公開日 /-create_datetime-/
企業の業務の中でも稟議・決裁処理は、手間と時間がかかるものの1つです。この業務を自動化できたらどれほど助かるか、そんなニーズからワークフローシステムが生まれました。では実際にはどんなメリットがあるのか、この記事ではワークフローシステムの特徴とおすすめのシステムについて解説します。
ワークフロー(業務フロー)システムとは、これまで人の手でやりとりされていた業務上の処理を、一貫したサービスとして提供する電子システムです。導入すれば大幅な業務の効率化が期待できます。
例えば、企業内の複数の部門が共同で行うプロジェクトがあるとします。その中で必要経費を申請する場合、今までの流れでは各部門間で書類をやりとりし、複雑な手間と時間をかけて担当者の承認を得ていました。
ところがワークフローシステムを導入すると、稟議の申請から承認・決裁までの流れを、電子化して一元的に管理することで、手間と時間を大幅に削減することができるのです。
ワークフローシステムでは、企業内で1つの業務管理手順を決めておき、それを人の手ではなく電子システムで行うことにより、業務の効率化が可能になります。部分的な業務の効率化だけでなく、企業の経営効率化にも貢献するシステムだと言えるでしょう。
ワークフローシステムを導入すると、1つの業務の流れを定型化できる以外に、書類や資料も部門の枠を越えて電子的に管理可能になります。稟議・決裁処理も含めて、さまざまな手続きがシステム上でできるようになると、ペーパーレス化によるコスト削減はかなりの効果が見込めるはずです。
また、ワークフローシステムには場所を問わずにアクセスできるため、出張先や外出先の他、テレワーク中でも必要な手続きを進め、別な部門間でやりとりすることも可能です。これは柔軟な労働環境を提供できる点からも、政府が推進する働き方改革に貢献することになるでしょう。
その他にも、ワークフローシステムを導入することで、各業務の責任の所在が明確になるため、内部統制やコンプライアンスの強化が可能になります。さらに日常的に行われるメール業務も自動化できるので、さまざまな業務での効率化が同時に進められるかもしれません。
ここで、多くの企業が導入しているワークフローシステムの中から、おすすめのサービスを3つ紹介します。それぞれの概要を押さえた上で、導入を検討する際の参考にしてください。
インフォテック(株)のCreate!Webフローは、非常に多機能で使いやすいワークフローシステムで、今までに使っていた紙による申請書を、そのままシステム内にとり込める他、スマートフォンやタブレットからも操作できます。また、別なグループウェアとも連携可能なので、企業内の業務全般を1つのシステムとして、効率的に機能させることができます。
使いやすさのポイントは、承認申請の処理状況がルートごとに確認できるため、複雑な承認フローでもミスなく容易に扱えることです。しかもクラウド型で非常に低コストにて利用でき、無料トライアルも可能です。これまでに大手企業をはじめ、多くの企業に導入実績があります。
(株)コラボスタイルのコラボフローは、Web環境が整っていれば、これまでに使用してきたExcelのデータをすべて活用できるシステムです。Excelの知識があれば、誰でも小規模なワークフローから、数千名規模のワークフローまで簡単に作成できます。
申請フォーム作成ツールを使うことで、新たにプログラミングをすることなく、Excelファイルをそのまま申請フォームに変換でき、変更や修正も含めたさまざまな設定も可能です。他にも決裁を促すリマインドメール機能や、停滞書類検索機能など、作業の効率化に貢献する優れた機能を標準装備しています。
(株)Donutsのジョブカンワークフローは、データをクラウド上で管理するため、すべての処理作業を社内外問わず、スマートフォンやタブレットと連携させて行うことができます。単に申請~承認をシステム化するだけでなく、自動仕訳や代理申請・承認手続きなど、多くの作業を一括して管理することも可能です。
またジョブカン勤怠管理やジョブカン給与計算など、シリーズ間で連携システムを構築することにより、人事労務管理に関する業務を大幅に効率化することができます。初期費用もかからず、月々わずかな利用料で導入できることも大きな魅力です。
日常的な業務の中でも、稟議の申請から決裁に至るまでのやりとりは、多くの時間と手間を要する作業です。この一連の流れをワークフローシステムとして、はるかに効率的に進めるという動きが広がっています。
各開発メーカーが提供しているワークフローシステムは、それぞれに特徴とメリットがあり、しかも非常に低コストで導入できるという利点があります。社内の業務効率化の第一歩として、1度ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
WEBサイト製作の業務委託契約書の作成方法と注意点
人手不足解消の打ち手 「多様な」人材活用チェックポイント 人事給与アウトソーシングサービスを提供する三菱総研DCSが解説!
働く人の意識を変える定点観測
社員寮・借り上げ社宅の管理業務を削減するには
コロナで変わった人事現場の実態 人事給与アウトソーシングサービスを提供する三菱総研DCSが解説!
高ストレス者への法的に正しい対応と産業医面談の注意点
2024年版中小企業白書・小規模企業白書が閣議決定されました など|5月6日~5月12日官公庁お知らせまとめ
人材採用は“キャリア採用シフト”の傾向。過熱する人材獲得競争を背景に「応募者の質」が最大の懸念点に
よりよい職場環境を整備するために、企業に求められるラインケアの取り組みとは?
【学歴フィルター】就活・転職における“学歴”の必要性は? キャリアに「関係する」との回答は8割超、特に「書類選考」に影響か
業務委託契約(Service Agreement)の英文契約書を作成する際の注意点を弁護士が解説
テレワークでも確実にコスト削減する「引っ越しのコツ」
三菱総研DCSが取り組む「ダイバーシティー経営」への第一歩
日本の裁判手続きと電子署名
<人的資本開示 実践編 > 人的資本と組織サーベイ
2030年問題の内容と企業への影響、取るべき対策を詳しく解説
【志望動機の例文あり】第二新卒×未経験でも人事になれる?ポイントを解説!
【管理部門450名に聞いた5月病経験実態調査】最も経験率の高い職種とは?
「管理職の働き方は無理」 出世を望まない社会人1、2年生が約半数に達する ソニー生命調査
理工系分野の“女子学生向け”支援プログラム「SONY STEAM GIRLS EXPERIENCE」をソニーが創設。高度専門型インターンシップの取り組みに
公開日 /-create_datetime-/