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電子署名を活用するメリットとは？　おすすめの製品も紹介

公開日2021/05/06 更新日2021/05/07 ブックマーク数

電子署名という言葉を聞いたことはあっても、それが実際にどのようなことに役立つのか詳しくはわからないという人もいるのではないでしょうか。ペーパーレス化の推進に加えてテレワークの普及などもあって、今、電子署名の重要度は急速に増してきています。

電子署名とはどのようなもので、活用することでどんなメリットが得られるのか。おすすめしたい製品の紹介も含めて、解説します。

目次【本記事の内容】

電子署名とは

電子署名とは、電子文書の内容が改ざんされていないこと、その文書が間違いなく本人のものであることを証明するための技術です。紙の文書・書類における印鑑やサインに相当し、その法的有効性は2001年4月1日に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」によって規定されています。

日本の場合、電子署名にはおもに公開鍵暗号方式に基づいた仕組みが用いられています。現状、電子署名は取引に使用する電子文書に関して次の2つの役割を実現します。

電子文書に電子署名が付与されると、第三者による内容の改ざんができなくなります。もしも改ざんや変更が行われるとそのことが検知されて警告が表示されます。

電子署名とタイムスタンプによって電子文書の作成者と日時が記録され、誰に、いつ作成されたものかを証明します

企業が電子署名を活用することで得られるメリットは以下のとおりです。

取引を行う双方が紙の契約書に押印やサインをする場合と比べて、電子文書（PDFファイルなどの電子データ）と電子署名による契約業務はメールなどを使ってやりとりできるためスムーズです。遠隔の場合でも、インターネットを介し、契約に関わるさまざまな業務を効率的かつスピーディーに進められます。

印刷費や紙代、郵送費、持参した場合の交通費、紙の契約書の保管スペース代などのコストを削減できるのもメリットです。電子契約は課税文書にあたらないので、印紙代も不要です。加えて契約業務や契約管理に必要な人件費も抑えられるでしょう。

契約書の改ざん、紛失、破損などのリスクが減り、コンプライアンスリスクも低減します。また、契約締結に至るまでの進捗状況を監視・管理しやすくなり、不正防止などのコンプライアンス効果が得られます。

電子署名サービスは電子文書に電子署名を付与するだけではなく、契約プロセスの進捗管理や社内の申請書などのワークフロー、電子契約全般などさまざまなサービスを組み込んだものが増えています。

自社で導入するときはどのような目的で電子署名を活用したいのかを明確にして、ニーズに合った製品を選ぶ必要があります。無料トライアルが用意されている製品も多いので、まずは使ってみて使い勝手を確かめることも可能です。

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。

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