管理部門がおさえておきたい年末業務まとめ｜業務改善のコツもご紹介

何かと慌ただしい年末は、処理の遅れや漏れなどによって業務効率が悪化しやすい時期です。しかし、あらかじめ必要な年末業務を把握しておけば、業務効率が上がり、新年早々から良いスタートを切れます。そこで今回は、「管理部門がおさえておきたい年末業務」をわかりやすくまとめました。

この記事は「安心して年末年始を過ごしたい」「管理部門として会社全体の業務効率改善を図りたい」という方への情報をお伝えしていきます。

管理部門として把握しておきたい年末業務

管理部門の担当者として確認しておきたい年末業務は、以下の六つです。

・年末調整
・賞与関連業務
・年末年始のあいさつ
・年末以降のスケジュール作成・周知
・セキュリティ対策の見直し
・年始業務の準備

年末調整

年末調整は給与支払者の業務であり、管理部門として最も重要な年末業務です。 源泉徴収額と実際に納めるべき所得税の納税額を一致させるための年末調整は、10月末頃から準備を始めるといいでしょう。

翌年の1月31日までには「源泉徴収票」などの法定調書を税務署に提出する必要があるので、滞りなく進めましょう。

年末調整の進め方や業務効率改善につながる「年末調整計算シート」（Excel）などは、以下の国税庁公式ページで確認できます。
源泉徴収義務者（給与の支払者）の方へ（令和4年分）｜国税庁 (nta.go.jp)

賞与関連業務

12月に賞与を支給する場合、査定や年金事務所への手続きが必要です。査定基準を明確にして、考えたり迷ったりする時間を減らせれば、効率良く賞与を支給できます。 また賞与を支給してから5日以内に「被保険者賞与支払届」等を年金事務所へ提出する必要がある点もおさえておきましょう。

「被保険者賞与支払届」等は日本年金機構に登録された「賞与支払予定月」の前月に、日本年金機構から送付されます。

賞与の支払に関する詳細は、以下の日本年金機構の公式ページに掲載されています。
従業員に賞与を支給したときの手続き｜日本年金機構 (nenkin.go.jp)

年末年始のあいさつ

滞りなく年末年始のあいさつを済ませられるよう、以下の3点をチェックしておきましょう。

・あいさつ回りの準備・実施
・年賀状の作成・投函
・お歳暮の発送

年末年始のあいさつで関連企業との関係をより良いものにできれば、「翌年以降の連携がスムーズになる」「ビジネスチャンスを手にしやすくなる」などのメリットが期待できます。

管理部門として会社全体の業務効率を上げられるよう、年末年始のあいさつは大切な年末業務の一つと考え、前向きに取り組みましょう。

また年賀状やお歳暮の発送に関する業務効率を改善する場合には、前年の送付先を確認することがおすすめです。

「今年も年賀状を送るのか」「新しい取引先にも送付すべきかどうか」などを把握し、年末年始業務の効率化を図りましょう。

年末以降のスケジュール作成・周知

管理部門が年末以降のスケジュールを作り、適切に関係者へ周知しておけば、全体の業務効率を上げられます。年末以降のスケジュール作成や周知事項の詳細は、以下の通りです。

・翌年のスケジュール作成・周知
・カレンダー作り
・大掃除の計画・準備・実施（備品・手順・人員配置など）
・納会の準備・実施

翌年のスケジュールを立てた後は、関連部署への周知だけでなく取引先などにもお知らせしましょう。カレンダーを作っておけば、翌年のスケジュールを関係者に周知できます。 一年を通して使ってもらうことで、宣伝効果を期待できる点も取引先などにカレンダーを渡すメリットです。

年末年始のあいさつに手土産として持参できるという利点もあるので、年末以降のスケジュールを作った際には、カレンダーの作成を検討するのもおすすめです。

大掃除や納会については、新型コロナ感染拡大への配慮も重要です。 「実施のタイミングを分けて掃除をする」「納会はオンライン開催とする」など、昨今の情勢をふまえて実施方法を検討しましょう。

セキュリティ対策の見直し

「情報機器の持ち出し」「不正アクセス対策」などを管理部門が見直しておくと、年末年始のトラブル発生リスクを抑えられます。セキュリティ対策を見直す際のポイントを、以下にまとめました。

・情報機器の社外持ち出しルールの見直し
・アクセス権限の見直し
・サーバーダウンへの備え
・データのバックアップ
・トラブル対応マニュアルの見直し・周知
・緊急連絡網の見直しなど

年末年始はハッキングなどの不正アクセスが増えるといわれています。 トラブルで会社全体の業務効率が悪化しないよう、年末業務の一環としてセキュリティ対策を見直しておきましょう。

年始業務の準備

万全の体制で新年のスタートを切るための準備をしておくことも、年末に取り組んでおきたい業務といえます。特に税務署・自治体へ提出すべき法定調書の処理を忘れないよう、あらかじめ準備しておきましょう。

年始に提出が必要となる主な法定調書「支払調書」「源泉徴収票」「給与支払報告書」の提出期限は、原則1月31日となっています。

また新年のあいさつ回りや新年会の準備の他、正月飾り・カレンダーの張り替えなどについても、事前にToDoリストなどを作って整理しておくといいでしょう。

まとめ

「管理部門としておさえておきたい年末業務」を確認しておけば、処理漏れ防止・業務効率改善につなげられます。安心して新年を迎えて良いスタートを切れるよう、当記事でご紹介した「六つの年末業務」をお役立てください。

■参考サイト
オフィスのミカタ　管理部門が年越し前にやっておくべきこと
国税庁　源泉徴収義務者（給与の支払者）の方へ（令和４年分）
日本年金機構　従業員に賞与を支給したときの手続き