出張旅費規程を作れば節税できる？メリットと注意点【サンプル付き】

仕事で出張がある会社は多いでしょう。経理担当者の皆さんにとっては、出張精算の処理をする、または自身が出張に行って精算をするなど、なにかと触れることが多いのが出張精算ではないでしょうか。

出張に行くと3,000円程度の出張手当が支給されるのが相場のようですが、その条件や金額は企業によりさまざまです。今回は、その出張手当の支給をルール化したり、出張費の扱いを明確したりにするために必要な「出張旅費規程」について、そのメリットと作成方法をご紹介します。

出張旅費規程は、出張経費を支払う側にも受け取る側にもメリットがあります。まだ導入していないのであれば、この記事の内容を参考に作成を検討してみてはいかがでしょうか。また後半では、出張費の精算をさらに楽にする方法もご紹介します。

出張旅費規程の基礎知識

出張旅費規程に関しては法律上、明確な取り扱いがあるわけではありません。しかし、作成することにより実務上で楽になることもあるので、作成することに意味があります。出張旅費規程の概要、範囲、留意すべき点などについてご紹介していきましょう。

出張費の対象範囲

出張費に関して、どこまで出張費の対象に含めるか、出張費の対象範囲に法律上の明確なルールはありません。出張の際に発生する新幹線や飛行機代などの交通費、またホテルなどに宿泊した際の宿泊費、出張する社員の慰労含め出張に対して支払われる日当などを、出張費と考える企業が多いようです。

一方、出張先の接待で支払った食事代や社員旅行などで使われた交通費などは、内容や目的により「会議費」や「福利厚生費」などで処理する必要があります。出張旅費規程を整備することで、出張の際に発生する費用をどこまで出張費として処理するか、例外的なものは何かといったような出張費の範囲や扱い方を明確にすることができます。

出張旅費規程とは？

出張旅費規程とは、出張に必要な経費に関するルールのことです。出張時には、新幹線や飛行機などの交通費、ホテルなどの宿泊費、出張時の慰労や諸雑費の補填としての出張手当があります。これらの費用が、出張旅費規程で定義されています。

こうした出張に必要な経費については、実費精算で処理されることもありますが、それだと実務上で煩雑となります。そのため、これらの煩雑性を解消する目的から、ルールに応じた固定額を支給して精算できる仕組みを規程として整備します。

なお、出張旅費規程は会社ごとに整備されており、内容も異なっています。自社の運用しやすいやり方で、出張旅費規程は整備されているのです。

出張旅費規程に関わる法律

出張旅費規程に関しては、法律などで決まっているものではありません。そのため、会社ごとに作成することが可能です。

一方、会社が出張旅費規程を作成した場合には、労働基準法によって就業規則として取り扱われることになります。そのため、労働基準監督署への届出が求められますので出張旅費規程を作成した場合には留意が必要です。

出張旅費規程作成による2つのメリット

出張旅費規程とは、出張費や日当の扱い方を各企業内でそれぞれルール化するためのものです。出張旅費規程を作成することで得られる大きなメリットが2つあります。それは、「手間の削減」と、「節税対策」です。

メリット1：出張費精算の手間の削減

1つ目のメリットは、「出張費精算の手間の削減」という点です。1日に多数の従業員が出張に行く企業は、毎日のように旅費交通費などの出張経費を精算する手続きが発生し、大変なことになってしまいます。

この手間を削減するため、出張旅費規程にて実費精算ではなく固定額を支給することを定め、出張旅費精算の手続きを簡略化する企業も見られます。出張先の距離に応じて支給額が定められており、その金額内で旅費交通費、宿泊費を収めるようにする形です。

出張が多い企業でなくても、出張の内容や経路などを確認・承認することに苦労されている上席者や、交通機関や宿泊先を一つひとつ調べて処理をする出張経費の精算の手続きで苦労されている経理の方は多いでしょう。こうした場合、出張旅費規程を作ることで、それら煩雑な事務作業を減らすことができます。

メリット2：出張費を経費にして節税対策　支払側も受取側も幸せに

2つ目のメリットである「節税対策」は、出張日当を支給した場合、下記のように支払側（会社）と受取側（一般社員・役員）にそれぞれメリットがあります。

＜支払側（会社）＞
税率が約48％と想定すると、100万円を支給した場合は48万円の節税になります。また、出張経費は非課税の対象です。非課税とされる旅費の範囲について、国税庁では以下のように定義しています。

上記の基準に沿って定められた出張経費であることを明示するためにも、出張旅費規程の作成が必要なのです。

＜受取・もらう側（一般社員・役員）＞
たとえば、出張日当で100万円をもらうと、年収がそのまま100万円増えることになります。所得税は収入により税率が変わりますが、最高税率である50％の場合は、税金50万がお得になります。

このように、出張旅費規程の作成は会社にとっても、役員や一般社員の方にとってもメリットがあります。

なお、この支給額は、代表者の場合は1日あたり2万円程度であれば妥当な金額であり、税務署からの指摘があっても問題ないと言われています。代表者の出張が多い会社は大きな節税効果がありますので、出張旅費規程の設定は会社への貢献度の特に高いものとなるでしょう。

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