電子帳簿保存法改正の「可視性の要件」で経理の業務負担が急増？重要なポイントを解説

公開日2023/09/26 更新日2023/09/25

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目次【本記事の内容】

はじめに
電子帳簿保存改正の「可視性の要件」とは
電子帳簿保存法改正の「可視性の要件」に関する重要ポイント
まとめ

はじめに

電子帳簿保存法の改正では、4つの保存要件が定められることになっています。その中でも経理がとくに理解しておきたいのが「可視性の要件」です。対応に関するポイントをおさえておかないと、経理業務の負担が倍増してしまう可能性があります。
今回は、電子帳簿保存法の改正、とくに「可視性の要件」と経理業務の関係について解説します。

電子帳簿保存改正の「可視性の要件」とは

「可視性の要件」は、電子取引の情報が、必要に応じていつでも確認できる状態で保存するための要件です。電子帳簿保存法では、施行規則第3条第1項で定められています。
「可視性の要件」で重視されるのは、「見読可能性の確保」「検索機能の確保」の2つです。

見読可能性の確保

保存された電子取引の情報は、必要に応じて容易に閲覧できる状態で保存されるべきです。パソコンなどの電子計算機やディスプレイ、プリンターに操作説明書を用意し、誰でもすぐに見られるようにしておく必要があります。

検索機能の確保

関連する情報を迅速に検索し、取り出せるようにする必要があります。取引の日付や金額、取引先名などを検索できるようにしておかなければなりません。

上記のうち、とくに今回の話で重要になってくるのは「検索機能の確保」です。国税庁によれば、電子データの管理では下記のような検索機能を確保しておく必要があります。

（条件1）取引年月日、取引金額、取引先により検索ができる
（条件2）日付又は金額の範囲指定により検索ができる
（条件3）2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索ができる

引用：国税庁「優良な電子帳簿の要件」

なお、税務調査の際に「ダウンロードの求め」に応じられるようにしている場合は、条件2・条件3の機能は不要です。

電子帳簿保存法改正の「可視性の要件」に関する重要ポイント

電子帳簿保存法に対応した専用システムを利用せず、上記で紹介した「検索機能の確保」の要件を満たすためには、PDFなどで保存しているファイルの名称を、すべて「日付」「相手先」「金額」を明記したファイル名に変更しなければなりません。

企業規模や取引数によっては、作業時間が膨大になってしまう可能性があります。とくに法改正の直前になってから始めるような場合、想定していたよりも業務量が多く、他の作業がストップしてしまう可能性もあるでしょう。

ここで重要になってくるのは、早期の計画立案と業務フローの変更です。直前になる前に、社内のワークフローの見直しを進めていきましょう。経理部には様々な部署から請求書や領収書が集まるため、申請者にあらかじめ「日付」「相手先」「金額」などを記載したファイル名に修正してもらうよう変更する必要があるでしょう。