経理のテレワーク、実現の課題はどこにあるのか？



新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大は、私たちの生活と働き方を一変させました。これまでも政府が主導する働き方改革の中でテレワークは推奨されていましたが、人と人との接触が制限される感染症の渦中で、一挙に普及が進んだのはご存じのとおりです。
感染症対策だけでなく、労使共にメリットの多いテレワーク。積極的に採用する企業が増えていますが、企業内でもっともテレワークが進まない部署が経理だといわれています。
その原因はどこにあるのでしょうか。課題と解決策について解説します。

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普及が進むテレワーク

一般社団法人　日本テレワーク協会が行った調査によると、2020年3月時点でテレワークを導入していた企業は24.0%、翌月の4月に行われた緊急調査では62.7%となっています（東京都内の従業員30人以上を有する企業に対するアンケート調査）。ひと月で約2.6倍になったわけですが、これは言うまでもなく新型コロナ感染拡大の影響によるもの。
ただし今後も、働き方改革の推進に合わせテレワークは普及していくものと思われます。テレワークには、感染防止対策のほかにも多くのメリットがあるからです。

●テレワークのメリット

・通勤や出張による移動時間の削減（生産性、効率の向上）

・通勤費用や出張費、オフィススペースの削減（コスト節減）

・育児や介護に携わる社員の継続雇用（人材の確保）

・離職率の低減（人材の確保）

・海外や地方の多様な人材の活用（コスト低減、人材の確保）

・地震や災害、感染症拡大時の事業継続性確保（BCP対策）

テレワークが浸透しない経理部門

一方で、同じ会社内でも部署によりテレワークの普及にはばらつきがあります。厚生労働省が発表した「第2回 これからのテレワークでの働き方に関する検討会」の資料によれば、職務別のテレワーク実施率は、企画・マーケティング部門が66.1%、営業部門が47.0%、経理部門は31.7%でした。また別の資料では、毎日テレワークを実施できている経理担当者はわずか17%、まったくテレワークが実施できていないと答えた経理担当者は50%にものぼります。同じ企業の中で、なぜこのような差ができてしまうのでしょうか。

その要因（理由）を上記の資料から抜粋すると、以下のようになります。

・決算対応　47％

・取引先への振り込み　44％

・請求書の作成および発送　43%

・請求書の受け取り　42％

・契約書類の押印・発送　33%

・各種支払い申請の作成　28%

【出典】MF KESSAI株式会社による企業のテレワーク状況に関する調査

上記のような経理部門のテレワークを阻害する要因をまとめると「紙文化」、次いで「ハンコ文化」がテレワークの実施率を下げているとわかります。

経理部門におけるテレワーク阻害要因の解決策

では実際に経理部門のテレワークを妨げている要因を解決するには、どのような方法があるのでしょうか。

●紙文化の解消

経理部門のテレワークを妨げる一番の要因である紙文化を解消するには、紙の電子化、ペーパーレス化が必要です。営業の出張精算や各種領収書、備品の購入費用など、まずは社内の紙（伝票）の電子化から始めましょう。たとえば営業の経費については、法人契約のクレジットカードを導入するだけでペーパーレス化を進めることが可能です。また、経費関連の領収書や請求書、伝票などの電子化、社内書類のPDF保管を進めれば、社内帳票の大半を電子化できます。同時に、各社からリリースされているクラウド型会計ソフトの導入を検討すれば、効率よく社内のペーパーレス化も促進できます。

●ハンコ文化の解消

ハンコ文化を解消する早道は、電子署名や電子印鑑を導入することです。ただしハンコ行政という言葉があるように、ハンコと承認ルートはセットです。ハンコ文化を総合的に解消するためには、会計ソフトのようにクラウド型ワークフローシステム導入の検討をおすすめします。ワークフローシステムは、業務に必要な各種手続きの流れを電子化し、承認プロセスをスムーズに進めることを目的として作られています。紙を電子化することによって領収書の紛失などがなくなり、今どの段階で承認が滞っているかも一目でわかるようになります。

経理テレワーク化のメリットと注意点

社内各部署の働き方改革が進む中、経理部だけがその業務の特性によって取り残されてしまうことは、管理上決して好ましくありません。社内の不公平感は、離職や業務効率の低下を引き起こすからです。経理のテレワーク化は全社員のQOL（クオリティ・オブ・ライフ）の向上に寄与し、貴重な人材の確保にもつながります。

また経理の紙文化やハンコ文化の解消は、全社のペーパーレス化にも効果があります。会計システムや、ワークフローシステム導入の起点となるのが経理部をはじめとするバックオフィスの部署なのです。

ただし経理のテレワーク化には注意すべき点もあります。社内の経営に関わるデータを扱う業務の特性上、セキュリティが重要なのです。客先のデータや個人情報などを扱う部門と同じように、データの暗号化や徹底したパスワード管理を行うことが必要です。

まとめ

新型コロナの感染拡大は、思わぬ形で企業の意識改革の起点となりました。この機会に、社内の効率化を妨げている要因を洗い出し、業務効率化のための取り組みをスタートさせてはいかがでしょうか。

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