シェアオフィスの活用法と選び方─今日からできる５つのステップ

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シェアオフィスとは

豊かな情報共有やネットワーキングが可能な新しい形式の働き方として、世界で広まっているシェアオフィス。

その具体的な定義や利点、デメリットについて深く探求し、業界の最新動向やシェアオフィスの存在意義を理解していきましょう。

シェアオフィスの定義

シェアオフィスとは、文字通りオフィス空間をシェアする仕組みのことを指します。企業や個人が共有のオフィススペースをレンタルし、ビジネスや作業を行うことが可能で、近年では、様々な形態のシェアオフィスが広がっています。

また、新型コロナウイルス感染症が流行した影響で、在宅ワーカーやリモートワーカーにとっては、自宅とは異なる環境で仕事を進めることができる場として、その存在価値が見直されています。

近年ではデジタルノマドと呼ばれる、場所にとらわれずに働く人々にとっては、必須の施設ともなっています。

シェアオフィスの利点とデメリット

シェアオフィスの一番の利点は、オフィスを持つことなく必要な時だけ利用できるという柔軟性です。初期投資を抑えられ、リスクを最小限にすることができます。

また、他のユーザーと交流することで、新たな視点を得ることができる点も大きなメリットの一つでしょう。その一方で、ユーザー間のプライバシーやセキュリティ問題も考慮しなければならない点がデメリットでしょう。

個々の作業スペースが確保されていないため、個人の集中力を確保することが難しい場合もあります。また、シェアオフィスへの通勤時間やコスト、開放時間等の制約も鑑みる必要があります。

シェアオフィスの種類

シェアオフィスには、数多くの種類が存在します。一般的には「オープンスペース型」、「プライベートオフィス型」、「コワーキングスペース型」の三種類があります。

「オープンスペース型」は、廊下や通路などの開放的な空間にデスクが設置されたタイプで、カジュアルな雰囲気が特徴です。
「プライベートオフィス型」は、部屋を個室化したタイプで、プライバシーを重視したい場合に適しています。
「コワーキングスペース型」は、ホットデスクやフラットデスクなどの自由な作業スペースを提供するもので、申し込みや利用方法がシンプルである点が特徴的です。

各シェアオフィスの特長を理解し、自分の働き方やビジネススタイルに合ったものを選ぶことが大切です。

なぜシェアオフィスが注目されているのか

昨今、働き方の多様化が進む中で、シェアオフィスの存在が押し寄せる新たな波として注目されています。

この流れは、従来の固定したオフィススペースから解放された柔軟な働き方を可能にする一方、企業側にとっては経費削減の道筋を示しています。また、異業種の人々との交流が生まれる場として、新たなビジネスチャンスを生み出すこともあるのです。

コスト削減の可能性

シェアオフィスは月額で利用することが可能で、利用者は必要な期間だけ使用することができます。これによりオフィスのレンタル料金や維持費などが削減され、企業のコストを大きく減らすことができるでしょう。

さらに、設備が整ったシェアオフィスならば、オフィス家具などを新たに調達する必要がなく、初期投資を抑えることも可能です。経済状況が厳しい時期や、新規事業の開始時などには特にそのメリットが大きいと言えるでしょう。

しかし、コスト削減だけがシェアオフィスのメリットではありません。シェアオフィスはその運用が効率的であるという点も大きな利点です。例えば、使用時間に合わせて調整が可能なため、働く時間や場所に制約を感じることなく、円滑にビジネスを進めることが可能となります。

自由な働き方への対応

働き方改革の一環として、柔軟なワークスタイルを推進する企業が増えています。テレワークやリモートワークなど、自宅以外の場所で仕事をするケースも増加しており、そうした動きに対応しつつ、仕事に必要な環境を提供できるのがシェアオフィスです。

