総務の仕事内容は？昇進するために必要なスキルも解説

総務は、社内の窓口業務など、重要な仕事を果たすポジションです。営業のように数字で評価されることが少ないため、「総務でどうすれば出世・昇進できるの？」と悩んでいる方も多いかもしれません。

今回は、総務の仕事内容と、どのようなキャリアを歩んでいくかについて紹介します。

総務の仕事内容

総務の仕事内容は、「会社の環境を整える仕事」「会社を基礎から支える仕事」といったイメージも根強くあります。確かに総務の仕事は、社内の窓口業務の性格が強く、実際に様々な業務が行われています。「何か困った際は総務に相談してね」というのは、多くの会社での決まり文句です。

このように、総務は会社の業務が滞りなく進むよう、会社全体の環境を整える役割を持っています。社内で起こったトラブルの対応はもちろん、郵便物の差し出しや書類の提出といった細かい作業まで、総務がすべて担当することも少なくありません。

またオフィス文具や非常用の備蓄品など、備品管理の分野も、総務が担当しています。他にも社用車・オフィスの賃貸や自社ビルの管理といった会社財産の管理、福利厚生の対応、社内イベントの企画・運営など多種多様です。

場合によっては、人事・労務の部署をサポートすることもあります。もちろん仕事の範囲は会社によって異なるため、一概には言えませんが、「管理者」「便利屋」といったポジションで活躍するのが一般的です。

総務で昇進するために磨いておきたいスキル

総務の仕事は、営業のような仕事と比べて、分かりやすい結果で評価されることはありません。そのため、日々の業務に真摯に取り組み、着実に信頼を積み重ねる必要があります。

上司からの信頼を得られれば、そのまま昇進していくでしょう。しかし「昇進できる人」と「昇進できない人」の差は、一体どこにあるのでしょうか。
ここでは、総務で昇進するために必要なスキルを考えましょう。

●コミュニケーションスキル

まず欠かせないのはコミュニケーションスキルです。これは総務に限らず、どの部署で働く場合であっても必要になります。特に総務の立場で働く人は、様々な部署の人と話を進めなければなりません。

自分が考えていることを「言語化」する力や、反対に相手の話に耳を傾ける「傾聴力」も大事になってきます。こうしたコミュニケーションの基礎に加えて、「社内に敵を作らない」という立ち回りも求められます。

●ビジネススキル

コミュニケーションスキルとともに求められるのが、質の高いビジネススキルになります。特に総務で昇進するために重要になってくるのが、パソコンに関するスキルです。総務は社内向けの資料を作成することが多く、正確かつ迅速な作業が求められます。

Word・Excel・PowerPoint、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどを上手く使いこなせないと、業務上で苦労することも多いでしょう。昇進を考えている場合は、なるべく早い段階でパソコンスキルを磨いておくのが重要です。

●情報収集スキル

また情報収集スキル・リサーチスキルも重要です。これは、先ほどの「社内向け資料を作ることが多い」という話にも関連します。

資料を効率的に作成するためには、「何を書くべきか」を明確化する能力が必要です。つまり資料を書く目的や重要ポイントを洗い出し、それに沿って資料作成をする力が求められます。

どれだけパソコンスキルに秀でていたとしても、この情報収集能力が低ければ、クオリティの高い資料は完成しません。また情報収集能力だけ高かったとしても、パソコンスキルがなければ、それを成果物に反映できません。「パソコンに関するスキル」と「情報収集能力」は、お互いをいかし合う関係にあります。

総務のキャリアプラン

総務の仕事をしている人は、そのままずっとその仕事を続けるとは限りません。例えば公務員のようなゼネラリスト志向の組織では、総務から、まったく関係のない部署に異動することも珍しくないでしょう。

総務として仕事を続ける場合、二つの選択肢があります。一つは、総務のスペシャリストになることです。一つの会社で長く働き続けるか、同じ総務部門のある会社に転職するなど、方法はいくつかあります。

もう一つの選択肢は、総務以外のバックオフィスに異動するプランです。ちなみにバックオフィスとは、直接売上を生み出すわけではありませんが、組織の管理などを通して間接的に貢献している分野を指します。総務の他にも、人事や経理、労務などがあります。

特に総務と人事の親和性は高いと言えます。会社によっては、「人事がやっている仕事を総務がサポートしている」といったケースも珍しくありません。このようにスペシャリストになるだけではなく、総務や経験を活かし、他のバックオフィスの分野で昇進する道もあります。

まとめ

総務の仕事は、まさに「縁の下の力持ち」です。営業のような派手さはありませんが、総務の力こそが、企業活動を根底から支えています。
もし総務のような仕事をこなすポジションがなかったら、企業活動は大きく混乱してしまうでしょう。

総務で昇進するためには、様々なスキルが必要になります。人事や経理などの分野への異動も考えつつ、これからのキャリアプランを考えていきましょう。