交通費精算システムとは？メリットや機能を簡単に解説

会社の交通費を精算する際に、駅で交通系ICカードの明細履歴を印字している方も多いのではないでしょうか。履歴が簡単に印字できるため、たしかに便利な方法ではあるものの、印字できる「期間」や「件数」に制限が設けられているのが難点です。

定期的に履歴を印字するのが面倒な場合は、交通費精算システムを活用するのがおすすめです。今回は交通費を精算する流れや、交通費精算システムの概要について解説します。

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交通費を精算する一般的な流れ

会社の交通費を精算する際は、まず精算のための書類を作成することになります。細かい部分は会社の規定によって異なりますが、必要部分を記入しつつ、領収書などを添付するのが一般的です。

その後、担当部署の上司に書類の内容を承認してもらい、経理担当者に提出します。交通費の精算は、実費支給として、給与と一緒に振り込まれるといった形がほとんどです。

上記のフローを見ても分かるように、明細履歴の印字・書類の作成・上司の承認・経理への提出など、交通費精算の手続きは意外と複雑です。とくに出張が多く、日常的に交通費を精算しているような場合は、なるべく効率化する必要が出てきます。

交通費精算システムとは

交通費精算システム（経費精算システム）とは、交通費精算の書類作成や承認などを自動化できるものです。申請者や上司、経理担当者それぞれの負担を減らせ、主に業務効率化のために導入されています。

交通費精算システムには、大きく分けて「インストール型」と「クラウド型」の2種類があります。インストール型とは、名前の通り、インストールして使う買い切りタイプです。一旦インストールをすれば、インターネット環境がなくても使えます。

ただし「インストールしたPCでしか使えない」「精算は手入力が基本になる」など、いくつかのデメリットがあります。かつては主流となっていたタイプですが、クラウド型の台頭により数を減らしてしまいました。

昨今よく見るタイプがクラウド型です。クラウド型は、ソフトのインストールが不要で、アカウントの登録をすればどのデバイスからでも同じ帳簿にアクセスできます。

最大の利点は、さまざまな作業を自動化できることです。たとえば交通系ICカードとシステムを紐付けられれば、データが同期されるため、わざわざ交通費の入力をする必要がありません。インストール型に比べて利便性が高く、多くの企業によって活用されています。

交通費精算システムのメリット

交通費精算システムには、さまざまなメリットがあります。代表的なものとして知られているのが、「入力の自動化」です。前述のように、クラウド型のソフトであれば、データの自動同期も簡単に行えます。

運賃の計算はシステムが自動で行ってくれるため、経路をいちいち計算する必要がありません。申請された経路に社員の定期区間が含まれていれば、自動で控除してくれる機能もあるため、人為的なミスを減らしやすくなります。

交通費精算システムは、「負担の削減」にも役立ちます。精算をする本人の入力の手間が省けるのはもちろん、経理担当者の書類の確認・仕訳も効率化できるため、社内全体の負担が減らせるでしょう。

クラウド型のソフトであれば、PCだけでなくスマートフォンにも対応しています。そのため、スキマ時間を使って、スマートフォンで申請することも可能です。オフィスでわざわざ申請をする必要がないため、こうした意味でも負担の削減につながります。

「ペーパーレス化」につながるのも見逃せないメリットです。システムの導入によって、オンラインで完結できるようになるため、交通費精算書類のファイリング・保管などが必要なくなります。

交通費精算システムに備わっている機能

交通費精算システム（経費精算システム）に備わっている便利な機能として、「OCR機能」と「規定違反チェック機能」の二つを確認しましょう。

OCRは「光学文字認識」であり、画像データを認識してテキストに変換するソフトフェアです。OCR機能を活用すれば、領収書を撮影するだけで自動的にデータが読み込まれるため、入力の手間削減やミス防止につながります。

また「規定違反チェック機能」も、システムによく備わっています。具体的には、申請が規定に違反していないかどうかを自動でチェックし、差し戻し業務を効率化するものです。経理への問い合わせを減らせるため、負担軽減や業務効率化に大きく役立ちます。

こうした機能を活用すれば、「手書きで交通費精算の書類を作成し、経理担当者へ提出する場合」と比べて、手間を大きく削減できます。交通費精算システムや経費精算システムを選ぶ際は、こうした機能に注目してみるのもよいでしょう。

まとめ

交通費の精算は、本来、それほど時間のかかる作業ではありません。しかし何度も精算を繰り返していると、無視できない時間を消費してしまいます。「この時間を他に使えていれば…」と後悔することもあるでしょう。

とくに出張が多く、日常的に交通費の精算をしている場合は、交通費精算システム（経費精算システム）を導入するのがおすすめです。サービスの種類は幅広いため、導入する目的を明確にし、自社に合ったシステムをリストアップしましょう。

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