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役立つテンプレート「入社時提出書類一覧表」「退社時必要書類一覧表」

公開日2018/07/17 更新日2023/01/13
役立つテンプレート「入社時提出書類一覧表」「退社時必要書類一覧表」

社員を採用するとき、または社員が退社するとき、それぞれ必要な書類があります。
担当者が慣れていないと、必要な書類の全てを揃えていないこともあり、不足の書類を後日に届けてもらうか、郵送で処理するということもあります。そんなときに便利なのが、入社・退社時に必要な書類の一覧表です。

★専門家テンプレート無料ダウンロードはこちら

【関連テンプレート】
入社時提出書類一覧表
ダウンロードはこちらから！
退社時必要書類一覧表 ダウンロードはこちらから！

作成：マネジー事務局（監修：西方克己／西方社会保険労務士事務所）
保有資格：社会保険労務士


入社時に必要となる提出書類

新しい社員を迎えるのは、企業にとっては喜ばしいことですが、入社手続きを行う総務や人事の担当者にとっては、負担の大きな業務のひとつとなっています。

入社する社員から提出してもらう書類には、年金手帳、雇用保険被保険者証、源泉徴収票、住民票記載事項証明書、扶養控除等申告書、健康保険被扶養者異動届、給与振込先の届書、マイナンバーなどがあります。

また、会社によっては、入社誓約書、雇用契約書、身元保証書、健康診断書、卒業証明書、免許・資格証明書などの提出が必要なところもあります。

さらに、入社手続きを複雑にしているのが、雇用形態によって、必要となる書類も微妙に違ってくることです。

「入社時提出書類一覧表」テンプレート（Excel）は、新卒、中途（フルタイム）、中途（雇用保険のみ加入）、中途（雇用保険社保加入なし）の4シートに分かれ、いろいろな雇用形態にも対応しています。

退社時に必要となる書類

退職の手続きをするとき、会社が退職者に渡す書類と、退職者から受け取るべき書類があります。

会社が用意する書類には、健康保険被保険者資格喪失証明書、退職証明書、離職票、源泉徴収票、厚生年金基金加入員証、年金手帳などがあります。

離職票と源泉徴収票については、退職当日に発行することができませんので、後日郵送となるのが普通です。いつごろになるか、おおよその期日は伝えておきましょう。

また退職者から受け取る書類には、雇用保険被保険者証、健康保険証、会社の身分証明書、社員証、ネームプレート、制服、作業服、通勤定期券、名刺などがあります。

今回紹介する「退社時必要書類一覧表」テンプレート（Excel）には、「会社が手続きするもの」「退職者が会社に提出するもの」「会社が退職者に渡すもの」「ヒアリングする内容」の4つのシートで一覧表を記しています。

後のトラブルを防ぐため、退職の意思を書面による提出を求め、「ヒアリングする内容」のシートには、任継の希望の有無、住民税の退職後の取扱、離職証の発行希望の有無等をヒアリングすることを推奨しています。

手元にあると便利な必要書類の一覧表

こうした書類が必要なのは、退社した元社員とのトラブルを防止するためであり、新天地となる新しい職場で十分に力を発揮してもらうためです。

また入社する社員についても、安心して働いてもらうために、さまざまな手続きが必要となり、そのための書類です。何を用意しておけばよいのか、どのような手続きが必要なのか、いつまでに書類が必要なのか・・・慣れるまでは大変です。

新入社員も、新卒か中途採用なのか、また扶養家族がいるのかなど、状態によって準備する内容や手続きの流れにも違いがあります。そうした煩雑な作業に惑わされることなく、スムーズに進めるためにも、必要書類の一覧表が手元にあると便利です。

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入社時提出書類一覧表
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退社時必要書類一覧表 ダウンロードはこちらから！

作成：マネジー事務局（監修：西方克己／西方社会保険労務士事務所）
保有資格：社会保険労務士


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