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事業活動を円滑に進めていくためには、弁護士や税理士などの専門家のサポートが必要です。そのため、専門家と顧問契約を結び、いざというときのために備えることが一般的です。しかし、何らかの理由で顧問契約を解除するケースも出てきます。そんなときに重宝するのが「顧問契約解除通知書」です。
顧問とは企業のアドバイザー
事業活動には、会社法や労働法、税法など、さまざまな法律による制限があります。経営陣が、企業活動にかかわる法律のすべてを把握していれば問題はありませんが、やはり専門的な知識や知見は必要ですから、専門家のアドバイスを受けることになります。
つまり、弁護士や税理士などの専門家と顧問契約を結び、企業のアドバイザーとしての役割を果たすのが、顧問という存在です。
顧問は、経営のパートナーでもありますから、本来は深い信頼関係の上に成り立っているものです。しかし、親身に相談に応じてもらえない、対応が遅いために事業を進めることができないなどの理由から、顧問を変更する場合もあるでしょう。
話し合いによって、穏便に解除することができれば問題はありませんが、一方的に顧問契約を解除すると、トラブルに発展してしまうこともあります。そうしたトラブルを避けるためにも、「顧問契約解除通知書」を用意しておくことが大切です。
便利な「顧問契約解除通知書」テンプレート
そもそも、深い信頼関係に基づいて顧問契約を結んでいることが多いわけですから、長年にわたって、企業のアドバイザー役を務めているはずで、頻繁に顧問を変更することは少ないでしょう。
ですから、いざ、顧問契約を解除するといっても、どのような手続きをとるべきかを熟知している担当者は少ないはずです。
そこで、「顧問契約解除通知書」のテンプレートを利用することをおすすめします。
株式会社MS-Japan事務局では、社会保険労務士、弁護士、公認会計士、税理士、弁理士、司法書士、行政書士、中小企業診断士の協力を得て、「顧問契約解除通知書」のテンプレートを作成しています。
Word形式のテンプレートですから、これを元に、自社の状況に合わせて微調整して使うこともできます。無料でダウンロードできるので、ぜひご使用してみてください。
【便利なテンプレート】
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顧問契約を解除するときは顧問契約書の条項も要確認
顧問契約を解除するときに問題となるのは、顧問契約書に契約期間終了時期の条項が、きちんと示されていない場合が多いようです。
たとえば、「契約期間完了日の3か前までに、双方より意思表示がない限りは、自動更新する」といった内容が書いてあるケースでは、いきなり来月から「顧問契約を解除します」と言っても認められません。
顧問契約書の条項にある、3か月前に解約を申し出る必要があります。無用なトラブルを避けるためには、顧問契約を結ぶときに、契約期間終了時の手続きなどを、しっかりと明記し、双方が納得した上で締結しましょう。
また、何らかの理由で、顧問契約を解除しなければならなくなったときは、書類やデータの引き継ぎをしっかりとしておくことも大切です。とくに、税務関連では、請求書や領収書、総勘定元帳などは、会社にとって重要書類ですので、確実に返却してもらいましょう。
また、意外に忘れがちなのが、e-Taxのパスワードです。顧問税理士に任せていた場合は、顧問税理士しか知らない場合もあります。パスワードが引き継がれなければ、新たに設定しなければならず、そうなると過去のデータが見なることができなくなることもありますので、注意が必要です。
まとめ
顧問という存在が、どのような役割を担い、企業にとってどのような立場なのか、はっきりと把握していないビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。外部のコンサルタント、弁護士、税理士、社労士などの専門家、あるいは元社長や元会長など、内部から選ばれる場合もあります。
いずれにしても、専門的知識や経験などをもとに企業からの相談に助言をする役職ですので、顧問契約を結ぶときも、顧問契約を解除するときも、慎重さが要求されることになるでしょう。
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