請求書の電子化のメリットは？おすすめサービス紹介

事業活動に伴う資金の出し入れを記録し管理する会計は、企業経営の土台です。この会計の重要な業務の1つに請求書業務があります。

ところがこの請求書業務が経理担当者の大きな負担になっています。営業部門等から回付されてきた請求伝票と受注・納品伝票との突合、その他各種確認から請求書発行までに煩瑣で神経を擦り減らす作業が必要な上、月末月初に集中するからです。

これらの負担軽減と請求書業務のミス防止並びに効率化を図るため、2018年頃から中小企業の間でも増加傾向にあるのが、自動処理できる電子化です。請求書業務を電子化するためには、どんな準備が必要で、どんなシステムを導入すれば良いのでしょうか。

請求書の電子化によるメリットは？

紙ベースの請求書業務においては、取引先・納品日・取引内容・取引金額等と受領(売り先)内容の突合、未修残高の確認と入金の消込み、請求内容の確定、請求書の作成と送付など、一般に10工程前後の手作業が発生します。細かく注意力を要する手作業工程の多さは、業務コスト高止まりと人為ミス発生の要因になっています。

この請求書業務を電子化することで、次の業務コスト削減と業務効率化が可能になります。

(1)印刷、郵送コストが0に

請求書業務を電子化することで請求書の印刷、郵送などの作業が不要になるので、作業コストを削減できます。

例えば、取引先600社への請求書を発行している場合、

• レーザープリンタで印刷代(モノクロA4、平均2枚/社)……単価6円
• 封筒代(長3・糊付き)……………………………………………単価4円
• 切手代……………………………………………………………単価82円

と仮定すると、

(6円+4円+82円)×600社=5万5200円/月

となります。

請求書印刷・郵送の直接経費だけで年間66万2400円を削減できることになります。

(2)会計ソフトとの連携で工数削減

紙ベースの請求書業務を会計ソフトとの連携で電子化すれば、前述の請求書作成作業と請求書控の保管を自動化できるので、請求書業務の工数削減も可能になります。

(3)請求書の即時配信

電子化より、請求書を電子メール添付や取引先会計システムへのアップロードによる配信ができるので、請求書作成すれば即配信が可能になります。

この他、当月処理済みの請求書データの保管、過去の請求書即時検索、請求書不達・紛失の防止、取引先からの請求書再発行や修正の依頼への即時対応なども可能になります。

そこで経理担当者が知っておきたいのが、請求書業務電子化の要件などを定めた「電子帳簿保存法」の概要です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、「国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減するため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法その他の国税に関する特例」を定めた法律です。同法は1998年 7月に施行され、その後数次の改正を経て現行法に至っています。

簡単にいうと、請求書・領収書等を含めた「国税関係帳簿書類の電子データ保存」を認めた法律です。情報化社会に対応するための、国税関係帳簿書類のペーパレス化推進が同法制定の背景といわれています。

同法は国税関係帳簿書類のペーパレス化を推進するため、二通りの保存を定めています。

1つは国税関係帳簿書類の電子データ保存、もう1つは国税関係帳簿書類をスキャナで読み取った電子データ保存である「スキャナ保存」。

前者は書類の作成から保管まですべて電子計算機(パソコン等の会計ソフト)で処理した場合の保存です。後者は紙ベースで作成した書類をスキャナで読み取り処理した場合のデータ保存です。書類スキャンは、専用端末はもとより電子カメラやスマートフォンカメラでもOKです。

ただし、同法では電子保存できる書類とできない書類が定められているので注意が必要です。

同法は国税関係帳簿書類を「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」の3つに類別し、「電子データ保存」と「スキャナ保存」の可否を定めています。

このうち現金出納帳、経費帳、仕訳帳、売掛・買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳などの「帳簿」は電子データ保存が「可」です。貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの「決算関係書類」も電子データ保存が「可」です。しかし両方ともスキャナ保存は「否」です。

一方、電子データ保存とスキャナ保存の両方を「可」としているのが、領収書、レシート、見積書、請求書、納品書、検収書、契約書、約束手形、小切手などの「その他の証憑類」です。

なお、

• 手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳等の国税関係主要帳簿
• 手書きで作成した請求書の写しや補助簿
• 取引先から受け取った手書き請求書

などの書類は同法の適用外なので、これも注意が必要です。

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スキャナ保存の要件とは

同法は国税関係帳簿書類の電子化において、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2要件を定めています。前者は保存データが改竄されていない事実を証明できるとの意味であり、後者は書類関係者の誰もが視認・確認できる状態にあるとの意味になります。

その上で、国税関係帳簿書類をスキャナで読み取って電子保存をする場合、同法は下記11項目の「スキャナ保存要件」を定めています。

　1.入力期間の制限

　2.一定水準以上の解像度(200dpi以上)および一定水準以上のカラー画像(64階調以上のカラー)によるスキャン

　3.タイムスタンプの付与(日本データ通信協会認定のタイムスタンプに限る)

　4.書類スキャンをした際のスキャンデータ(解像度・カラー階調・当該書類の大きさ)の保存

　5.スキャン書類を訂正・削除した際の記録と訂正・削除前と後の書類の保管

　6.書類スキャンをした者やその監督者に関する記録の保管

　7.相互牽制、定期検査、再発防止などの適正事務処理を行うこと

　8.スキャン書類と国税関係帳簿との相互関連性確保

　9.見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンタと操作説明書)の備付けとスキャナ保存書類の明瞭出力確保

　10.電子計算機処理システムの開発関係書類の備付け

　11. スキャナ保存書類の検索機能確保

なお、「スキャナ保存」の制度適用を受けるためには、上記要件をすべて満たした社内整備をした上で、所轄税務署長の事前承認を受ける必要があります。

導入時の注意点やポイント

電子帳簿保存法を対応した国税関係書類の電子化は、同法に対応した書類処理システムの導入が前提になります。その基本的な導入手順は次の通りです。

1.  システム導入の検討……電子データ保存により、会計業務の課題がどのように解決できるか、改善できるかを検討します。
2.  会計業務の棚卸と電子化対象書類の洗出し……自社の会計業務の棚卸を行い、各業務でどんな書類処理をしているのかを明確化し、電子データ保存をすれば確実に業務効率向上が見込める書類をピックアップします。
3. システム選定……自社の会計業務効率化とコスト削減に適した電子帳簿保存法対応書類処理システムを選定します。
4. 所轄税務署への書類処理システム導入申請

まとめ

電子帳簿保存法対応書類処理システムの選定においては、次の2つを基準にすると良いでしょう。

1つ目の基準は「システム導入の容易さ」です。自社の既存会計システムとの連携が可能か否か、取引先の会計システムとの連携が可能か否かなどにより、システム導入の容易さは変わってきます。

2つ目の基準は「システム運用の容易さ」です。こちらはシステム運用を外部委託する「クラウド型」を選択するのか、システムを自社運用する「オンプレミス型」を選択するのかにより、システム運用の容易さが変わってきます。

いずれの基準もメリット・デメリットがあるので、究極的には「自社会計業務の課題解決に適したシステム」が選定基準になるでしょう。