これからの企業に求められるオフィスセキュリティの重要性と実践プロセス

毎日働くオフィスは、安心して快適に業務を遂行できる場所でなければなりません。しかし、日々のニュースでは、凶悪な犯罪や情報データの流出などがメディアを騒がせています。

セキュリティトラブルなどがニュースになると、企業イメージの棄損につながるだけでなく、優秀な人材の採用が難しくなることにもつながります。この記事では、企業に求められるオフィスセキュリティについて、基本的な実践方法を紹介します。

⇒オフィスの入退室をしっかり管理していますか？これからの時代に合わせたセキュリティ対策とは

オフィスセキュリティの重要性

業種によって企業のオフィス環境は異なりますが、オフィスには社員がいて、物理的な資産があり、電子化された貴重な情報が保存されています。オフィスセキュリティとは、これらすべてを包括的に守ることであり、企業の存続に極めて重要なことです。

オフィスセキュリティに必要な手段は、大きく二つに分けられます。一つは外部からの侵入者を許さないことと、もう一つは社内の情報データ流出を遮断することです。ただし、これからセキュリティレベルを高めたい企業にとっては、何をどこから始めたらよいのか、判断に迷うかもしれません。

ここからは、実際に行われているオフィスセキュリティの概略を解説します。自社にとってどのようなセキュリティ対策が必要なのか、その判断材料にしてください。

オフィスを区分けするゾーンセキュリティ

ゾーンセキュリティは、オフィスを重要度ごとに区分けする方法です。通常はセキュリティのレベルを、1から4までの4段階に設定して区分します。オフィスを以下のようなゾーンに分けて、レベルごとに適切なセキュリティ対策を行います。

レベル1（公開ゾーン）：敷地、エントランス、エレベーターホール、廊下など
レベル2（来訪者ゾーン）：受付、ロビー、打ち合わせスペース、会議室など
レベル3（内部ゾーン）：業務スペースのように、社員のみが利用できるエリア
レベル4（特定ゾーン）：役員室、金庫室、サーバールームなど

オフィスの規模にかかわらず、これらのゾーン区分を徹底して人の出入りを管理することが、ゾーンセキュリティの基本です。とくにレベル3と4では入室に認証システムを導入し、レベル4では権限者のみが入室を許可される仕組みが必要です。

認証システムでは、「暗証番号」「ICカード」「スマホアプリ」「生体認証」が利用されることが多く、レベル3以上では認証された場合のみ入室できるようにしておきます。 それでも、認証システムだけでは万全とはいえません。セキュリティを向上させるためには、監視セキュリティなどと組み合わせる必要があります。

物理的な安全性を維持する監視セキュリティ

外部からの侵入者によって社員に危険が及ぶ、または高額な備品を盗まれるなどのリスクを回避するためには、24時間休み無く稼働する見張り役が必要です。 現在は進化した監視セキュリティシステムが利用できるので、オフィスの規模や勤務形態に合わせてシステムを選ぶとよいでしょう。

監視セキュリティの基本は、機械的な目であるカメラによる監視です。カメラがとらえた映像は、人の目で確認できるほか、連続したデータとして長時間分保存できます。なんらかのトラブルが生じた場合、そのデータの解析も可能です。

監視カメラと認証システム、さらに各種センサーを組み合わせれば、不審者の侵入を未然に防ぐこともできます。また監視カメラが視界に入ることにより、犯罪抑止につながるというメリットもあります。

ある程度のコストは必要になりますが、カメラとレコーダーとの基本セットでも十分に効果を発揮します。ただし、規模の大きいオフィスの場合は、法人向けのセキュリティサービスを検討するとよいかもしれません。

情報を守るデータセキュリティ

データで情報をやりとりする際に、ビジネスに関する重要な情報や、企業の資産に関わる情報などを、サーバーに保存することが一般的です。ところが、オフィスセキュリティで最も難しいのが、こうしたデータを守ることなのです。

ある企業が社外とデータのやりとりをする場合、複雑な認証システムを介して、お互いの正当性を確認した上で回線を接続します。認証プロセスは非常に厳重であり、データも暗号化してやりとりするなど、情報は極めて慎重に扱われます。

しかし、顧客リストが社外に流失したり、ハッカーによる攻撃でデータが盗まれたりするなど、データセキュリティに関わるトラブルは頻繁に繰り返されています。

こうしたトラブルからデータを保護するためには、セキュリティシステムのレベルを上げると同時に、社内からのデータ持ち出しを防ぐ仕組みを作ることも必要です。 データの管理もゾーン分けして、アクセスできる担当者を決めておくとよいでしょう。

まとめ

セキュリティの難しいところは、完璧さを求めたはずが、思わぬ部分から穴が広がってしまう怖さにあります。より強固なオフィスセキュリティを構築したい場合、複数のセキュリティ対策を組み合わせる必要があるでしょう。

さらに、セキュリティは内部から崩れるリスクもあります。社員によるデータの持ち出し、紛失、管理ミスなども重大な損害につながる可能性があります。企業内のセキュリティ体制を整えると同時に、常に社内での意識向上を図ることも重要なポイントです。

⇒オフィスの入退室をしっかり管理していますか？これからの時代に合わせたセキュリティ対策とは