対面できないテレワークでは“コミュニケーション不足”を起こしやすく、知らずに相手の業務を妨げたり、精神的に傷つけたりする可能性もあるのです。

これからテレワークを導入する場合は、インターネット回線を使ってWEB会議ができるタイプのツールを活用し、コミュニケーション不足を予防しましょう。

映像や音声でコミュニケーションできるITツールの紹介

映像や音声を使えるWEB会議可能なITツールがあります。複数人が同時に顔を見ながらコミュニケーションを取れるのが特徴です。WEB会議ツールでは、映像による朝礼や打ち合わせ、セミナーなどのほか、テレビ会議システムを連携させてテレビ会議を行うこともできます。

日本の大手企業も導入しているWEB会議ITツールの一例として、株式会社ブイキューブが提供するWEB会議サービス、V-CUBEミーティングなどがあります。そのほか、映像や音声などが使えるツールと特徴を列挙するので、導入時の参考にしてください。

【Zoom（ズーム）】

　・最大1,000人のビデオ参加者に対応

　・WEB会議動画の記録

　・バーチャル背景あり（室内が映らない）

【Microsoft Teams（マイクロソフトチーム）】

　・最大10,000人の大規模なオンライン会議やライブイベントが可能

　・WEB会議動画の記録

【Google ハングアウト】

　・無料で最大10人までのビデオ通話が可能

　・Googleドキュメントの共同編集

　・最大100人のグループチャット機能

【Google Meet（グーグルミート）】

　・Googleハングアウトの有料版ビジネス仕様ビデオ会議ツールで、最大250人の同時接続が可能

　・提携するアプリ「Hangouts Meet」で各会議に最大150人の参加が可能

　・提携する複数のアプリで大企業にも対応

【Chatwork（チャットワーク）】

　・国産チャットツールなので操作がわかりやすい

　・有料版で最大14人までのビデオ通話が可能

　・有料版でグループチャット数を無制限に作れる

ツール導入後に起こりやすいデメリットと対策

WEB会議ができるITツール導入後は、要所要所で映像を活用するものの、ほとんどの時間帯の作業では映像を終わらせ、テキストでのやり取りになることがほとんどです。

ツール導入後に起こりやすいデメリットを知り、あらかじめ対策を講じておきましょう。

●早急なレスポンスを互いに望まない

チャット内で発信したメッセージはメールと同じような役割なので、作業の手を止めることができない人は、数時間後に返信することになります。

「なぜ自分はいつもレスポンスを早めに心がけているのに、○○さんは遅いんだ！」と感じることは、長期間にわたるテレワークにおいて、かなりのストレスを感じることとなります。

テレワーク導入前に、互いにレスポンスを急がないことを全員に周知して、苛立ちによる不調和を避けましょう。

●テキストの落とし穴に注意

テキストだけのやり取りを行う際は、相手に伝わる簡潔な文章を心がける必要があります。

しかし、テキストを読む側の精神状態によっては、まったく逆の印象を与えることがあるため、積極的に感謝や労をねぎらうような温かい言葉を添えるようにしましょう。

また、「相手に配慮するあまり質問できない」という状況も想定し、あらかじめ疑問点を残さない状態で仕事に取り組むよう、周知徹底するのも有効な対策です。

●テキスト以外に音声通話や遠隔ソフトなども活用する

テレワークのデメリットとして、テキストだけではニュアンスが伝わらないケースが出てくることも挙げられます。

資料となる画像やファイルを添付するのは最低限の対策ですが、場合によっては音声や映像で会話したほうが正確に伝わる可能性があります。

返信を急いでいるときにも使えますが、突然音声通話をするのは控え、あらかじめテキストで「何時から音声通話したい」といった旨を伝え、双方が納得した状況下で活用しましょう。

また、パソコン上で行っている作業について複雑なアドバイスが必要な場合は、「PC遠隔操作・リモートコントロールソフト」などを活用するのもひとつの対策です。

相手の許可によりパソコン画面を共有・操作でき、トラブルの解決や的確なアドバイスを施すことができます。

●パフォーマンスの低下を防ぐ

テレワークでは、いかにパフォーマンスの低下を防ぐかも大切なポイントです。そのためには、労働者のストレス度を低くすることが求められます。

テレワークにおけるコミュニケーションは、なにもパソコンに限定する必要はありません。テレワークに慣れるまでは、電話やファックスも有益な通信機器となります。

また、1対1で仕事の悩みなどを話したくなるケースも多いので、チャットツールの個人間メッセージなどを活用し、コミュニケーションやストレス発散ができるようにしておきましょう。

まとめ

テレワークにおけるコミュニケーション不足に陥らないよう、映像のやり取りが可能なWEB会議ツールを導入することをおすすめします。さらに、テキストだけでなく、音声通話やパソコン以外の通信機器やソフトも活用して、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

※本記事の内容について参考にする際は、念のため各サービス提供企業等にご確認ください。