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小口現金とは？面倒な管理を楽にする方法3選

公開日2023/12/18 更新日2023/12/15 ブックマーク数

小口現金管理では、経費精算の度に現金を手渡して精算を行い、1日の終わりには帳簿上と実際の残高が一致するか確認します。直接現金を扱う上、残高に差異が無いか毎日確認する必要があるため、経理担当者にとって大きな負担になっています。
今回は、経理を悩ませる小口現金の基本的な仕組みと小口現金管理を楽にする解決策を紹介します。

目次【本記事の内容】

小口現金とは
小口現金の管理が面倒！
1.小口現金管理サービスの導入
2.Excelで対応する
3.小口現金を廃止する
最後に

小口現金とは

小口現金とは、日々発生する会社の経費を精算するために少額の現金を手元で管理しておくことです。業務で外出する際の交通費や、急に発生した慶弔費、備品を購入する経費として使用します。小口現金担当者（用度係)は毎営業日の業務終了後に、手元の現金を数え、支出の記録、残高に問題がないかを確認する必要があります。多くの場合は小口現金出納帳で管理します。

定額資金前渡制度（インプレスト・システム）

定額資金前渡制度とは、一定期間ごとに使用分の金額を小口現金に補給する制度のことです。使った分だけ小口現金に補給するため、補給後の小口現金の残高は常に一定の金額になります。一方で随時小口現金に補給する制度を随時補給制度と言います。

小口現金出納帳とは

小口現金出納帳は小口現金から支払内容や金額、補給した金額を記帳する帳簿です。毎日、実際の現金と帳簿上の残高が一致することを確認します。また、似た名前で現金出納帳というものがあります。小口現金出納帳との違いは以下の記事をご覧ください。

経理プラス：現金出納帳と小口現金出納帳の基本　2つの違いと効率化の方法

小口現金で使う勘定科目

小口現金では主にペンやのり等の消耗品や従業員の交通費を支払います。よく使われる勘定科目は以下の通りです。

勘定科目	内容
旅費交通費	電車、バス、タクシー代
消耗品費	文房具、コピー用紙
水道光熱費	水道代、ガス代、電気代など
通信費	電話代、切手代、インターネット料金など
修繕費	備品の修理費用など
雑費	お茶代、新聞代など上記以外の費用

小口現金の管理が面倒！

小口現金を運用している経理担当者のみなさんであれば、一度は「小口現金の管理が面倒」と感じたことがあると思います。経理担当者の業務負担になりがちな小口現金管理。下記のようなお悩みはありませんでしょうか。

・1日の業務終了後に現金を数えるのが手間
・小口現金出納帳への記帳を都度行う必要があり面倒
・現金残高と小口現金出納帳が合わない場合の確認が大変
・月末に再度残高を確認する必要があり煩雑

このようなお悩みで手間と時間を費やした苦い思い出がある方も多いことでしょう。今回はそんな小口現金管理をラクにできる3つの方法をご紹介します。

経理プラス：小口現金は管理が面倒！事例で見る経費精算効率化の方法

1.小口現金管理サービスの導入

小口現金を効率よく管理する方法の1つは、小口現金管理に特化したシステムを導入することです。ここでは代表的なサービスを1つご紹介します。

ビストロメイト/株式会社日立システムズ

「ビストロメイト」は、店舗業務をスムーズにするサービスです。その中の機能の一つで店舗で取り扱う小口現金の管理ができます。小口現金の運用に伴う、日付、支払先、入金額、支払額、残高、用途などを簡単に管理でき、店舗で入力された小口現金データを別の拠点で内容を確認し、承認・確定ができます。そのため、多店舗展開をされている場合は大きく活躍します。また、会計システム連動用データをダウンロードするための項目設定が可能で、小口現金一覧をPDFで作成及びCSVで出力できます。飲食業において強い味方になるサービスです。

便利な小口現金管理サービスをご紹介しましたが、「いろいろ便利なものがあるのは分かるけど、小口現金のためだけにシステムを入れるのはちょっと…」という経理担当者の方もいらっしゃると思います。そんな方には次の方法がおすすめです。

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記事提供元

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