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テンプレート紹介　～退社時提出書類一覧表～

公開日2021/03/21 更新日2023/01/16


社員が退職する際には手続きをする必要がありますが、内容は社会保険や税金の処理、法定書類保管など多岐にわたります。手続きに必要な書類の一覧表があれば、業務に不慣れな担当者でも、スムーズに退職手続きを行うことができるのではないでしょうか。

業務経験の浅い担当者でもテンプレートでスムーズに手続き

退職手続きは総務や人事などの管理部門が行います。手続きそのものは、決して難しいものではありませんが、会社から退職者に渡すもの、退職者が会社に提出するものなど、手続きに必要な書類がたくさんあります。

一つでも欠けてしまうと、後にトラブルに発展することもありますから、業務経験の浅い担当者にとっては、気が重くなる業務の一つといえるでしょう。

マネジーでは、提携している社会保険労務士・西方克巳先生が監修した事務局公認のテンプレート「退社時提出書類一覧表」を、無料でダウンロードできるように用意していますので、ぜひご活用してください。

テンプレートは、「会社が手続きするもの」「退職者が会社に提出するもの」「会社が退職者の渡すもの」「ヒアリングする内容」の4つのシートに分かれています。年金手帳や雇用保険被保険者証など、必要に応じて追記して利用することができます。

【便利なテンプレート】
退社時提出書類一覧表 無料ダウンロードはこちらから！

作成者：事務局(株式会社MS-Japan)
監修：社会保険労務士・西方克巳先生

期限がある労働関連行政機関への各種届出

社員が退職すると、社会保険や労災保険、税金などに関連する法定手続きをする必要があります。この労働関連行政機関への各種届出は期限が決められています。

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届／退職日から5日以内
  • 健康保険被保険者証回収不能・紛失届／退職日から5日以内
  • 健康保険任意継続被保険者資格取得届／退職日の翌日から20日以内
  • 雇用保険被保険者資格喪失届／退職日の翌々日から10日以内
  • 給与支払報告に係る給与所得異動届／退職日を含む月の翌月10日以内

いずれも大切な届出ですが、たとえば「健康保険任意継続被保険者資格取得届」は、社員が退職後も前職の社会保険を継続利用できる制度で、継続を希望せずに国民健康保険に加入する場合には、この届出は必要ありません。

ですから、任意継続か国民健康保険加入かの意思確認を、退職の申し出があってからしておく必要があります。テンプレートには「ヒアリングする内容」も盛り込まれていますから安心です。

法定手続き以外にもある退職手続き

法定手続き以外にも、会社には退職者から返却してもらうもの、退職者に返却・交付しなければならないものがあります。

会社が退職者から受け取らなければならないのは、会社が貸与していたパソコンや備品、業務で使用した書類や制作物、書籍、文具、制服、社員証、名刺（退職者の名刺だけでなく、取引先の名刺を含む）、通勤定期券など、思いつくままに並べてみても多数あります。

私用のパソコンを使っていた場合は、データの返却、または消去も確実に行う必要があります。

また、会社から退職者に渡さなければならないのは、雇用保険被保険者証をはじめ年金手帳、源泉徴収票、離職票などです。

まとめ

いずれも、退職後の転職活動や失業保険の手続きに必要なものですから、担当者には退職手続きをスムーズに処理することが求められます。しかも、退職後は、連絡が取りにくくなることが考えられますから、担当者がチェックしなければならない事項の一覧が手元にあると、とても助かるのではないでしょうか。

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