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領収書発行の基本中の基本を解説、電子帳簿保存法での取り扱いも紹介

公開日2023/08/08 更新日2023/08/09 ブックマーク数
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領収書は、普段最も目にする機会が多い取引証書です。商品を購入した時に受け取るレシートも、実は領収書の一種のため、誰もが日常的に手にしているはずです。


しかし、仕事上で発行する立場になると、電子帳簿保存法などの法改正で変更となった必要な修正などを意外と見落としているかもしれません。この記事では領収書の書き方を中心に、ビジネスで必要な知識を分かりやすく紹介します。



領収書とは？

領収書とは、取引の信頼性を保証する「証憑（しょうひょう）書類」の一種です。その役割は、提供した商品やサービスに対して、金銭を受け取ったと証明することです。そのため領収書を受け取った側からすると、確実に代金を支払ったことの証拠になります。


公的に重要な証憑であるため、原則として法人は7年間、赤字年度については最大10年間保管する義務があります。個人事業主の場合は、青色申告では7年間、白色申告では5年間保管しなければなりません。


領収書を発行する目的

まず領収書は法人の決算時、そして個人事業主の確定申告時には必須の証憑です。決算書や申告書を作成する時にも必要であり、税務調査が入った場合には、売上や経費を証明する重要な証拠にもなります。


また領収書は、取引関係を円滑に継続するためにも重要な役割を果たします。領収書を適切に管理することで、商品やサービスを提供した側は二重請求を防ぎ、金銭を支払った側は過払いを避けることができます。


なお、領収書のほかにも「領収証」や「レシート」を発行する場合がありますが、これらは同じ証憑だと考えて構いません。法的な扱いも同じです。


領収書を書くためのルール

領収書には定型の書式はないものの、記載すべき項目は決められています。これは法的に有効な証憑であることを証明し、不正な改ざんを防ぐためです。 ここでは、領収書に記載が必要な6つの項目について解説します。


日付

日付は必ず「実際に金銭の授受が行われた日」を記載します。領収書の発行が遅れた場合でも、金銭授受が行われた日付にしなければなりません。


宛名

金銭を支払った側の企業名や事業者名を、正式名称で記載します。「株式会社」も「(株)」と省略せずに書きます。「上様」という宛名も認められますが、原則的に正式名称で記載したほうがよいでしょう。


金額

金額は改ざんを防ぐために記載ルールが決められています。まず金額欄には税込み金額を記載して、内訳の欄に税抜き金額と消費税額を別々に記載します。 また数字3ケタごとに「,」を打ち、先頭には「」または「金」を付け、末尾には「-」もしくは「也」を付けます。


但し書き

但し書きには具体的な商品やサービスの内容を記載し、末尾に「～として」と添えます。「文房具代として」や「飲食代として」など、一般的に理解しやすい表現が好ましく、原則として「品代」という表現は避けたほうがよいでしょう。


発行者情報

金銭を受け取って、領収書を発行する側の情報を記載します。企業や店舗などの正式名称のほか、住所と連絡先も記載します。ここは社判でもよく、社印（角印）も一緒に押します。


収入印紙

金額が50,000円を超える場合は課税対象になるため、指定された収入印紙を貼り付けなければなりません。収入印紙は金額により、200円から200,000円まで細かく規定されているので、金額に合った印紙を確認する必要があります。また、割り印を押すことも忘れないようにします。


領収書にはこれらの項目について、ルールに従い、もれなく記載することが求められます。これからは電子データでの領収書が主流になるため、適切なテンプレートを利用してもよいでしょう。


電子帳簿保存法での扱い

2024年1月1日以降は、電子データで受領した領収書はそのまま電子データとして保存しなければならなりません。


取引先と電子データでやりとりする場合、領収書をデータで発行したり受け取ったりする時には、以前のように、印刷して保存することは認められなくなります。


電子データの扱いや保存方法に関しては、改ざん防止などのルールが規定されています。詳細は国税庁のホームページで確認するとよいでしょう。


まとめ

何気なく受け渡ししている領収書ですが、実は法的に重要な証憑書類の1つです。しかも金銭授受を証明するという役割を果たすため、記載内容は法的なルールに従わなければなりません。


今後は電子帳簿保存法の規定に従うことになるため、一度社内で書類を扱うルールを見直しておくとよいでしょう。

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