ハイブリッド会議とは？求められるマナーとメリットとデメリットを解説

数年前までは、会議というと参加者全員が会議室に集まるのが一般的でした。しかし現在、新型コロナウイルス拡大の影響もあって、ハイブリッド会議が主流となりつつあります。

では、従来行われていた会議に比べて、ハイブリッド会議にはどのようなメリット、デメリットがあるでしょうか。今回は、ハイブリッド会議について詳しくご紹介しましょう。

ハイブリッド会議とは？

ハイブリッド会議とは、参加者が会議室に集まる従来のオフライン会議と、ネットを使って遠隔地から参加するリモート会議を組み合わせて行われる会議形式のことです。ハイブリッド会議は、会議室に集まれる参加者と集まれない参加者がいる場合に行われます。

2020年に始まった新型コロナウイルス感染拡大により会社への出社制限が一般的となり、その際に一気に普及したのが、参加者が自宅からでも参加できるリモート会議でした。その後コロナ禍が収まって企業に出社可能な状況となりましたが、ビジネスの場では、会議室に集まるオフラインの参加者と、自宅・ワークスペースからのリモートによる参加者が混在するハイブリッド会議が引き続き行われています。

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ハイブリッド会議で求められるマナー

ハイブリッド会議にリモートで参加する参加者は、開始時間に合わせてビデオ会議ソフトウェアを使える状態にしておくことが求められます。とくに、会議の開始時刻になってもカメラ・マイクがオフになっていると他の参加者に迷惑がかかり、会議に遅刻したのと同じですので注意が必要です。自宅・ワークスペースからの参加となるので、それら準備は自分の責任で事前に完了しておく必要があります。

また、カメラに写り込む上半身の服装、背景も、会議の場にふさわしいものとなるよう心がけます。とくに上司や取引先・得意先など、失礼があってはならない相手が参加する会議では、事前の入念な準備が不可欠です。

一方、会議室に集まるオフラインの参加者は、オフラインの参加者にしかわからない方法・音量で話をすると、リモートの参加者が話についていけなくなるので注意が必要です。リモートの参加者にも話を聞いてもらえるように、必要に応じてリモートの参加者への内容確認をしながら話をすることが求められます。また、オフラインの参加者同士でヒソヒソ話をしたりするのも、リモートの参加者に不快感を与えかねないので気をつけましょう。

ハイブリッド会議のメリット

ハイブリッド会議には以下のようなメリットがあります。

参加条件が緩和される

従来の「会議とは会議室に集まって行うもの」という定義だと、自宅やワークスペースで勤務している従業員は参加できず、出社している従業員のみでの会議となります。一方、ハイブリッド会議であれば、会議室に来られない人も参加できるため、より多くの参加者が確保可能です。参加者が多ければ、それだけ幅広いアイデアや意見が出されやすくなり、会議開催の成果が高まります。

「急に参加ができなくなる」ことのリスクが減少

体調不良や別件での緊急の業務が発生するなど、予定されていた会議に出られなくなることは往々にして起こります。その場合、オフライン型の会議形態では、当然ながら「欠席」となるでしょう。

一方、ハイブリッド会議であれば、元々リモートでの参加者がいることから、リモートによる参加への変更も可能です。もちろん追加でモニターや機器の準備ができることが前提とはなるものの、その対応ができれば不参加・欠席扱いになることは避けられます。

ハイブリッド会議のデメリット

一方、ハイブリッド会議には以下のようなデメリットがあります。

会議の準備に手間がかかる

リモートでの参加者がいる場合、会議室にパソコン・カメラを用意・設置するなどの事前準備が必須です。この準備はリモートの参加者本人ではなく、会議室に足を運べるオフラインの参加者が行うことになり、リモートの参加者はオフラインの参加者に負担を生じさせることになります。

リモートの参加者が得る「情報」が少ない

オフラインで会議に参加する場合、実際に対面しながらの話し合いとなるため、参加者の表情を読み取りやすく、会議の場の雰囲気を把握しやすいです。一方、リモートの参加者は、カメラを通して参加者の表情が見えはするものの、実際に対面する場合に比べると表情は読み取りにくく、会議の場の雰囲気を肌で感じることはできません。

また、リモートでの参加者は、会議の前後の雑談などが行えず、参加者同士の交流が行えません。雑談を通して会議の内容を確認したり、疑問点・不明点を素早く解消できたりもしますが、リモートの参加者はそれもできません。こうしたリモート側に生じる「不利」な面により、リモートの参加者が途中から全く発言せずにただの傍観者になってしまったり、議論の内容についていけなくなったりする可能性もあります。

まとめ

ハイブリッド会議を開催する場合、重要なポイントは計画的に事前準備をすることです。パソコン・カメラ・ソフトウェアの準備もさることながら、会議で議論する内容・テーマを事前に参加者全員に通達する、リモートの参加者に発言の機会を設けるような進行を考える、お互いが見えやすいモニターとカメラの配置の仕方を検討する、といった事前対策が欠かせません。

これらの対応を怠ってしまうと、「オフラインの参加者中心で会議が進行する」「リモートの参加者は会議の様子を見ていただけ」といった事態に陥る恐れがあるので注意が必要です。

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