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Sansan株式会社が“あるある”をまとめた「紙トラブル番付」を発表

公開日2023/01/07 更新日2023/01/06


紙の書類に依存したアナログでの業務には、紙ならではのいろいろなトラブルが発生するものです。そこで、Sansan株式会社が、トラブルのあるあるをまとめ、「紙トラブル番付」を発表しました。さて、トラブルの番付のトップになったのは？



相撲の番付形式でみる紙のトラブル


業務のデジタル化が進んでいない職場では、請求書や契約書、注文書、名刺などの紙書類が相変わらず使われることになりますが、そこには紙の書類ならではのトラブルがつきものです。


では、そんなアナログな職場では、どのようなトラブルが発生しているのでしょうか。働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社が、紙書類を扱うビジネスパーソンに実施した「紙書類のトラブルに関する調査*」から、発生頻度の高いトラブルを相撲の番付形式で発表しています。


Sansan株式会社が集計した紙トラブル番付


【東】【西】
横綱：なんちゃってオンライン請求書　横綱：契約書迷子
大関：請求書スタンプラリー大関：名刺大捜索
関脇：FAX注文書 安否確認関脇：神隠し請求書
小結：難読FAX注文書小結：契約書押印ストレス
前頭：メアド打ち込み目視確認前頭：契約書ハンコ出社


*調査方法：オンライン上でのアンケート調査
調査対象：ビジネスパーソン男女1000名
（法人営業、購買・営業企画、総務・法務・経営企画、経理・財務 各250名）
調査期間：2022年11月2日～11月7日


東西の横綱に君臨するのは日常的なトラブル


東の横綱「なんちゃってオンライン請求書」とは、データで届いた請求書をわざわざ紙にプリントアウトしてから押印、それをスキャンしてデータ保存するという、デジタルなのかアナログなのか、よくわからない非効率な業務のことです。


西の横綱は、膨大な書類やファイルから、確認する必要が生じた過去の契約書を探すのに四苦八苦する「契約書迷子」です。


この東西の横綱となったトラブルは、紙の書類を扱うことの多い総務や経理、財務担当者なら、思わず「あるある！」と叫びたくなるような、日常的に発生しているトラブルではないでしょうか。


トラブルの背景にあるデジタルとアナログの共存

東の大関「請求書スタンプラリー」の、請求書の支払い承認印を役職順にもらうために社内を駆け回る担当者の姿は、よく目にする光景です。また、西の大関「名刺大捜索」は、アポ入れするために、先方の担当者の名刺を探す営業担当者の困った顔が目に浮かびます。


いずれも、業務のデジタル化を進めたものの、紙の書類を使うアナログ手法での処理が必要な業務がまだまだ多く残っていることがわかります。そういった混乱から生じるトラブルといえそうです。


この「紙書類のトラブルに関する調査」で、6割以上のビジネスパーソンが「紙の書類があることで、業務上の非効率が生じている」と回答していることからも、デジタルとアナログが共存していることが、現場の混乱ぶりに拍車をかけていることがうかがえます。


トラブルの原因と解決方法を見出すために番付を活用

DX推進の取り組みはまだ始まったばかりですから、デジタルとアナログが混在し、現場が混乱してしまうのも致し方ないことでしょう。


何がトラブルの原因になっているのか、解決するためにはどうすればいいのかを一度じっくりと検討してはいかがでしょうか。


まとめ

それにしても、この「紙トラブル番付」をみると、ビジネスパーソンがデジタルとアナログの間を右往左往している様子が、実感として伝わってきます。


リモートワークが導入されているのに、契約書の押印業務のためだけに出社するなんてことは、まさにその最たるものかもしれません。さて、2023年の番付は、どうなっているのでしょうか。


■参考サイト
PR TIMES　Sansan株式会社、「紙トラブル番付」を発表


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