総務はアジャイル型組織に向いている？バックヤード部門の組織を見直すことの重要性

経営環境が目まぐるしく変わり続ける中、スピード感をもって変化に適応できるように、「アジャイル型組織」という組織形態への注目度が近年高まってきました。そして先日行われたビジネス専門誌「月刊総務」による調査では、「マルチタスクを求められる総務においてこそ、アジャイル型組織が望ましい」との結果が出て、現在話題を呼んでいます。

そこで今回は、そもそもアジャイル型組織とは何か、なぜ総務にアジャイル型組織が向いているのか、について詳しく解説していきます。

アジャイル型組織とは？

アジャイル型組織とは、組織の各メンバーに一定の権限と責任を与えた上で、自立して業務に取り組んでもらう組織形態のことです。アジャイルとは英語のagileをカタカナ語に直した言葉で、「機敏な、俊敏な」という意味を持ちます。

対比的な組織形態としてはピラミッド型組織があります。ピラミッド型組織とは組織の「長」により大きな権限を与える組織形態で、組織を構成する各メンバーに付与される権限と責任はかなり限定的です。多くの日本企業ではこのタイプの組織形態が採用されています。

ピラミッド型組織は、ピラミッドの頂点に位置する経営者・管理者の意思決定を素早く実行できるという点では利点があります。

しかし、経営者・管理者がすべての状況を把握し、適切な意思決定を下せるとは限りません。とくに、外部環境の変化が激しい場合は、最前線の現場で活動する組織の各メンバーそれぞれが状況を把握し、権限・責任をもって迅速に対応できるアジャイル型組織の方が、望ましい成果を得やすくなります。

アジャイル型組織のメリットとデメリット

●アジャイル型のメリット

アジャイル型組織には、次のようなメリットがあります。

・チーム全員で組織目標を共有しやすい

アジャイル型組織では、組織の各メンバーが自立した行動が取れるように、一定の権限・責任を付与します。ピラミッド型組織だと、組織の各メンバーに付与される権限・責任は限定的なので、「リーダーが決めたことを実行すればよい」と考えがちです。しかしアジャイル型組織では、組織の各メンバー一人ひとりが「自分が組織を支えている」との意識を持ち、組織目標の達成に向かって行動する意欲を持ちやすいです。

・組織の目標・方向性の改善を素早く行える

アジャイル型組織では組織の各メンバーが自立的に行動するため、直面している状況について各人が考え、検討します。そして現場を知る各メンバーがそれぞれに権限をもっているため、組織の目標・方向性に難点があると判断される場合、組織に対して問題提起をしやすいです。

この点、ピラミッド型組織だと、組織の目標・方向性の改善は集中的に権限・責任をもつ組織の長に任せっきりになることも多く、状況把握にも時間がかかり、改善が遅くなります。

●アジャイル型のデメリット

一方で、アジャイル型組織には次のようなデメリットもあります。

・組織としての計画的行動が難しくなることも

アジャイル型組織は組織の各メンバーが自分の判断により行動するため、組織としての統一感・まとまりという点ではピラミッド型組織よりも劣ります。そのため、組織の計画を立てて、それに沿って成果を出そうとする場合に、予定通りに進まないケースが発生しやすいです。

・人材育成・確保が難しい

ピラミッド型組織では、組織の長には一定の業務遂行能力や管理能力が求められますが、組織の長の指示に従って行動する組織の各メンバーには、最初から高度な能力は求められません。OJTや研修を通してスキル・知識を身に付け、少しずつ能力を獲得していきます。

一方、アジャイル型組織では、組織のメンバー一人ひとりが、権限と責任をもった上で任された仕事をやり遂げねばなりません。この場合、組織として成果を出すには、組織のメンバーそれぞれが高い能力をもつ必要があります。そのため、人材の教育・人材の確保が困難になりやすいです。

総務はアジャイル型組織に向いているか？

先日、ビジネス専門誌「月刊総務」が全国の総務担当者を対象にアンケート調査を実施したところ、「総務はアジャイル型組織であるべき」との回答が8割以上に上ったことに、現在注目が集まっています。

総務の仕事内容は、社内の機器・備品管理や施設管理、文書管理、株主総会や取締役会の企画・運営、社内行事の企画・運営、来客対応、福利厚生業務などが主な仕事です。営業や開発のような直接的な成果・結果を求められる部門ではなく、経理や人事と同じく裏方としての役割を果たすバックヤード部門に属します。

では、なぜ総務において、アジャイル型組織が適しているとの意見が多いのでしょうか。この点、同じアンケート調査では、トップダウンでは追いつかない、総務は新しい情報を常に取り入れて変わっていくべき、専門知識が必要な部署なので各々に裁量があった方がよい業務ができる、などの意見が見られたようです。

先に見た通り、総務の仕事は多岐に亘り、総務に属する従業員はそれぞれ多用な業務を任されます。切れた電球の交換から株主への連絡役、社内運動会の企画・運営など、多用な業務が次々と発生するわけです。

こうしたマルチタスクが求められる総務では、権限・責任が組織の長に集中し、いちいちお伺いを立てて業務に取り組むピラミッド型組織では対応が遅れます。各人が権限・責任をもって自立的に動けるアジャイル型組織の方が素早く業務をこなせるでしょう。
（参照元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000034.000060066.html）

バックヤード部門の組織体制を見直す視点

成果を出せる組織形態が話題になる場合、営業部門やマーケティング部門、開発部門、生産部門など、企業の売り上げ・利益に直結するようなフロント部門の組織をどうするかに注目が集まりがちです。

これは当然といえば当然のことで、売り上げ・利益の増減は企業の死活問題であるため、これらの部門においてより合理的な組織のあり方を考えるのは、企業として必須事項といえます。

しかし、企業が成果を上げるためには、総務をはじめとする優れたバックヤード部門が必要なのも確かなことです。

たとえば、総務部門の業務効率が上がれば、社内全体の経費削減や株主への対応力の向上、社内行事の充実による社員のモチベーションアップなど、間接的であるとはいえ企業経営のクオリティを高め、売り上げ・利益増にも貢献しているといえます。フロントヤード部門だけでなくバックヤード部門においても、自社にとって合理的、成果を出せる組織のあり方は何かを検討することは重要です。

まとめ

アジャイル型組織は環境変化に素早く対応できる組織形態として現在注目を集めていますが、より成果を出せる組織形態を考える場合、営業や開発などフロントヤード部門に注目が集まりがちです。

しかし、ビジネス専門誌が行ったアンケート調査でも明らかな通り、総務のようなバックヤード部門でも、アジャイル型組織が望ましいとの声が高まっています。
組織の改革は、直接成果を求められない総務・バックヤード部門においても同様に必要なのです。