また、固定の対面勤務から脱却し、在宅勤務や出張中の仕事など、様々なシーンで利用できるのも大きなメリットです。

さらに、シェアオフィスでは多様な経験を持つ人々との交流が可能となり、多項目の視点を持つことで新たな解決策やビジネスチャンスを捉えることができるかもしれません。

ネットワーキングの場としての可能性

シェアオフィスは仕事をするための場所だけでなく、多種多様な人々が集まる場としてネットワーキングの可能性を広げています。

異なる業種や役職の人々と自然と出会うことができ、知識や視点を共有することは新たな発想やビジネスチャンスを生み出す可能性があります。

具体的には、シェアオフィス内で開催されるセミナーや勉強会等のイベントを通じて、自身の知識やスキルを広げ、相互の強みを活かした共創が行えるからです。これらのことから、シェアオフィスは新たなビジネスの創出や企業成長の舞台となり得ることでしょう。

シェアオフィスの選び方

シェアオフィスは、自由な働き方を追求する企業や個人にとって、理想的なオフィス環境となっています。選び方次第で、働きやすさが大幅に向上するだけでなく、生産性や創造性も向上するのです。

次の章では、シェアオフィス選びのポイントについて、立地条件の考慮、設備やサービスの比較、コストパフォーマンスのチェックの３つの観点から解説します。

立地条件の考慮

シェアオフィスを選ぶ際は、最初に立地条件を考える必要があります。立地はそのオフィスの使い勝手や充実度に大きく影響しますからです。例えば、主要な交通網から離れた場所にあるシェアオフィスは、顧客の訪問や出張に不便な場合があります。

逆に、商業地やオフィス街、交通の利便性が高い地域にあるオフィスは、ビジネスチャンスを広げる可能性があります。

その他にも、飲食店やコンビニが近くにあると、昼食やちょっとした買い物の時間を節約できます。加えて、公園やリラックスできる場所が近くにあると、休憩時間にリフレッシュするのに役立ちます。これらの立地条件を念頭に置きながら、自分や会社のニーズに最も合った場所を探すことが大切です。

設備やサービスの比較

次に、シェアオフィスの設備やサービスを比較します。快適なオフィス生活を送るためには、Wi-Fiのスピードや電源環境、ミーティングルームの有無など具体的な設備面を確認することが重要です。

また、ビジネスを進める上でのサポートが充実しているかもチェックすべきポイントです。例えば、レセプションサービスや宅配受け取りサービス、プリントサービスなどがあります。

さらに、コミュニティ形成のためのイベントやセミナーの開催、メンターの設置など、メンバー間の繋がりを深める取り組みがあるかどうかも、比較的な要素となります。

コストパフォーマンスのチェック

最後に、シェアオフィスのコストパフォーマンスをチェックします。料金体系はシェアオフィスにより異なるため、自分の予算に合ったプランを把握することが必要です。

例えば、フリーアドレスタイプのシェアオフィスは、自由に席を選べ、比較的リーズナブルな価格で利用できます。一方、専用の個室をレンタルするタイプのシェアオフィスは、プライバシーが確保され、集中して作業ができるメリットがありますが、料金は高くなります。

その他に、月々の費用だけでなく、初期費用や入会費、利用時間外の料金なども考えられます。それらのコストと利便性・サービス内容を比較した上で、最適なオフィスを選びましょう。

シェアオフィスの活用方法

シェアオフィスは、個別のデスクスペースから会議室、広々とした開放的な共有スペースまで、様々なニーズに対応可能なワークスペースです。現代の柔軟な働き方を現実的にするための施設であり、リーズナブルな価格で質の良いオフィス環境を提供します。

さらに、ネットワークの構築の場としても活用できる点が魅力です。本章では、創業時のオフィスとして、リモートワークの拠点として、そしてイベントスペースとしての利用方法について解説していきます。

創業時のオフィスとして

シェアオフィスは、創業時のオフィスとして最適な場所の一つと言えるでしょう。まず、創業初期は予算が限られていることが多いです。自社のオフィススペースを設けるのには、家賃のほかに設備投資などの初期費用が必要です。

