電子請求書の最新法改正! 気になるポイントを徹底解説

電子請求書とは

電子請求書とは、紙の請求書を電子データ化したものを指します。従来の紙の請求書と同様、売り手から買い手へ商品やサービスの代金を求める通知を、電子的に送信するシステムのことを指します。

このシステムは、さまざまな業界で取引や業務効率化のために、活用されています。インターネットを介したデジタル化が進む現代社会では、電子請求書を導入する組織は増加傾向にあります。

電子請求書の具体的な形式

電子請求書は、従来の紙の請求書をPDFなどの形式に変換し、インターネットを通じてやり取りできる仕組みです。電子請求書には、以下の3つの主要な形式があります。

メール型電子請求書：
WordやExcelなどで作成した請求書や紙で印刷した請求書をスキャナなどでデータ化し、PDF形式に変換してメール添付で送信される電子請求書です。

ダウンロード型電子請求書：
電子請求書をオンライン上で取引先と共有し、取引先が必要なときに請求書をダウンロードできる形式の電子請求書です。

システム型電子請求書：
請求書の作成、発行、取引先への提供など、一連の業務を一貫して行うためのシステム形式の電子請求書です。

これらの形式は、ビジネスのニーズや取引先の要求に合わせて選択され、効率的な請求書のやり取りを可能にします。

電子請求書のメリット

電子請求書のメリットは大きく三つあります。第一に、紙の消費を減らし環境に優しい点。紙の請求書に比べて、印刷や郵送に伴うコストや時間を著しく削減することができます。

第二に、時間とコストの削減です。紙の請求書処理に必要な時間やコストは無視できませんが、電子請求書ならサーバー上に一括で管理することが可能となります。

第三に、データの精度と透明性が向上します。電子請求書により、遅延なく正確なデータを提供でき、而して透明性が向上するでしょう。

電子請求書のデメリット

しかし、電子請求書にはいくつかのデメリットもあります。最も大きな問題点としては、システムの導入と運用にかかる初期費用と運用費用が考えられます。小規模な取引では、導入コストが上回ってしまう場合もあるのです。

また、電子請求書を扱うためのシステムや人材が十分整っていない場合、初期段階では混乱を招く可能性があるでしょう。

さらに、セキュリティ面でも注意が必要です。紙の請求書と違い、電子の場合はハッキングなどによる情報漏洩リスクがあります。このリスクを防ぐためには、適切なセキュリティ対策が不可欠となります。

最新の電子請求書に関する法改正の概要

2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、電子取引で使用される書類の電子保存が義務化されました。この改正に伴い、請求書の電子化が必要とされるようになりました。

改正電子帳簿保存法では、電子保存の要件として以下の3つが定められています。

真実性、可視性、保存の容易性:
電子データが改ざんされていないこと、内容が明確であり、必要に応じて容易に読み取れることを指します。

具体的には、電子データの作成者や作成日時、電子署名やタイムスタンプの付与が求められます。

検索性:
必要な書類を容易に検索できることが求められます。
具体的には、日付、金額、取引先などの項目で検索できる体制が必要です。

電子取引の記録:
電子取引の相手先の名称、取引内容、取引金額、支払方法などの情報を記録することが求められます。

これらの要件に対する遵守は、2024年1月まで猶予期間が設けられています。

また、2023年10月からは適格請求書等保存方式（インボイス制度）が開始され、適格請求書の形式で請求書を発行する必要があります。適格請求書は電子データでも発行可能であり、その際も電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

企業は、この機会に請求書の電子化を検討・導入することが重要です。具体的な対応策としては、以下が挙げられます。

・請求書を電子データで受領・送信するためのシステムを導入する。
・電子データの真実性、可視性、保存の容易性を確保するための措置を講じる。
・電子データの検索性を高めるための措置を講じる。

請求書の電子化は業務の効率化やコスト削減、ペーパーレス化につながります。同時に、インボイス制度の導入により、適格請求書の電子授受が不可欠となります。

法改正が必要だった背景

電子請求書に関する法改正が必要とされる背景には、以下の要因が挙げられます。

社会全体のデジタル化の進展:
近年、社会全体でデジタル化が進展しており、企業の業務においても電子化が一般的になっています。請求書の電子化は、これに合わせた業務の効率化やコスト削減、ペーパーレス化の期待があります。

インボイス制度の導入:
2023年10月から導入される適格請求書等保存方式（インボイス制度）では、請求書は適格請求書（インボイス）の形式で発行する必要があります。これに伴い、電子請求書の発行が促進され、その際には電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

税務調査の効率化:
電子帳簿保存法の改正により、電子データの保存要件が緩和され、企業は電子データの保存にかかる負担を軽減できます。同時に、税務当局は電子データの検索・分析を容易に行えるようになり、税務調査の効率化が期待されます。

これらの要因から、法改正が必要とされ、電子請求書の法的枠組みが整備されています。企業はこれに適切に対応することで、業務プロセスの最適化や法令遵守を進めることが期待されます。