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仕事を効率よく進める3ステップ

公開日2020/11/25 更新日2020/11/26 ブックマーク数
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”仕事を効率よく進める3ステップ”

あなたはこんなことで悩んでいませんか？

・いつも仕事に追われていて時間が足りない

・がんばって仕上げたのに「やり直し」と言われて落ち込むことが最近何度もあった

・〆切に間に合わないことがよくある

仕事を効率よく進めるために必要なのは、才能やセンスではありません。

必要なのは仕事を効率よく進めるコツを押さえることです。

これからご紹介する「仕事を効率よく進める3ステップ」は、先ほどの悩みを抱えている、あなたの仕事をスムーズに進めるお役に立てるはずです。

ステップ1：減らす

「いつも仕事に追われていて時間が足りない」を解消するポイントは「減らす」。

何を減らすかというと、仕事に必要なものを探す時間です。

「書類を探す時間は“1年で約80時間”」

文房具メーカーのコクヨが2017年に行った調査によると、1人当たりの書類を探す時間は1日平均で約20分。

これを1年間に換算すると、約80時間に相当します。

また、2010年に出版された書籍『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』（著者：リズ・ダベンポート）には「探しものに費やす時間は、なんと年間150時間―乱雑なデスクは恐るべき時間泥棒だ」と書かれています。

1日8時間勤務で月20日働いたとすると、コクヨの調査では1年のうち半月、書籍『気がつくと～』では約1か月間、何かを探す時間に費やしていることになります。

ということは、仕事に必要なものを探す時間を減らすことができれば、仕事の効率が大幅にアップするというわけです。

ではどうしたら仕事に必要なものを探す時間を減らすことができるか？？

道具や書類などのモノと、サーバやパソコンなどに保存しているデータに分けてコツをお伝えします。

道具や書類など、モノを探す時間を減らすコツは、定位置を決める。

例えば印鑑は袖机の一番上の引き出し手前、今日中に確認しなければならない書類は3段ボックストレーの一番上といったように、何をどこに置くかを決めましょう。

定位置を決めることで、仕事に取りかかろうと準備をしているときに「あの書類はどこに置いたっけ？」と言いながら、机の上や引き出しをひっかきまわして探すことなく、スムーズに仕事に取りかかることができます。

サーバやパソコンなどに保存しているデータを探す時間を減らすコツは、ネーミングルールを決める。作成したファイルに名前をつけるとき、思いつきでつけるのではなく、あらかじめ決めておいたルールに基づいて設定しましょう。

ネーミングルールのおススメは、日付とキーワードを入れる。

例えば、A社に9月10日付で提出する提案書をパワーポイントで作成した場合、最初に提出日付、次にキーワードを2つ、社名とデータの種類を設定して「190910A提案書.pptx」と名付けます。

キーワードは、あとで探すときに何のデータか一目でわかるように、固有名詞やデータの種類、目的などを設定しておくとよいでしょう。

データに変更が発生した場合は、バージョンや変更した担当者名を追加して「190910A提案書v2大谷.pptx」のように設定することで、どのデータが最新版かをすぐに判別することができます。

ステップ2：合わせる

「がんばって仕上げたのに『やり直し！！』と言われて落ち込むことが最近何度もあった」を解消するポイントは「合わせる」。

合わせるのは仕事の目的。

具体的には「いつまでに」「どんな成果」を期待しているかを、依頼した相手と合わせましょう。

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