しかし、シェアオフィスは必要な運用費だけで利用可能で、初期投資を抑えることができます。また、シェアオフィスは各種設備が整った場所が多く、自社オフィスを準備する手間を省くことができます。

さらに、シェアオフィスはコミュニケーションの場としても大変有効です。同じく創業間もない企業やフリーランスの方々との交流は、ビジネスのヒントを得る機会にもなります。シェアオフィスでは多種多様な業種の人たちが集まるため、様々な視点からの意見や情報シェアが期待できます。

リモートワークの拠点として

リモートワークや自営業の方々には、シェアオフィスが適しています。自宅での作業では、雑音や家事などで集中できず仕事に差し支えることもありますが、シェアオフィスであれば静かで落ち着いた環境を提供してくれます。また、設備が整っているため、必要な機器を自分で用意する必要がありません。

また、シェアオフィスは一日中離れて働く必要がなく、使いたい時間だけ利用することが可能です。仕事の量や内容に合わせて自由に時間を選び、効率的に作業を進めることができます。

イベントスペースとしての利用

シェアオフィスの場所によっては、イベントスペースとしても利用できるところがあります。ワークショップの開催やセミナーの受講、さらにはネットワーキングイベントの開催場所としても最適です。広範なスペースと設備が整っているため、特別な手配をすることなく活用することが可能です。

また、このようなイベントを通じて、異なる業種の人たちと知り合うことが可能です。これは、ビジネスチャンスを広げたり、新しい発見・学びを経験する良い機会となります。

コロナ禍でのシェアオフィスの利用状況

この一年の大統領選挙で目を通せば、コロナ禍が今後の働き方、特にシェアオフィスの利用にどのような影響を及ぼしているかが見て取れます。テレワークの普及により出社必要性が低下し、シェアオフィスが一時的な過疎化を経験しました。しかし、その中で新たな需要性が見出され、変化の波を感じているのです。

コロナ禍での変化

コロナ禍がもたらしたシェアオフィスへの変化とは、その存在意義そのものの変貌です。一昔前までは、個々のフリーランスがスペースを分担する場として主に利用されていました。

しかし、新型コロナウイルス感染症の流行とともに、企業が自社の社員のために一定のスペースを確保する形で利用する場合も増えてきました。リモートワークが進行する中でも、社員同士のコミュニケーションの場は求められるので、シェアオフィスが活用されているのです。

新常態とシェアオフィス

新型コロナウイルス感染症がもたらした新常態とは、リモートワークやフレキシブルな働き方が前提となった現代社会です。そこで、シェアオフィスは、これまで以上に社員のコミュニケーションの場や、リモートワークのデメリットを補う形で存在感を増しています。

また、シェアオフィスは、コワーキングスペースとしてだけでなく、イベントスペースや勉強会の場として用いる企業も増え、多機能化を追求しています。

アフターコロナの展望

アフターコロナでは、シェアオフィスの新たな役割が期待されています。
一つ目は、地方分散型の働き方をサポートすることです。地方在住者が不定期に都市部出勤の際に利用するスペースとして、シェアオフィスが求められるでしょう。

二つ目は、オフィススペースと住居を一緒にしたSOHO形式の利用が増えるでしょう。これらに対応するためにも、シェアオフィス業界はさらなるサービスの拡充と多様化を追求していきます。

シェアオフィス選びのポイントチェックリスト

近年、「働き方改革」を叫ぶ社会の流れとともに、フリーランスやリモートワーカーの増加、スタートアップ企業の発展などにより、シェアオフィスの利用が増えています。しかし、シェアオフィスにはそれぞれ特色やサービスが異なり、一体どのような点を考えて選べば良いのでしょうか。

ここでは、シェアオフィス選びの際のチェックリストとして、“立地・交通アクセス”、“設備・サービス”、“費用面”の3つの観点からポイントを解説していきます。

立地・交通アクセスチェック

第一に考慮すべき点は、シェアオフィスの「立地・交通アクセス」です。事業の内容やターゲットとなるクライアントによっても適した立地は異なります。直接、クライアントと会うことが多い業種であれば、都心部や交通の便が良い場所にあることが重要です。

