組織が抱える問題はボトルネックの解消によって解決につながる

ボトルネックという言葉をご存じでしょうか。ビジネスシーンで組織が直面する課題の解決を図る方法として、ボトルネックを見つけることが重要といわれています。組織内のボトルネックを発見してその解消を図ることが、業務効率アップ・生産性向上につながるのです。

そこで今回は、ボトルネックとは何か、組織においてボトルネックが発生する理由とそれによって起こる問題、解消方法等について詳しく解説しましょう。

組織のボトルネックとは

ビジネスの場におけるボトルネックとは業務プロセスに障害を与える問題点を指し、制約条件とも呼ばれています。

一升瓶などをイメージするとわかりやすいですが、ボトルは底の部分よりも首の部分の方が細いため、蓋を開けて逆さまにしてもバケツのように液体は一気に流れ出ません。空気がボトルの中に入りながら、少しずつ液体が出てきます。

このスムーズに流れ出ない状態をビジネスシーンの業務プロセスに置き換え、業務の流れに支障をきたしている阻害要因のことをボトルネックと呼んでいるわけです。

このボトルネックの概念を企業組織に当てはめた場合、組織のボトルネックとは仕事のスピードが遅く、生産性が低い人材または部署を意味します。

企業組織の中にボトルネックが存在すると、組織全体はボトルネックのペースによる悪影響を受けざるを得ません。例えば組織の中に仕事のスピードが速い有能な人がいても、仕事の遅いボトルネックとなる人がいることで、組織全体としてのパフォーマンスは思うように向上しないことがあるのです。

組織のボトルネックが発生する理由

組織内にボトルネックが発生する原因の一つとして、適材適所の人材配置が行われていないという点が挙げられます。

例えば社内でプロジェクトチームを作る場合、専門性のある人材に限りがあるため、やむなく必要な知識がまったくない従業員を配置する場合もあります。

もしIT・Web知識が不十分な従業員を自社サイトの運営担当の一員に据えたりすれば、その従業員は配属先の組織でボトルネックとなるでしょう。この場合、本人自身の能力や取り組み姿勢にまったく問題はなく、適材適所が行われていないことに問題があるわけです。

また、たとえ適材適所の配置が行われていても、特定の従業員やチームに割り当てられている業務量があまりに多く、スムーズに処理できない状況に陥ってボトルネックとなるケースもあります。

業務工程の一部が人手不足などによって一人当たりの業務量が多くなりと、業務スピードが遅延し工程全体のスピードが遅くなるのです。

組織のボトルネックによって起こる問題

・業務効率の低下

業務プロセスの大部分で効率的に作業が行われていても、特定の部分で業務に遅延が多発していれば、プロセス全体としての業務効率は低下します。プロセス内のどこかにスムーズな進行を妨げるボトルネックがあることで、全体としての成果はその影響を受けざるを得ません。その結果として業務効率が落ちてしまうのです。

・業務にかかる費用の増加

組織のボトルネックにより業務プロセスがスムーズに進まなくなると、業務に時間がかかり、その分業務が終わるまで人件費も余計にかかります。業務効率の低下はプロセス終了までに時間がかかるだけではなく、不必要なコスト負担が増えることも意味します。

・組織の管理者、構成員のストレスが蓄積

組織のボトルネックとなっている当の本人は自分が組織の足を引っ張っていると自覚するため、大きなストレスを抱えることになるでしょう。他の組織構成員も、自分が力を発揮しても業務プロセス全体の生産性は向上しないため、モチベーションを維持しづらくなってきます。

また、スムーズに業務が進まず、予定・計画よりも遅れが出るようになれば、管理者にも少なからず焦りやストレスが生じるでしょう。

組織のボトルネックがあることで、組織の管理者・構成員すべてに精神的な余裕がなくなり、ストレスが蓄積するようになるわけです。そのような職場では、仕事の速い人とボトルネックになっている人との間にギャップが生じ、組織内の分断が起こりやすくなります。職場内のいじめ、パワハラなどの問題も生じやすくなるでしょう。

組織のボトルネックを解消するには、まずは発見すること

組織としての生産性が向上しない、業務進行に時間がかかるといった状況に直面している場合、経営者・管理者に必要なのは、どこに組織のボトルネックがあるのかを見つける努力です。それは不要な人材を探して排除するという作業ではありません。ボトルネックとなっている人材をサポートするため、あるいは適材適所を実現するために必要な作業といえます。

また、ボトルネックの発生要因を考える場合、重要なのは従業員個人の資質に起因するケースはほとんどないという点です。

従業員が力を発揮できるような人事を行い、人材不足ならば専門能力のある人材の雇用を進めると、ボトルネックは解消につながります。

ボトルネックを見つけて適切に対応できれば、組織全体の業務効率は確実にアップするでしょう。

まとめ

組織のボトルネックとは、業務プロセスに障害を与える要因となっている人材・部署等のことです。適材適所の人材配置が行われていない、業務プロセスの一部に人手が足りない、などの要因で生じることが多く、業務効率の低下、コスト増加、従業員・管理者のストレス増大などの問題を引き起こします。

ボトルネックを解消するには、まずは発見することが大事です。それは足かせとなっている人材を取り除くことが目的なのではなく、人材を支え育てるため、適材適所の人材配置を行うために行います。組織のボトルネックを発見し、適切に対応できれば、組織の生産性は向上するでしょう。