契約書管理システムとは？ 活用するメリットと導入時に注意すべきポイントを解説

契約書の紛失リスクを減らし、いつでも内容を確認できる体制を整えることは、企業法務にとって極めて重要な役割です。契約書管理システムを導入することで、契約書を一括管理でき、より合理的な契約書の保管・運用が可能となります。 そこで今回は、契約書管理室手務とは何か、活用するメリットと導入時の注意点などについて詳しく解説します。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書の保管、社内共有、契約更新のチェックなどを、自社ルールにもとづいて一括管理できる支援ツールのことです。

契約書と一口に言っても、機密保持契約書、業務委託契約書など業種・業態、部署等によってさまざまな種類があります。それら契約書を適切に保管することは企業にとって大きな負担であり、できるだけ効率的・合理的に扱えるような管理体制を整えるのが望ましいでしょう。

契約書管理システムは、開発企業によって具体的な内容は異なりますが、共通して以下のような機能を有しています。

・文書のデジタル化・・・それまで紙で作成されていた契約書を電子化して管理・保管できる機能があります。ファイル形式はWord、Excel、PDFなど普及率の高いソフトウェアで編集・閲覧できるものを選ぶことができ、ペーパーレス化を実現できるのがメリットです。また、電子承認機能も搭載されているので。押印の際、物としてのハンコを用意する必要がありません。

・契約更新管理・・・契約書に記載されている契約更新の時期が近づくと、自動でメールやアラートで知らせてくれます。企業規模が大きいほど契約数は膨大になり、更新時期のチェックが大変になりますが、契約書管理システムを導入することでその負担の大幅な軽減が可能です。

・契約締結過程の確認・・・通常、契約書管理システムでは、契約書の内容自体の管理だけでなく、契約締結に至るプロセスに関する記録も保管可能です。契約を新たに締結する際、過去に類似の契約をどのように締結したのかを容易に確認できるようになります。

・文書の検索・・・契約書内の単語や文字列、キーワード、さらに契約先や契約の開始日、契約期限などの検索項目によって、閲覧したい契約書を瞬時に検索できます。

・電子契約サービス等との連携・・・契約書管理システムの多くが電子契約サービスなどの他サービスと連携しています。電子契約サービスと連携すれば、契約書の作成、送付、締結、契約書の保管のすべてをクラウド上で行うことができます。

・閲覧権限管理・・・社員個人単位や部署単位で、契約書類の閲覧権限を簡単に設定できます。

契約書管理システムのメリットとは

契約書管理システムを導入することには、以下のようなメリットがあります。

契約書の物理的な保管スペースが不要に

契約書管理システムの最大の特徴が、契約書類の電子化です。従来、契約書自体はWordやExcelで作成しても、取り交わした契約書は紙ベースで保管するのが通例です。契約書管理システムでは契約書はすべて電子化されてクラウド上で保管され、そこからWord、Excel、PDF等で閲覧できる、という管理形態が可能となります（相手も対応していれば、契約自体もクラウド上で可能）。紙ベースでの保管が必要ないため、従来必要だった物理的な保管スペースが必要ありません。

セキュリティを強化できる

電子化された契約書は、すべて個人・部署単位で閲覧の権限設定ができます。外部の人間はもちろん、社内からのアクセスについても万全のセキュリティ対策がされているので、高度なプライバシー保護・情報漏えい対策が可能です。

業務の効率化が可能

契約書管理システムには高度な検索機能があり、必要な契約書類を簡単に取り出せます。紙での保管の場合、保管スペースに行って逐一書類を探す必要がありますが、システム導入によりその手間を省けます。

また、ネット環境があれば、場所を問わずに契約書を閲覧できることも大きな利点です。たとえば本社にある契約書類をテレワークで働いている人が閲覧する場合、あるいは遠方にある子会社の社員が閲覧したい場合なども、契約書管理システムがあれば瞬時にアクセスできます。

契約書管理システム導入時のポイント

実際に契約書管理システムを導入する場合、以下の点に注意する必要があります。

導入目的、費用対効果を明らかにする

契約書管理システムの導入には、初期費用とランニングコストが発生します。導入するにあたっては、契約書の扱いに関して自社にどのような課題が発生しているのか、現場からどのような声が上がっているのかを把握し、「なぜ契約書管理システムを導入するのか」を明確にしておくことが大切です。

この点に関して社内で共通認識がないと、費用をかけることへの社内からの理解が得にくく、契約書管理システムの導入が難しくなってきます。

他部門・取引先との協議が必要

契約書の管理を社内の法務部門が一括して行っている場合なら問題はありませんが、営業部門や開発部門などが独自に行っている場合は、契約書管理システムを導入する際、部門間での協議が必要です。とくに中小企業では、法務部門が設置されていないことも多く、いきなり契約書管理システムを導入すると現場が戸惑う恐れがあります。

また、管理者・職場の人間、もしくは取引先企業の担当者が、アナログ志向で「紙の方がよい」と訴える可能性もあります。契約書管理システムを導入しても問題がないのかどうか、社内外において事前に慎重に検討することも必要です。

まとめ

契約書管理システムのサービスを提供している企業は国内に多数あり、更新管理や検索機能といった基本的な機能はどのサービスでも共通していますが、電子契約締結機能の有無、トライアルの有無、料金設定などは企業によって違います。

実際に導入を進める場合、各社のサービス内容を十分に吟味し、自社のニーズに適しているかどうかを検討する必要があるでしょう。