また、通勤時間、最寄り駅からの距離、駐車場の有無など、自分自身の通勤環境を確認することも重要です。シェアオフィスが遠すぎると、移動時間の無駄が生じる可能性もありますので、適切な距離感を確認しましょう。

設備・サービスチェック

次に、シェアオフィスの「設備・サービス」をチェックすることが求められます。インターネット環境は安定しているか、会議室やプライバシーを確保できるスペースは適切に設けられているか、またコピー機やプリンター、飲食スペースなど、必要とする設備がそろっているか確認が必要です。

さらに、清潔感のある環境で、オフィス全体の雰囲気や他の利用者との相性も重要なポイントとなります。お試し利用などを行うことで、そのオフィスならではの雰囲気をつかむことができるでしょう。

費用面のチェック

最後に、シェアオフィス選びで見逃せないのが「費用面」です。料金設定はシェアオフィスごとに大きく異なるため、自分のビジネスに合ったプランがあるかを見つけることが最優先です。

一方で安易に安いオフィスを選ぶのは危険で、必要な設備が全くそろっていない場合、結局自己負担が増えるといった事態になりかねません。また、追加料金が発生するサービスがないか、最低利用期間や解約条件も確認しましょう。レンタルオフィスを選ぶ際は、必ず複数のシェアオフィスを比較して、費用とサービスのバランスを見極めることが重要です。

まとめ

近年、シェアオフィスの利用者が増加し続けています。その背景には、様々な働き方が求められる時代の流れと、それに対応する各企業の取り組みが見られます。
その結果、働く場所にも多様性が求められるようになりました。これから見ていく3つの観点からシェアオフィスを考えてみましょう。

シェアオフィス活用のポイント

高度情報化の時代を反映して、働き方も多様化してきています。その中でシェアオフィスの存在感が大きくなってきました。しかしながら、シェアオフィスを最大限活用するためには、その特性を理解し、適切に活用することがポイントとなります。

ウェブで仕事ができるフリーランスやモバイルワーカーにとって、事務所を構える費用は無視できない大きな出費です。シェアオフィスならば、リーズナブルなコストでオフィス環境を享受することができます。

この他にも、種々の専門家が集まるシェアオフィスでは、さまざまな視点からの意見交換や共有、ノウハウの学習が可能で、ビジネスのイノベーションにつながる可能性があります。

その一方でシェアオフィスにはプライバシーのトラブルや、静かな環境が求められる作業には向かないといった問題も存在します。これらを踏まえた上で、自身の働き方やビジネスの特性に合ったシェアオフィスを活用することが重要となります。

シェアオフィスの未来

今後、シェアオフィスはさらに多様化し、一人ひとりの働き方に合った形が増えていくでしょう。コワーキングスペースからプライベートオフィスまで、大小さまざまな空間が用意され、多種多様な働き方を可能にするでしょう。

また、地域活性化や働き方改革の一環としてシェアオフィスが進化し続けます。地域を元気にする役割を持つシェアオフィスも出現していきますし、また多くの企業がテレワークを取り入れる中で、その拠点としてのシェアオフィスの存在も重要になってきます。これからも更に、働く場所という概念が多様化し続けるでしょう。

あなたに最適なシェアオフィスの選び方

シェアオフィスを選ぶ際には、自身の仕事スタイルや、求める環境にどれくらい符合しているかを重視することが必要です。最初に、自分のワークスタイルを把握し、それに適った設備や環境が揃っているシェアオフィスを探すことが重要です。例えば、ひとりで集中して作業をしたい場合は、静かな空間を提供するオフィスが良いでしょう。

逆に、ビジネスのアイデアを広げたい、他の人と情報を交換したい場合は、コミュニケーションが活発なオフィスがあなたにとって最適な場所となるでしょう。

費用や立地、オフィス環境、コミュニティの人々との相性も大事なポイントです。最適な場所を選び、新しい働き方を見つけてみてはいかがでしょうか。