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会議はその目的によって、進め方がまったく違う

公開日2018/10/31 更新日2018/10/30 ブックマーク数

会議はその目的により「創造会議」と「定型会議」の２つに分けられる

「皆さんが参加されている会議ってどのようなものが多いですか？」と聞くと、『営業会議』『部門長会議』『移転プロジェクト会議』など、部門名や役職名、タスク名などからついた名前の会議が多いと思いますが、「その会議の目的はなんですか？」と再び聞いてみると、「はてなんだっけ？」と首をかしげることがよくあります。あらためて振り返ると、目的があいまいなまま行われる会議のなんと多いことでしょう！

「会議の目的はなんだろう？」、このことはぜひ意識するべきです。では、会議の目的にはどのようなものがあるのでしょうか。大きく２つに分類することができます。

・創造会議……アイデア、創造性を求める会議
・定形会議……情報共有が主目的で、創造性はあまり必要でない会議

『創造会議』は一般に『ディスカッション』ともいわれ、主にアイデアを出しあうことを目的とした『企画会議』や、課題を解決するための『問題解決会議』などがそれにあたります。会議の場でひとつでも多くのアイデアを出し、そこから『結論』へと絞り込んでいく行程が必要となるため、どうしても時間がかかります。

一方『定形会議』は、いわゆる『ホウレンソウ（報告・連絡・相談）』的な『連絡会議・報告会議』、役割分担や日程を決める『調整会議』、値段や取引条件を決める『交渉会議』などがあります。役員会議などの『意思決定会議』も、あまり創造性を伴わないため、定形会議に分類します（意思決定会議は別にわけて３種類で説明することもありますが、ここではシンプルに２つに分けて説明します）。

この２つの会議『創造会議』と『定型会議』を有意義に進めるには、まったく異なるテクニックが必要です。『創造会議』はアイデアの質が求められますが、『定型会議』では効率的な進行が求められます。したがって、進行役が「今、なんの目的で会議を行っているのか」を見失うと、うまく進められなくなってしまいます。

「創造会議」と「定型会議」の２つの会議を混ぜると進行は破綻してしまう

会議の進行で難しいのは、１つの会議の中で『創造会議』と『定形会議』がごちゃまぜに混じってしまったときなのです。ここでは、進行が滞ってしまった会議の一例を見てみましょう。

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