業務効率化のための手順と具体的な手法とは？有効なツールも紹介

公開日2020/09/29 更新日2020/09/30

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少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少による働き手の不足、働き方の多様化、働き方改革の推進など、職場を取り囲む環境が大きく変わりつつある現在、世の中の多くの企業で業務効率化の必要性が増しています。
現在の日本は特に働き手の不足が深刻で、戦後増え続けてきた生産年齢人口は1995年の8,726万人をピークに減少に転じており、2015年時点では7,728万人になりました。この減少傾向は今後も続き、2029年には7,000万人台、2040年には6,000万人台、2056年には5,000万人以下になると見込まれています。
働き手の不足を解消するためには、1人あたりの生産性を高めなければなりません。
そこで、この記事ではこのような状況下で業務効率を進めるにはどうすべきか、その手法について解説します。

業務効率化とは？

業務効率とは、業務の中に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていき、時間と経済的なコストを削減していく試みです。業務を効率化することで生産性を向上させていくことができます。

業務を効率化するにはさまざまな方法があり、業務の外製化やシステムの導入、業務プロセスの見直しなどが主な方法として挙げられます。

業務効率化を進める目的

業務効率化を進める際、その結果としてどのようなことを達成したいのか、目的意識を持って取り込むことが大切です。一般的には、企業の売上を伸ばしつつ、従業員が働きやすい環境を整えることが業務効率化の目的になります。

今まで特に疑問を持つこともなくこなしていた業務も、見直してみると意外と無駄があるかもしれません。無駄を排して余計なことに煩わされることなく業務に集中できる環境を整備すること、それによって残業時間を減らすことを目的とすれば、従業員も効率化の結果が分かりやすくなるでしょう。

製造現場において徹底的にムリ・ムダ・ムラを排した生産システムを構築しているトヨタ自動車は、絶えずPDCAサイクルを回して生産効率を高めているといいます。業務の分野でもマンパワーに見合ったスケジュールの最適化、集中を妨げる余分な業務の排除といったムリ・ムダ・ムラの排除を効率化の目的とすれば結果が実感しやすくなるでしょう。

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